Номинальная систематизация информации представляет собой. Диссертация как документ-контейнер сложной структуры. Ассоциации как основа работы человеческого мозга

В практическом смысле под информацией понимают совокупность сведений об окружающем мире, подлежащих хранению, передачи и преобразованию.

Информации присущи определенные свойства :

1. информация предоставляет новые сведения об окружающем мире;

2. информация не материальна, несмотря на то, что она проявляется в форме знаков и сигналов на материальных носителях;

3. знаки и сигналы могут предоставить информацию только для получателя, способного их воспринять и распознать;

4. информация неотрывна от физического носителя, но в то же время не связана ни с конкретным носителем, ни с конкретным языком;

5. информация дискретна – она состоит из отдельных данных, передающихся в виде отдельных сообщений;

6. в то же время информация непрерывна – она накапливается и развивается поступательно.

Сбор информации предполагает получение максимально выверенной исходной информации и является одним из ответственных этапов в работе с информацией. Технология сбора подразумевает использование определенных методов сбора информации и технических средств, выбираемых в зависимости от вида информации и применяемых методов ее сбора. Заключительным этапом сбора является ее преобразование в данные , т.е. в информацию, пригодную для обработки средствами вычислительной техники.

Когда сбор информации завершен, собранные данные сводятся в систему для создания, хранения и поддержания в актуальном состоянии информационного фонда, необходимого для выполнения различных задач в деятельности объекта управления.

Для сбора данных необходимо сначала определить технические средства, позволяющие осуществлять сбор быстро и качественно. В каждом отдельном случае технические средства выбираются в зависимости от типа собираемой информации и ее назначения.

Для сбора текстовой и графической информации применяются такие средства как клавиатура, манипуляторы, сканер, планшет, сенсорный экран, монитор.

Для сбора звуковой информации чаще всего используются диктофон и микрофон, сбор видеоинформации осуществляется с помощью видеокамер и фотоаппаратов.

Собранная информация, переведенная в электронную форму, представляет собой одну из основных ценностей любой современной организации, поэтому обеспечение надежного хранения и оперативного доступа к информации для дальнейшей ее обработки являются приоритетными задачами. Процедура хранения информации заключается в формировании и поддержке структуры данных в памяти ЭВМ.

Основные требования, предъявляемые к современным структурам хранения:

1. независимость от программ, использующих хранимые данные;

2. обеспечение полноты и минимальной избыточности данных;

3. возможность пополнения или изменения значений данных, записанных в базе;

4. возможность извлечения данных, а также сортировки и поиска по заданным критериям.

Наиболее часто в роли структур хранения данных выступают базы и банки данных.

База данных (БД) – специально организованная совокупность взаимосвязанных данных, отражающих состояние предметной области и предназначенной для совместного использования и решения задач многими пользователями.

Банк данных – универсальная база данных, обслуживающая любые запросы прикладных программ вместе с соответствующим программным обеспечением.

Немаловажным требованием к любой системе хранения данных является обеспечение резервного копирования, архивирования, структурированного хранения и восстановления данных в требуемые сроки.

Резервное копирование – это создание копий файлов для быстрого восстановления работоспособности системы при возникновении аварийной ситуации. Копии файлов охраняться на резервных носителях в течении определенного времени, а затем перезаписываются.

Архивное копирование – процесс копирования файлов для бессрочного или долговременного хранения на архивных носителях.

Для удешевления процесса хранения редко используемых данных применяют систему структурированного хранения , т.е. организации иерархической структуры устройств хранения информации.

С появлением компьютеров у специалистов, занятых в различных предметных областях, появилась возможность использовать информационные технологии.

В общем случае технологический процесс обработки информации включает процедуры, представленные на рисунке 1.2.

В любой предметной области в технологическом процессе обработки информации можно выделить три основных этапа:

1. сбор первичных различных документов из различных источников и подготовки их к автоматизированной обработке. На этом этапе производятся анализ представленных для обработки документов, систематизация имеющейся информации, составление и уточнение контрольных сведений.

