Чем отличается Microsoft Excel от Microsoft Access? Разница между Microsoft Excel и Microsoft Access

На первый взгляд СУБД Access очень похожа на программу электронных таблиц Microsoft Excel по своему назначению и возможностям. Однако между ними существует принципиальные отличия:

При работе с электронной таблицей Excel вы можете в ячейку таблицы ввести любую информацию, поэтому на рабочем листе можно разместить и таблицу, и текст, и рисунок. В одном столбце таблицы могут при необходимости вноситься разные данные - числа, текст, даты. Таблица в базе данных Access отличается от таблицы в Excel тем, что в ней, как уже говорилось выше, для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в одном столбце таблицы в разных строках заносить данные разных типов.
Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого можно установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом ни вводились данные - прямо в таблицу, в форме или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи данные, не удовлетворяющие заданным правилам.
С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное число строк, таблицы базы данных могут содержать огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.
Если все необходимые для работы данные вы будете хранить в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информациивы просто можете запутаться в большом количестве файлов, Access позволяет хранить все данные в одном файле и доступ к этим данным осуществляется постранично, т. е. не превышаются ограничения на ресурсыпамяти компьютера.
В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.
Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Именно для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.
Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены, Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантированно будут работать с актуальными данными.
Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или категории видеть и изменять только те объекты, на которые ему были выданы права администратором системы, например, можно запретить использование некоторыхкоманд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, можно сказать, что СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы. Примером может служить задача ведения складского учета. Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

Возможности Excel конечно не ограничиваются только электронными таблицами, например, Excel может очень успешно использоваться для анализа данных, которые хранятся на сервере базы данных (в частности, в Microsoft SQL Server), но в этом случае Excel не является хранилищем данных, а обеспечивает только их обработку.

На первый взгляд СУБД Access очень похожа по своему назначению и возможностям на программу электронных таблиц Microsoft Excel . Однако между ними существуют принципиальные различия.

При работе с электронной таблицей Excel вы можете в ячейку таблицы внести любую информацию, вследствие чего на рабочем листе можно разместить и таблицу, и текст, и рисунок. В один столбец таблицы могут при необходимости вноситься разные данные - числа, текст, даты. Таблица в базе данных Access отличается от таблицы Excel тем, что в ней, как уже говорилось выше, для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в однин столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов.
Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом не вводились данные - прямо в таблицу, через экранную форму или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам.
С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное количество строк. Таблицы баз данных могут включать в себя огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.
Если все необходимые для работы данные вы будете хранить в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информации вы просто можете запутаться в большом количестве файлов. Access позволяет хранить все данные в одном файле и осуществлять доступ к этим данным постранично, т. е. не превышая ограничений на ресурсы памяти компьютера.
В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.
Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.
Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены. Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантировано будут работать с актуальными данными.
Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или группе пользователей видеть и изменять только те объекты, на которые ему выданы права администратором системы, например можно запретить использование некоторых команд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима. Примером может служить задача ведения складского учета . Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

Замечание

Возможности Excel, конечно, не ограничиваются только электронными таблицами, например Excel очень удобно использовать для анализа данных, которые хранятся на сервере базы данных (в частности, Microsoft SQL Server), но в этом случае Excel не является хранилищем данных, а обеспечивает только их обработку.

Два продукта Microsoft Office — Access и Excel — часто кажутся пользователю практически идентичными. Такое представление складывается из табличного способа организации данных. И Access, и Excel работают с таблицами, способны обрабатывать и анализировать данные, выполнять сложные расчеты. Чтобы с минимальными затратами времени и труда решить поставленные задачи, стоит определить, какая из программ для этого подходит больше.

Определение

Microsoft Excel — программа для работы с таблицами данных, созданная компанией Microsoft и входящая в пакт программ Microsoft Office.

Microsoft Access — реляционная система управления базами данных, входящая в пакет Microsoft Office.

Сравнение

Как видим из определений, ключевая разница между Access и Excel — в субъекте действия: Excel работает с электронными таблицами, Access — с базами данных в табличном представлении. Внешне это выглядит очень похоже. В Excel данные хранятся в ячейках, образующих столбцы и строки, объединенные в листы. В Access данные хранятся в таблицах, образующих в совокупности базу данных. Последовательность данных в одной строке в Access называется записью.