Рисунок 1.2 Процедуры обработки информации

2. ввод, обработка информации по заданному алгоритму, а также вывод результатных документов.

3. контроль качества и полноты результатных документов и передача их заинтересованным лицам по различным каналам связи в электронном виде или на бумажных носителях.

Способы обработки информации:

Централизованный способ – предполагает сосредоточение данных в информационно – вычислительном центре, выполняющем все основные действия технологического процесса обработки информации. Достоинством такого способа обработки информации, является дешевизна обработки больших объемов информации за счет загрузки вычислительных средств.

Децентрализованный способ характеризует рассредоточением информационно – вычислительных ресурсов и распределением технологического процесса обработки информации по местам возникновения и потребления информации. Достоинством этого способа является повышение оперативности обработки информации и решения поставленных задач, применение надежных средств передачи информации.

Режимы обработки информации :

Вычислительные средства обработки информации могут работать в двух режимах: пакетном и диалоговом.

В случае, когда технология обработки информации на компьютере представляет собой заранее определенную последовательность операций, не требующую вмешательства человека, и диалог с пользователем отсутствует, информация обрабатывается в пакетном режиме .

На сегодняшний день более распространен диалоговый режим , когда необходимо непосредственное взаимодействие пользователя с компьютером и на каждое свое действие пользователь получает немедленные ответные действия компьютера.

Систематизация информации предполагает о б р а б о т к у информации с целью приведения ее к определенному виду и и н т е р п р е т а ц и ю информации, позволяющую индивиду определенным образом отреагировать на полученную информацию. Обработка информации располагает ее в определенном порядке, придает ей некие завершенные формы, что наполняет информацию определенным смыслом и значением. Обработка информации создает образы, формы, которые человек может распознать и которые понимаются им определенным образом. При этом происходит процесс сведения комплекса информационных сигналов до упрощенных синтезированных образов и категории.

Выделяется три общих правила обработки информации, позволяющих свести ее до образов:

1) установление соотношения фигуры и фона;

2) завершение образов;

3) установление сходства и приблизительности.

При установлении с о о т н о ш е н и я ф и г у р ы и ф о н а в общей «картине» информации выделяется то, что является «фигурой», т. е. смыслом картины, ее образом. Соответственно то, что не является фигурой, превращается в фон. Часто фигура выделяется однозначно. Однако бывают ситуации, когда фон может быть воспринят как фигура, а фигура рассматриваться фоном. В этом случае обработанная информация может превратиться в совсем другой образ и обрести совсем другой смысл.

Завершение образов позволяет создать цельный образ по отдельным частям, даже если для этого нет достаточной информации. Часто этот процесс обработки информации может приводить к созданию неверных образов и неверной интерпретации поведения других, а также порождать неверную интерпретацию индивидом воздействий, поступающих в его адрес со стороны организационного окружения.

Установление сходства и приблизительности приводит к тому, что, во-первых, по отдельным элементам и характерным чертам удается выделить из общего объема информации отдельные образы и формы, имеющие некие обобщающие черты. Во-вторых, этот принцип обработки информации проявляется в том, что различные образы и соответственно явления группируются в некие обобщенные группы путем сглаживания либо же игнорирования индивидуальных особенностей каждого явления.

Систематизация информации человеком проводится двумя способами. Первый способ - это л о г и ч е с к а я обработка информации. Для данного способа характерно систематическое и последовательное на основе логических операций преобразование информации. Это так называемый научный способ обработки информации. Но человек не только логически обрабатывает информацию, доводя ее до состояния, позволяющего осуществлять действия в ответ на полученные воздействия из среды. Человек также обрабатывает информацию, используя ч у в с т в а, п р е д п о ч т е н и я, э м о ц и и, у б е ж д е н и я. В этом случае информация обрабатывается по принципам «люблю - не люблю», «нравится - не нравится», «хорошо - плохо», «лучше-хуже», «приемлемо - неприемлемо» и т.п.

Восприятие - очень сложный, многогранный и быстротекущий процесс. Неверно думать, что фазы отбора, обработки и оценки жестко разграничены и следуют одна за другой в четко определенной форме и по однозначной схеме. В действительности это практически одновременно и зачастую молниеносно разворачивающиеся процессы, составляющие вместе восприятие человеком окружения. При этом, хотя и отбор, и систематизация информации в целом осуществляются в соответствии с определенными принципами, для каждого человека характерна индивидуальность в протекании этих процессов, которая всегда делает восприятие индивидуальным и субъективным. Поэтому, чтобы эффективно взаимодействовать с человеком и управлять им, необходимо знать хотя бы в общем виде то, какими характерными чертами восприятия действительности он обладает.

Поиск и систематизация информации

Постановка задачи

Приступая к работе с информацией, необходимо определить (поставить) цель этой работы. Цель определяет направления поиска, источники информации и методы ее получения, формы ее представления и способы распространения.

Цель информационной работы всегда состоит в приобретении и (или) распространении сведений, необходимых для осуществления конкретных действий, изменения поведения людей, принятия решений.

То, для каких действий или решений необходима информация, определяет, какие информационные материалы понадобятся, какого характера информация должна быть получена, каким способом и из каких источников. Определение на ранних этапах проекта его основных параметров сэкономит ресурсы, сделает усилия более эффективными.

Сбор информации

Этот процесс может включать как собственно сбор уже имеющейся, так и создание новой, дополнительной информации.

Для того, чтобы сориентироваться в информации без дополнительных временных затрат, полезно наметить общее направление сбора в соответствии с целью работы. Цель помогает определить основные параметры нужной информации: "широту" требуемой информации, степень детализации и глубину проработки.

Существует множество путей получения информации, среди которых:

• работа с литературным материалом;
• запросы в организации-держатели информации (государственные и общественные образовательные организации);
• привлечение к работе консультантов или экспертов;
• поиск информации в автоматизированных информационных системах;
• поиск в ресурсах компьютерных сетей;
• собственные наблюдения.

Информационный поиск может быть

• адресный (по формальным признакам);
• семантический (по смыслу, содержанию);
• документальный; фактографический и др.

Исходя из представления о желаемой информации, следует определить, какими методами и из каких источников может быть получена такая информация. К источникам педагогической информации можно отнести огромное количество книг, статей, специализированных автоматизированных информационных систем, электронных баз данных и т.п., данные образовательных организаций различных типов, информацию различных категорий педагогических работников.

Планируя информационный поиск, важно иметь в виду следующий принцип: тип источника должен быть адекватен характеру требуемой информации. Для некоторых практических применений существенным оказывается "статус" источника информации.

Свойства источника информации:

• Достоверность - подразумевает, что информация, содержащаяся в источнике, должна соответствовать действительности, быть истинной, правильной.
• Полнота - означает, что источник информации должен отражать все существенные стороны проблемы, значимые факты. При этом требования к полноте источника определяются целью его подготовки, и определение "существенные" означает "существенные с точки зрения поставлен ной цели".
• Ссылки и обоснования. Информация либо берется из другого источника, либо создается. Информация может создаваться, с одной стороны, в результате собственных наблюдений или измерений, с другой стороны - путем вычислений или выводов на основе некоторой исходной информации. При этом новая информация, как правило, создается с использованием определенных методик. Сведения о происхождении приводимой информации важны для правильного ее понимания и оценки, эффективной работы с материалом. Наличие таких сведений в источнике информации позволяет оценить его достоверность и, в некоторой мере, степень его полноты.
• Отсутствие неоднозначности, неопределенности.
• Современность источника информации - предполагает оперативность и своевременность получаемых из данного источника не устаревшей информации.
• Избыточность - если используется только один метод, один источник для получения информации, сведения могут оказаться односторонними, неполными или попросту недостоверными. Информацию следует собирать и анализировать с некоторым запасом, с превышением того объема, который непосредственно нужен для описания проблемы. Такой подход предоставит необходимую свободу при дальнейшей работе с информацией, позволит быть готовым к освещению незапланированных частных вопросов, адекватно отреагировать на внезапно возникающие предложения оппонентов или партнеров. Мера такого превышения определяется конкретной ситуацией.
• Разумная достаточность - сбор информации необходимо ограничивать "в ширину" - с точки зрения круга источников или методов, и "в глубину" - с точки зрения степени детализации, глубины проработки во проса. Успешность информационной работы существенным образом зависит от нахождения правильного баланса между принципами избыточности и разумной достаточности.