Excel выполняет задачу организации данных внутри одной таблицы, Access выполняет сложные запросы данных, обращаясь к совокупности таблиц. Поэтому таблица Excel представляет собой нереляционную совокупность данных, а Access — реляционную, в которой у каждого конкретного объекта имеются связи в других таблицах. В Excel каждая ячейка таблицы имеет уникальный идентификатор, составленный из номера строки и буквы столбца, в Access запись снабжена уникальным идентификационным ключом.

Access целесообразно использовать, если массив данных очень большой, а связи между ними сложны. В этом случае взаимодействие таблиц внутри реляционной базы данных обеспечит быстрое управление. Excel соответствует задачам расчетов и статистических сравнений небольшого объема данных. Если данные преимущественно числовые, то удобнее работать с Excel, если же среди них много текстовых значений — Access.

Если с базой данных предполагается многопользовательская работа, а также предстоит постоянная и множественная ее доработка, то в Access не будет никаких проблем при решении такого рода задач. Excel рассчитан на одного пользователя и относительно статичное содержание.

Выводы сайт

Excel работает с таблицами данных, Access — с табличными базами данных.
В Access выполняют более сложные запросы.
Excel — нереляционная совокупность данных, Access — реляционная.
Уникальный идентификатор Excel зависит от названий столбцов и строк, в Access идентификационный ключ автономен.
Access предназначена для работы с большими массивами данных.
Excel работает преимущественно с числовыми данными.
В Access доступна многопользовательская работа.

Microsoft Access и Microsoft Excel обладают сходства, которые могут затруднить решить, какое приложение следует использовать. Например обе программы можно хранить большие объемы данных запустить мощные средства запросов и инструменты анализа срез и поперечные срезы, данные и выполнение сложных вычислений, которые возвращают данные, которые необходимо.

Тем не менее каждой программы имеет свои преимущества очистить, в зависимости от типа данных, управление которым осуществляется и что нужно делать с этими данными. Например если ваша задача для обеспечения целостности данных в формате, который может осуществляться несколькими пользователями, Access подходит вашей, тогда как лучше всего подходит для сложных числовые данные, которые требуется проанализировать в глубину Excel.

Во многих случаях можно использовать обе программы каждой цели, к которому лучше всего подходит для применения. Как правило, лучше Access для управления данными: помогая оставить ее организация, удобный для поиска и доступные для нескольких пользователей одновременно. Excel для анализа данных обычно выше: выполнение сложных вычислений и изучение возможные результаты создания диаграмм высокое качество. Если вы используете Access для хранения данных и их анализа в Excel, можно воспользоваться преимуществами обе программы.

Прежде чем выбрать с помощью каких программ, может потребоваться сравнить преимущества каждой программы, узнайте, лучше всего использовать один или другой и узнать, как работать с обе программы для достижения точно нужные результаты.

Примечание: Включить все наборы Microsoft Office Excel, но не все наборы Access.

Сравнение преимущества каждой программы

Выбор соответствующая программа важно, если хотите получать доступ и обновление сведений о с Максимальная производительность и точность. Чтобы узнать, какую программу лучше всего подходит для задач, которые нужно выполнить, могут помочь сравнить преимущества, которые каждой программы имеет проводить относительно хранения данных, анализа, совместной работы нескольких пользователей и безопасность.

Хранение данных

Плоская сравнении реляционных баз данных Чтобы решить, какое приложение лучше всего подходит для хранения данных, задайте себе вопрос: следующий вопрос: являются данные реляционными или нет? Данные, которые могут содержаться эффективно в одной таблице или лист называется плоской или нереляционных данных. Например если вы хотите создать простой список клиентов, с помощью только один адрес и контактное лицо для каждого клиента, Excel может быть лучшим вариантом. Тем не менее если вы хотите сохранить более сложные список клиентов, содержащая выставления счетов и адреса доставки для каждого клиента или нескольких контактных лиц для каждого клиента, лучше решение предоставляется доступ.

В реляционная база данных организация информации в нескольких таблицах. Хорошо спроектированный реляционной базы данных каждая таблица плоской и содержит сведения о только одного типа данных. Например при создании базы данных клиента, имена заказчиков должны храниться в одной таблице, тогда как эти клиенты выставления счетов и доставки адреса должны храниться в отдельной таблице. Хранения адресов отдельно от имен имеет смысл, так как каждый клиент может иметь несколько адресов, и вы хотите иметь возможность ввести несколько адресов для каждого клиента без необходимости повторного ввода имя клиента для каждого адреса.