Средства автоматизации процессов информационного поиска

Автоматизированный поиск информации является многоступенчатым процессом, связанным с нахождением определенных ресурсов компьютерной сети, абонентской системы, требуемой Базы Данных (БД) либо Базы Знаний (БЗ), нужного информационного файла и т.д., содержащих необходимые сведения.

Для поиска информации в базах данных создаются информационно-поисковые системы (ИПС). Они осуществляют поиск по заявкам пользователей. Нередко этот поиск происходит по индексам и ключевым словам.

По характеру выдаваемой информации ИПС делятся на два типа.

• Документальная система по заданию пользователя выдает необхо димые ему документы (книги, статьи, законы, отчеты и т.д.). В задании могут указываться сведения об искомых документах: автор, наименование, время издания, издательство и другие реквизиты.
• Более сложной является фактографическая ИПС. Ее задача - поиск в документах интересующих пользователя сведений (фактов). Поиск информации осуществляется на естественном языке. Для этих целей осуще ствляется индексирование документов.

Обработка и систематизация

Подходы к обработке информации специфичны для конкретных ее типов и видов. Применяемые методы обработки могут предъявлять определенные требования к предыдущему этапу — сбору информации. Например, для применения статистических методов может оказаться необходимым определенное количество исходных данных. Обработка может также выявить ошибки, допущенные при сборе информации.

Техническая обработка

Некоторые типы информации требуют специальных процедур ее обработки (наиболее характерный пример - статистическая обработка количественных данных). Данные, которые возникают в результате обработки, являются исходными для последующей интерпретации.

Научная обработка

Научная обработка информации включает:

• аналитико-синтетическую обработку сообщений (см. "Некоторые подходы к проектированию информационно-педагогических модулей");
• структурирование информации;
• свертывание (оценка социальной значимости информационного материала с одновременным снижением объема, при этом потери информативности должны быть минимальны);
• альтернативное, справочное или рекомендательное аннотирова ние (краткое сжатое изложение того, чему посвящена данная работа, каков основной достигнутый результат, используемые подходы и методы, применение результатов);
• реферирование (краткая передача содержания документа с включением приведенных в документе данных фактографического и фактологического характера по структуре: аналитическое описание, текст (чему посвящен материал, основные результаты в синтетическом виде, наиболее интересные и существенные данные, выводы, аналитическая характеристика автора));
• составление библиографических, реферативных, аналитических обзоров (макро-свертывание множества информационных объектов).

Систематизация информации

Систематизация информации — организация информации в виде, удобном для работы, хранения и последующего обращения к ней. Это может быть компьютерная база данных, систематически организованная подборка первоисточников или просто таблица, содержащая результаты исследования. В результате этого этапа информация должна быть организована таким образом, чтобы обратиться к ней можно было через некоторое, возможно, весьма продолжительное время. Там, где это возможно, систематизация должна начинаться параллельно со сбором информации.

Эффективная систематизация информации особенно важна в случае создания информационных ресурсов открытого доступа, которые будут использоваться широкой аудиторией в разнообразных целях (см. "Новые способы обработки педагогической информации").