Локальные сравнении внешних данных Access можно использовать для подключения к данным из разнообразных внешних источников данных, так что можно просмотреть запрос и изменять данные без необходимости импортировать его. Например в Access предусмотрена команды для подключения к существующие данные в базе данных Microsoft SQL Server, dBASE файла или папки Outlook, а также других источников данных. Excel можно использовать для подключения к различным источникам данных, включая Access, SQL Server и баз данных служб Analysis Services, текста и XML-файлы и источников данных ODBC и OLE DB. Тем не менее не может изменять данные, чтобы изменить исходные данные через интерфейс пользователя Microsoft Excel.

Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках Windows SharePoint Services. Тем не менее, в программе Excel существует только только для чтения подключения к спискам SharePoint; в то время как Access позволяет чтения и записи данных со списками SharePoint.

Целостность данных и гибкости Уникальные идентификаторы сохраняют целостность данных и их убедитесь, что нет две строки (или записей) содержат именно те же данные. Уникальные идентификаторы также предоставляют самый быстрый способ получения данных при поиска или сортировки данных. В приложении Access чтобы автоматически создать уникальный идентификатор для каждой записи можно использовать тип данных "Счетчик". Затем можно использовать эти идентификаторы для записей из одной таблицы связаны с одной или нескольких записей в другой таблице.

Структура, к которой применяется доступ к данным помогает обеспечить целостность данных. Access можно вставлялись новые записи в одной таблице существующие соответствующее значение в другой таблице таким образом, нельзя создать записи «потерянный». Например не нужно иметь заказа, которая не содержит сведения о пользователе. Access может потребоваться что каждой новой записи в таблице Orders имеет значение соответствующего клиента в таблицу «Клиенты». Это требуемый соответствие значений называется целостность данных.

Можно также ввести собственные ограничения и правила, чтобы гарантировать введены данные. Excel позволяет вводить данные в виде более свободной форме, но Excel поддерживает реляционных баз данных, он не поддерживает целостности данных. Тем не менее с помощью команды "Проверка данных" для управления ввод данных в Excel.

Анализ данных

Выполнение запросов Если часто приходится просматривать данные различными способами, в зависимости от того, изменяя условия или события, Access может быть лучший выбор для хранения и работе с данными. Access позволяет быстро восстановить только строк и столбцов данных, который вы хотите ли данные содержатся в таблице одной или несколькими таблицами с помощью запросов язык SQL (Structured Query). Можно также использовать выражения в запросах создавать вычисляемые поля. Использование выражений в Access аналогична процесс с помощью формул в Excel для вычисления значений. Запросы Access также можно использовать для подведения итогов данных и представлять статистических значений, таких как суммы, средние значения и счетчики.

Моделирование В Excel можно использовать средства анализ "что если" для прогнозирования результат модель листа. Анализ "что если" позволяет выполнить различных сценариях для своих данных, например Лучший случай и худшим сценариев и сравнение результирующие данные из нескольких сценариев в сводный отчет. Не так же, функция доступна в Access.

Pivoting и диаграмм В обеих программах можно создать отчеты сводных таблиц и сводных таблиц диаграммы. Однако Excel предоставляет дополнительные возможности сводных таблиц, отчетов и функции для создания диаграмм, чем в приложении Access выполняются. Если вы планируете Создание широкая отчетов сводных таблиц и предоставьте профессионально регулярно диаграммы, следует использовать отчетов сводной таблицы или сводной таблице диаграмм в Excel вместо похожих функций в Access.

Совместная работа с несколькими пользователями

Access и Excel можно использовать в среде совместной работы, таких как Windows SharePoint Services и общие папки, но существует ряд различий в нужным данных может осуществляться несколькими пользователями.

С помощью служб Windows SharePoint Services для совместной работы Интегрируйте обе программы с помощью технологий Microsoft Windows SharePoint Services, например списки и библиотеки документов SharePoint.

Access предоставляет широкий спектр способов совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint. Например, можно отправить всей базы данных в библиотеке документов Windows SharePoint Services, внести формы и отчеты, доступные в виде представлений служб Windows SharePoint Services и связывание базы данных с данными, которые хранятся в списках SharePoint.

Excel предоставляет только один способ совместной работы с несколькими пользователями на сайте SharePoint Services. Вы можете передавать книги в библиотеках документов служб Windows SharePoint Services, где отдельных пользователей может извлечь книгу, чтобы внести изменения, запретив изменяя книгу одновременно другим пользователям. Пользователи могут редактировать книгу без извлечение библиотеки документов, в этом случае они должны согласованы с другими пользователями, чтобы избежать конфликтов данных.

С помощью сетевых папок для совместной работы При сохранении базы данных Access в общей сетевой папке нескольких пользователей можно открыть базу данных и одновременно работать с данными. Когда пользователь редактирует их блокировки отдельных записей. При сохранении книги Excel в общей сетевой папке только один пользователь может редактировать книгу одновременно. Для просмотра целей несколько пользователей можно открыть книгу, пока другой пользователь редактирует его, но эти пользователи не могут вносить любые изменения данных пока пользователь редактирует книгу закрывает его.

Безопасность

Обе программы предоставляют похожие функции - пароли и шифрования -, которая помогает предотвратить потерю данных и защита данных от несанкционированного доступа. Однако существуют некоторые различия между приложениями Access и Excel в уровне пользователя работает защита данных.

Защита от потери данных В приложении Access работы постоянно сохранить, чтобы в случае сбоя вряд ли потеряете оставшейся работы (если таковые имеются). Тем не менее, так как Access постоянно сохраняет вашу работу, можно также можно внести изменения, которые вы позже решите, что вы не хотите зафиксировать. Чтобы убедиться, что нужным образом можно восстановить базу данных, следует создавать резервную копию файла базы данных по расписанию, который соответствует требованиям. Всю базу данных можно восстановить из резервной копии или вы можете восстановить только таблицу или другого объекта базы данных, которая может потребоваться. При использовании средства архивации файловой системы копию базы данных из резервной копии файловой системы также можно использовать для восстановления данных. При обновлении данных в Excel, можно сохранить Автосохранение через заданные промежутки времени.

Защита данных на уровне пользователя В Excel можно удалить из представления критических или личные данные, скрытие столбцов и строк данных и нажмите защитить весь лист для управления доступом пользователей к скрытые данные. Помимо возможностей защиты листа и ее элементы, можно также блокировка и разблокировка ячеек на листе для предотвращения случайного изменения важных данных другими пользователями.

Защита на уровне файла На уровне файла можно использовать шифрование в обеих программах можно предотвратить несанкционированное могли видеть данные. Можно также указать, что пароль вводиться для открытия файла базы данных или в другую книгу. Кроме того можно защитить файл базы данных или в другую книгу путем применения цифровая подпись.

Ограниченный доступ к данным В Excel можно указать на основе пользователя разрешения на доступ к данным или задать права только для чтения, другие пользователи могли вносить изменения в данные, которые они имеют доступ к. Access не предоставляет возможности безопасности на уровне пользователя, но Access поддерживает модель безопасности пользователя любого сервера базы данных, который подключается к. Например при связывании со списком SharePoint доступа heeds разрешениями пользователей для списка SharePoint. Если вы хотите оставить несанкционированное доступа к данным, можно зашифровать базу данных с помощью паролей. Пользователям необходимо ввести пароль на чтение данных из базы данных, даже если они доступ к нему с помощью другой программы, такой как Microsoft Excel.

Дополнительные сведения о том, как защитить данные просмотреть защиты базы данных Access 2007 и защиты и безопасности в Excel .

Условия использования программы Microsoft Access

В очень общие термины Access лучше всего подходит при регулярно, имеют для отслеживания и записи данных и затем отобразить, экспорт и печать подмножества данных. Формы Microsoft Access обеспечивают более удобный интерфейс чем лист Excel для работы с данными. Access можно использовать для автоматизации часто выполняемых действий и отчетов Access позволяют сведение данных в печати или в электронной форме. Microsoft Access предоставляет дополнительные структуры для ваших данных; Например, можно задать типы данных, которые могут быть введены, какие значения могут быть добавлены и вы можете указать, как связанных данных в одной таблице данных из других таблиц. Эта структура поможет вам убедиться, что введены только нужные типы данных.

Access хранит данные в таблицах, которые выглядят так же как листов, но таблицы Access предназначены для сложных запросов относительно данные, хранящиеся в других таблицах.

Программу Microsoft Access следует использовать при следующих условиях.

Поступает много людей, работающих в базе данных, и вы хотите надежные параметры безопасно обработка обновлений для ваших данных, например записей блокировки и конфликта разрешения.