Интерпретация информации

Интерпретация представляет собой заключительную стадию собственно информационного исследования. Задача интерпретации - установить смысл, значение собранной - информации фактов, цифр, документов. Без этого информация не может служить основой для принятия решений, практических действий. Любой отдельный факт - лишь фрагмент общей картины, а осмысленные решения, как правило, могут приниматься на основании картины в целом. Именно на этапе интерпретации ранее собранные фрагменты должны сложиться воедино. Для этого необходимо правильно соотнести собранные сведения и, возможно, понять, какой еще информации не хватает.

Содержанием интерпретации может быть, в частности, сравнение, классификация, обобщение (установление закономерностей на основе собранных фактов, выявление причинно-следственных связей между явлениями). Эта стадия информационной работы наиболее трудно поддается формализации. Именно здесь требуется творческая работа, привлечение знаний и опыта, накопленных в ходе предшествующей работы (см. "Новые способы обработки педагогической информации").

В большинстве случаев в ходе интерпретации требуется сопоставлять разнородную информацию, например, научную, социальную информацию, относящуюся к исследуемой проблеме, нормативные документы.

Процесс интерпретации, являясь центральным, узловым моментом информационной работы, нередко заставляет возвращаться к этапам сбора и обработки информации, чтобы добавить недостающую информацию.

Представление и распространение информации

Представление информации — подготовка на ее основе конкретных материалов для определенной аудитории и распространения информации.

Одним из важнейших принципов представления и распространения информации является то, что разным категориям специалистов одну и ту же информацию следует сообщать по-разному. Кроме того, для разных категорий могут быть значимы или интересны разные аспекты одной и той же проблемы. Поэтому в большинстве случаев оправдана подготовка нескольких информационных материалов, рассчитанных на различные типы аудитории. Это и составляет содержание этапа представления информации.

Каналы распространения информации

Необходимо определить, каким методом донести до аудитории информацию, какие каналы распространения использовать. Точный выбор этих каналов должен позволить донести информацию до адресата как можно более эффективно, с наименьшими затратами ресурсов. Выбор каналов распространения информации, так же как и форм ее представления, определяется, в первую очередь, тем, с какими целевыми группами необходимо работать.

Характеристики, которые необходимо принимать во внимание при выборе различных каналов распространения информации:

• размер аудитории;
• качественный состав аудитории (профессиональный, социальный, по степени интереса к проблеме и т.д.);
• срок доставки информации;
• ресурсы, необходимые для распространения информации по данному каналу.

Эти характеристики полезно учитывать, определяя приоритетные каналы распространения информации для целевой аудитории. В свою очередь, сам канал распространения информации предъявляет дополнительные требования и к содержанию, и к оформлению материала.

Средства телекоммуникации выступают достойной альтернативой традиционным средствам распространения информации. В этом процессе активно привлекаются такие возможности и сервисы телекоммуникаций, как электронная почта, электронные телеконференции, информационные серверы и т.д.

Кто владеет информацией, тот владеет миром. В каком виде может храниться информация, чтобы с ней было удобно работать? У вас наверняка есть записная книжка. Если вы записываете информацию без всякой системы: телефоны, дни рождения друзей, расписание ваших заня­тий, какие-либо ближайшие события, - то, вероятно, вам сложно найти нужную информацию. Что же делать? Вы можете навести какой-либо порядок в своей информации. Например, записывать информацию об Иванове на стра­нице «И», выделить часть книжки под текущие события и т.д. Т.е. структурировать вашу информацию.

Информационной системой (ИС) можно считать сово­купность любой связанной структурированной информа­ции. Например, в качестве информационной системы мож­но рассматривать расписание движения поездов или кни­гу регистрации дацных о заказах. Слова «структуриро­ванная информация» означают, что информация опреде­ленным образом организована.

Информационная система позволяет облегчить труд человека, повысить качество и достоверность обработки информации.

Информационная система может храниться как в «бу­мажном» варианте, так и в памяти компьютера.

Основу информационной системы составляют хранящи­еся в ней данные. Хорошая информационная система дол­жна предоставлять достоверную информацию в определен­ное время конкретному лицу с ограниченными затратами.

Объектом называется элемент информационной сис­темы, информация о котором сохраняется в ней.

Объект может быть реальным (человек, населенный пункт, какой-либо предмет) и абстрактным (событие, счет покупателя).

Например, при продаже автомобилей ИС будет содер­жать такие объекты: модель автомобиля (например, «ВАЗ-2107»), клиент (Сидоров), счет.

На товарном складе это будут поставщик, товар, от­грузка товара и т.д.

Каждый объект обладает набором свойств, которые за­поминаются в ИС.

Например, объект - клиент Сидоров - может харак­теризоваться фамилией, именем, годом рождения, теле­фоном, адресом, номером счета.

Свойства, характеризующие объект, называются ат­рибутами объекта.

Например, модель автомобиля характеризуется типом кузова, рабочим объемом двигателя, количеством цилин­дров, мощностью, габаритами и т.д.

Каждый атрибут имеет свое имя - идентификатор.

Атрибут, записанный на каком-либо носителе инфор­
мации, называют элементом данных, полем данных или
просто полем. ,

При обработке данных часто встречаются однотипные объекты с одинаковыми свойствами. Клиент Булкин также характеризуется фамилией, именем, годом рождения и т.д.

Совокупность объектов, обладающих одинаковым на­бором свойств, называется классом объектов. Сидорова и Булкина можно объединить в класс «Клиенты».

База данных - это информационная система, кото­рая хранится в электронном виде.

Выводы

1. Каким-либо образом организованная (структурирован­
ная) информация называется информационной системой.

2. Информационная система содержит объекты с их
характеристиками.

Контрольные вопросы

2. Какие характеристики могут быть у объекта «Уча­щийся»?

Задание.

Представьте себе, что вам нужно составить информа­ционную систему «Библиотека». Какие объекты и классы объектов должна содержать эта информационная систе­ма? Постарайтесь перечислить характеристики объектов.

Реляционные блзы данных

Очень удобно заносить данные в таблицы.

Базы данных, которые организованы в виде несколь­ких таблиц, называются реляционными.

Таблица - это некоторая структурированная инфор­мация, содержащая характеристики объекта или класса объектов.

В настоящее время это самый популярный способ хра­нения информации в электронном виде.

Каждая строка называется записью, а каждый стол­бец - полем.

Таблица «Оплата»

it Ъ ti u U

первое второе третье четвертое пятое

поле поле поле поле поле

Данная таблица характеризует класс объектов «Сотруд­ник» и содержит 5 полей и 4 записи. Каждое поле имеет имя и тип.

Различают символьные, числовые, графические, даты, время, и др. типы полей. Поля Фамилия и Пол - это символьные поля, Дата рождения имеет тип дата, Зар­плата и Аванс - суммы (денежный тип).

Домен - это набор допустимых значений поля. Для приведенного примера:

1) домен поля Фамилия - любые русские буквы и де­фис, поле не может содержать латинских букв, цифр, зна­ков препинания или каких-либо других символов;

2) домен поля Пол - значения «М», «м», «Ж», «ж»;

3) домен поля Дата рождения - значения в диапазоне от 1 января 1930 г. до 1990 г. (т.к. вряд ли на предприя­тии могут работать глубокие старцы и. грудные младен­цы);

4) зарплата и аванс могут принимать только положи­тельные значения.

Выводы

1. Реляционные базы данных состоят из таблиц.

2. Таблица содержит характеристики объекта или клас­са объектов.

Контрольные вопросы ____________________

1. Как называются строки и столбцы таблицы?

2. Что такое домен?

Задание 1. Сколько полей и записей содержит данная таблица? Составьте домены для каждого поля.

Таблица «Собаки»

Задание 2. Составьте таблицу «Модели Обуви». При­думайте данные для этой таблицы.