Поступает потребуется добавить несколько таблиц в набор данных, который был создан в виде плоских или нереляционных таблицы.

Выполняются сложные запросы.

Хотите создавать разнообразные отчеты или почтовых наклеек.

Распространенные сценарии использования Access

Управление контактами Управление контактами и почтовые адреса и затем создания отчетов в Access или объединить данные с Microsoft Office Word для печати писем, конверты или наклейки.

Запасы и основные фонды Создание учета запасов для дома или офиса и сохраняйте фотографии или другие связанные документы вместе с данными.

Трассировка заказа Введите сведения о продуктах, заказчики и заказы и затем создавать отчеты, которые показывают продажи для отдельного сотрудника, региона, периода времени или любое другое значение.

Отслеживание задач Отслеживание задач для совместной работы пользователей и введите новые задачи одновременно с другими пользователями обновляете их существующей задачи в той же базы данных.

Организация библиотек функций Access можно использовать для хранения данных о книг и компакт-дисков и отслеживайте известных кого аренду их.

Планирование событий Введите сведения о событии дат, расположения и участников и печать расписаний или сводные данные о событиях.

Отслеживание питания Рецептами и войдите журнал режима питания и Испытайте действий.

Условия использования программы Microsoft Excel

Как редактором электронных таблиц Excel можно хранить больших объемов данных книг, содержащие один или несколько листов. Тем не менее вместо функционирование в качестве системы управления базами данных, например Access, Excel оптимизирована для вычисления и анализ данных. Гибкие программу можно использовать для построения модели для анализа данных, писать простые и сложные формулы для выполнения вычислений с этими данными любым способом, который вы хотите данных сводной таблицы и представления данных в различных профессионально оформленных диаграмм.

Программу Microsoft Excel следует использовать при следующих условиях.

Требование плоской или нереляционных представления данных вместо реляционная база данных, который используется в нескольких таблицах, а когда данные в основном числовые.

Часто выполнять вычисления и статистические сравнения данных.

Хотите использовать отчеты сводных таблиц для просмотра иерархических данных в компактном и гибком представлении.

Планирование регулярно создавать диаграммы и хотите использовать новые форматы построения диаграмм, доступных в Excel.

Необходимо выделять данные с помощью значков условного форматирования, гистограммы, цветовые шкалы.

Чтобы выполнять сложный анализ гипотетических для своих данных, например анализ научных и регрессионный анализ.

Требуется для отслеживания элементов в простой список, для личного использования или целях ограниченный совместной работы.

Стандартные сценарии для работы с Excel

Учет Вы можете использовать мощные вычислительные функции Excel для различных финансовых документов, например, о движении денежных средств, о прибылях и убытках или отчет о прибылях и убытках.

Составление бюджета Ли вашим потребностям личных или деловых связаны, можно создать бюджета в Excel - например, маркетингового плана бюджета, Бюджет мероприятия или пенсионных отчислений.

Выставление счетов "и" продажи Excel также может оказаться полезным для управления выставления счетов и данных о продажах и можно без труда создавать формы, которые требуется - пример счета продажи отборочные или заказов на покупку.

Создание отчетов В Excel, которые анализируются или обобщаются данные можно создавать отчеты различных типов, например отчеты о ходе производительности проекта прогноз данных, обобщение данных или текущих расхождениях.

Планирование Excel - отличный инструмент для создания профессиональных планов или удобных планировщиков таких - например, еженедельные план занятий, маркетинговых исследований, план, план налогообложения или планировщиков, которые помогают планирование пищи на неделю, вечеринок или приготовления.

Отслеживание Excel можно использовать для отслеживания данных в списке или табелей - например, табелей для отслеживания трудозатрат или инвентарный список, который отслеживает оборудования.

Использование календарей Из-за его природа стиле сетки Excel используется также для создания любой тип календаря, например академический календарь для отслеживания действий в течение года школы или календаре финансовый год для отслеживания бизнес-событий и вех.

Полезные шаблоны Excel в любой из этих категорий читайте в статье шаблоны для Excel на сайте Microsoft Office Online.

С помощью Access и Excel вместе

Иногда бывает, которые нужно преимуществами, которые предлагают обе программы. Например созданный лист в Excel вычисления и анализ данных, но листа стал слишком большим и более сложные, и многие другие пользователи должны иметь доступ к данным. На этом этапе можно импортировать или связать на листе в Access и использовать его как базы данных вместо работы с ним в Microsoft Excel. Или, возможно данных в базе данных Access, для которого нужно создать некоторые подробные отчеты сводных таблиц Excel и профессионально оформленных диаграмм Excel.