Ключи

Ключевым элементом данных (ключевым полем или просто ключом) называется такой элемент, по ко­торому можно определить значения других полей. По-

Добно тому, как номерной знак однозначно определяет автомобиль, ключ однозначно определяет запись. В пре­дыдущем примере про оплату таким полем можно счи­тать Фамилию.

Ключи строятся по одному или нескольким полям. Ключевые поля используются для создания межтаблич­ных связей (отношений).

Различают первичный и альтернативный ключи. ♦ Первичный ключ - это поле или группа полей, кото­рые единственным образом идентифицируют каждую строку в таблице.

Таблица может иметь только один первичный ключ. + Альтернативный ключ - это поле или группа по­лей, не совпадающих с первичным ключом и уникально идентифицирующих каждую строку в таблице. Таблица может содержать несколько альтернативных ключей.

Таблица «Отдел кадров»

2. Таблица может содержать один первичный ключ и несколько альтернативных ключей.

Контрольные вопросы _________________________

1. Что такое ключевой элемент данных (ключ)?

2. Какие бывают ключи?

3. Сколько первичных и альтернативных ключей мо­жет содержать таблица?

4. Если таблица содержит несколько ключевых полей, какое из них желательно назначать первичным ключом?

Задание.

1. Дана таблица «Скорая помощь».

Определите тип каждого поля таблицы и поле первич­ного ключа.

В качестве первичного ключа можно использовать или Личный номер сотрудника, или Серию и номер паспорта. Желательно, чтобы поле первичного ключа не было боль­шим. Поэтому Личный номер лучше выбрать первичным ключом, а Серию и номер паспорта - альтернативным ключом.

Выводы

1. Поле (или группа полей), по которому можно опре­делить значения других полей, называется ключевым.

Типы отношений

Между таблицами возможны 4 типа отношений:

«один к одному»;

«один ко многим»;

«многие к одному»;

«многие ко многим».

«Один к одному» --

Каждая запись одной таблицы соответствует одной за­писи в другой таблице.

Пример.

Сотрудники Семейное положение

Сотрудники Выполненные работы

Поле связи - Код сотрудника.

Связь осуществляется по совпадающему полю. В при­мере это Код сотрудника.

Пример данных.

Таблица «Сотрудники»

Таблица «Семейное положение»

На каждого сотрудника из таблицы «Сотрудники» име­ется соответствующая запись в таблице «Семейное поло­жение».

Отношение «один к одному» целесообразно использо­вать, если часть данных, например, данные о семейном положении, используются нечасто. Использование данно­го отношения позволит увеличить скорость обработки дан­ных.

«Один ко многим»

Каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в другой таблице.

Пример данных

Таблица «Сотрудники»

Таблица «Выполненные работы»

Одному сотруднику может соответствовать несколько выполненных работ.

Отношение «один ко многим» используется рчень час­то, поддерживается всеми СУБД (системами управления базами данных).

«Многие к одному»

Нескольким записям в одной таблице соответствует одна запись в другой таблице.

Отношение «многие к одному» аналогично отношению «один ко многим». Тип отношения зависит от вашей точ-

Ки зрения. Например, если вы будете рассматривать от­ношение между выполненной работой и сотрудниками, то получите отношение «многие к одному».

«Многие ко многим»

Нескольким записям в одной таблице соответствует несколько записей в другой таблице.

Поставки товаров Заказанные товары

Яблочный сок поставляется поставщиками 10 и 15, на него поступили заказы от покупателей 5, 6, 7.

Отношение «многие ко многим» используется сравни­тельно редко и поддерживается не всеми СУБД.

Выводы

1. Существует 4 типа отношений между таблицами: «один к одному», «один ко многим», «многие к одному», «многие ко многим».

2. Отношения между таблицами происходят по совпа­дающему полю, которое присутствует в обеих таблицах.

Контрольные вопросы

Между таблицами «Поставки товаров» и «Заказанные товары» существует отношение «многие ко многим». Поле связи - Товар.