Независимо от того, какая программа используется во-первых вы можете всегда передать данные из одной программы в другую которой можно продолжить работать с ним. С или без подключения к данным в Access из Excel (и наоборот), копирование, Импорт и экспорт его можно перенести данные.

Дополнительные сведения о том, как обмен данными между обе программы читайте в статье

При использовании продуктов семейства Office, если вы используете Excel или используете Access для управления табличными данными? Сопутствующая статья с помощью Access или Excel для управления данными , обсуждаются преимущества каждого продукта и их содержимое в таблице. Но зачем выбирать между одним или другим? Если вы храните данные в Access и подключаетесь к ней из Excel, вы получаете преимущества обоих типов. Ниже приведены десять причин, по которым приложение Excel и доступ к ним работают очень удобно.

Причина 1: Access предназначен для всех видов пользователей

Несмотря на то, что Excel не является базой данных, он широко используется для хранения данных, и часто используется для решения простых проблем с базами данных. Однако Excel - это плоская база данных, а не реляционная база данных. Когда простые таблицы необходимо развивать в несколько таблиц связанных данных, Microsoft Access является первым выбором для сотрудников, которые должны быстро создать приложение для работы с базами данных. Access всегда получил замечательную "информационную панель данных" для сбора и консолидации разрозненных данных в масштабах всего предприятия, большая часть которых находится в книгах Excel. Когда данные будут находиться в Access, вы можете добавлять дополнительные таблицы и присоединяться к ним, создавать запросы (или представления данных), структурировать данные и определять типы данных, чтобы обеспечить целостность данных, предоставлять общий доступ к данным и обновлять их среди многих пользователей, а также создавать мощные отчеты и формы.

В отличие от простого макета электронной таблицы в Excel, Access организован по-разному с использованием нескольких взаимосвязанных объектов, которые могут показаться на первый взгляд. Но вам не нужно быть экспертом для использования Access. Access предназначен для всех видов пользователей, и вы можете сделать это только так, как нужно.

Поменяйте одновременный доступ к слою.

1. использовать Access можно тремя способами: в качестве отдельного пользователя, опытного пользователя или разработчика.

2. таблицы, запросы, формы и отчеты строится на основе друг друга и составляют основу приложения для работы с базами данных.

3. пользователи с случайными возможностями имеют мастеры, построители свойств, элементы пользовательского интерфейса Office Fluent и функции, подобные Excel, чтобы быстро приступить к работе.

4. опытные пользователи имеют макросы, область свойств, выражения и средства проектирования баз данных для углубленного углубления и многое другое.

5. разработчики могут работать с модулями и разрабатывать код VBA для создания пользовательских решений для баз данных и развертывания приложений среды выполнения.

Причина 2: копирование листа Excel в таблицу Access

Чтобы начать работу, скопируйте данные из Excel в Access. Вы можете создать таблицу Access и отобразить ее в режиме таблицы, который похож на лист Excel. В режиме таблицы можно выполнять стандартные задачи по созданию таблиц, например определять тип данных, имя поля или новое поле. Например, если ввести дату в пустое поле, в Access задается тип данных "Дата/время" для этого поля. При вводе текста, такого как имя, Access применяет к полю Тип данных Text. Если вы хотите переместить поле, просто щелкните его и перетащите.

При копировании данных из Excel и вставке их в Access даже не нужно создавать таблицу в первую очередь или открыть таблицу в режиме таблицы. Access автоматически предложит вам, есть ли у вас заголовки, и создаст таблицу Access. Это было бы проще.

Дополнительные сведения см. в разделе Открытие пустой таблицы .

Причина 3: совместное использование данных путем связывания с листом Excel из Access

Одним из простейших способов наследования преимуществ Excel и Access является связывание листа Excel с таблицей Access. Используйте ссылку Access, когда планируете хранить данные в Excel, но при этом регулярно используйте некоторые функции Access, например отчеты и запросы. Связывание данных из Access, а не из Excel.