На каждый товар может быть более одного заказа, ана­логично каждый поставляемый товар может производиться более чем одним предприятием.

Пример данных

Таблица «Поставки товаров»

Таблица «Заказанные товары»

1. Дайте определения отношений «один к одному», «один ко многим», «многие к одному», «многие ко многим».

2. Какие из этих отношений аналогичны и зависят толь­ко от точки зрения?

Задания.

1 . Определите тип отношения между таблицами и поле связи:

Премии Сотрудники

Табельный номер сотрудника

Обоснование

2. Определите тип отношения между таблицами и поле связи.

Сотрудники Отделы

Табельный номер

Фамилия заведующего

Отдел отдела

3. Приведите пример таблиц с отношением «один ко многим».

Системы управления блзлми данных (СУБД)

Для взаимодействия пользователя с БД используются СУБД (системы управления БД). СУБД включает:

Набор средств для поддержки таблиц, отношений меж­ду ними;

Развитый пользовательский интерфейс, который позво­ляет вводить информацию, выполнять поиск и пред­ставлять информацию в текстовом или графическом виде;

Средства программирования высокого уровня, с помо­щью которых можно создавать программные продук­ты для работы с базами данных;

Средства для выбора нужных данных;

Средства для вывода информации на печать;

Средства для выполнения расчетов.

С помощью СУБД можно выбирать информацию, пред­ставляющую интерес, напечатать всю таблицу или только выбранные записи и поля в различных форматах, отобра­жать данные из таблиц в виде графиков и диаграмм, вы­полнять различные вычисления в процессе подготовки отчетов или выбора данных из таблиц.

В настоящее время применяется несколько десятков различных СУБД, вреди них можно назвать Microsoft Access, Visual FoxPro, Oracle. Многие языки программирова­ния также содержат средства для работы с базами данных, например, Delphi, Visual Basic, Visual C++, Visual Basic.

Microsoft Access предназначен для создания небольших некоммерческих приложений. Чтобы работать с Access, необязательно быть программистом и знать английский язык. Программа русифицирована и проста в освоении.

Систематизация информации, хранящейся во всевозможных документах организации, представляет собой своего рода классификацию, т.е. распределение информации по определённым предметным группам. В специализированной литературе эти группы имеют конкретные названия, но в современном процессе систематизации информация не всегда распределяется именно по ним, а может группироваться в соответствии с требованиями организации, в соответствии со спецификой её деятельности. Систематизация информации является важным звеном в работе по составлению архивов и различных баз данных. Именно после проведения процесса систематизации возможно индексирование информации.

Виды систематизации информации:

• номинальная систематизация;
• предметная систематизация;
• хронологическая систематизация;
• экспертная систематизация.

После проведения процесса систематизации информации, составляется номенклатура дел – перечень наименований документов, своеобразный справочник. Затем все документы индексируются.

Важность систематизации информации

Систематизация информации является предварительным этапом для таких важных в делопроизводстве работ, как составление номенклатуры дел, индексирования документов, каталогизации. Без качественной и тщательно проведённой систематизации информации невозможно создание архива фирмы, ни бумажного, ни электронного, невозможно его полноценное функционирование. Качественная систематизация документов – это порядок и надёжность, удобство поиска, это завершённые в срок дела и отсутствие проблем в отношениях с проверяющими органами и инспекциями. Систематизация информации является залогом успешной работы каждой организации. Систематизация информации применяется как к материальным (бумажным) документам, так и к электронным. Составление классификации бумажных документов, последующее создание номенклатуры дел и индексирование – трудоёмкие процессы.

Навыки для систематизации информации

Систематизация процесс требующий специальных навыков, выполнение которых стоит предоставить профессионалам. В компьютерных программах – «Электронных архивах» - процесс систематизации информации происходит автоматически, по заданным параметрам, но также требует предельной внимательности и аккуратности.