Access поддерживает два фундаментальных способа создания таблиц базы данных. Пользователи могут создавать собственные собственные таблицы для хранения данных в базе данных Access, а также создавать связи с существующими данными за прев базе данных Access. Данные в связанных таблицах отображаются и работают множеством способов, как и в собственных таблицах. Мастер связанных таблиц помогает отследить, найти и обновить лист Excel или другой источник данных при перемещении и разрыве связи.

При связывании с листом Excel или именованным диапазоном Access создает новую таблицу, связанную с данными Excel. Если вы хотите добавить, изменить или удалить данные, внесите изменения в Excel и обновите (или повторно запросите) данные в таблице Access. Однако содержимое таблицы в Access изменить нельзя. При использовании данных, связанных с Excel, в Access можно создавать отчеты, запросы и формы, доступные только для чтения.

Дополнительные сведения см. в статье Импорт или связывание данных в книге Excel .

Причина 4: перемещение данных путем импорта данных из Excel в Access

Если вы решили вырезать шнур данных, вы можете перенести данные в Excel, импортировав их в Access. Обратите внимание на то, что в приложении " Импорт слов" есть два разных значения для Excel и Access. В Excel при импорте (или подключении) вы можете создать постоянное подключение к данным, которые можно обновить. В Access при импорте данные переносятся в Access один раз, но без постоянного подключения к данным. При импорте данных Access сохраняет данные в новой или существующей таблице, не изменяя данные в Excel. В Access можно импортировать все или все листы в книге Excel за одну операцию.

Мастер импорта поможет вам выполнить действия по импорту и помогает принять важные решения по изменению типов данных и добавлению заголовков. Если при импорте данных возникают ошибки, Access предупреждает вас и сохраняет ошибки в таблице, чтобы можно было быстро находить и устранять их. Например, в столбце, который вы считали, можно использовать буквенно-цифровые почтовые индексы, или же для поля первичного ключа обнаружен повторяющийся идентификатор. Вы можете внести изменения в книгу Excel и повторно импортировать данные или внести изменения в новую таблицу Access. По завершении операции вы можете сохранить использованные действия и даже создать задачу Outlook, чтобы напомнить вам, когда вы регулярно выполняете операцию импорта.

После импорта данных он становится встроенным в Access, и вы можете добавлять, изменять и удалять данные с помощью таблиц и форм. После импорта данных можно решить, нужно ли удалять данные из Excel. Обычно рекомендуется использовать только одно расположение для обновления данных.

Примечание: Импорт данных из Excel в Access не импортирует формулы, а только результаты этих формул.

Причина 5: подключение к данным Access из Excel

Вы также можете снова подключить данные Access к Excel. Для этого создайте подключение в Excel, часто хранящееся в файле подключения к данным Office (ODC), в базе данных Access и извлеките все данные из таблицы или запроса. После подключения к данным можно также автоматически обновлять (или обновлять) книги Excel из исходной базы данных при каждом обновлении базы данных.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 6: использование отчетов Access с данными Excel

После того как данные в Access будут доступны, вы можете воспользоваться преимуществами массива марвелаус средств создания и настройки отчетов. Хотите создать отчет с несколькими щелчками? Используйте мастер отчетов. Вы хотите разрабатывать и изменять макет отчета в режиме реального времени с помощью динамических данных, перемещать блоки данных, добавлять и удалять поля, а также сразу же видеть изменения при их создании? Используйте режим макета. Вы хотите взаимодействовать с отчетом для поиска, фильтрации и сортировки динамических данных? Используйте представление отчета. Хотите добавить кнопки, Номера страниц, изображения, гиперссылки и профессионально оформленные стили? В группе элементы управления и Макет на вкладке конструктор на ленте используйте многие мастера и коллекции элементов управления. С помощью Access можно легко создавать простые отчеты, групповые и сводные отчеты, почтовые наклейки, графические отчеты и подчиненные отчеты.

После создания отчета используйте Access для распространения отчета по электронной почте. Например, вы можете отправить отчет с помощью сообщения электронной почты или сохранить его в различных форматах, например в снимке Access или в PDF-файле, чтобы добавить его на страницу или на сайт SharePoint.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 7: использование форм Access с данными Excel

Когда данные будут находиться в Access, вы можете воспользоваться многими инструментами для создания и настройки форм. Хотите создать форму с несколькими щелчками? Используйте мастер форм. Вы хотите разрабатывать и изменять макет формы в режиме реального времени с помощью динамических данных, перемещать блоки данных, добавлять и удалять поля, а также сразу же видеть изменения при их создании? Используйте режим макета. Хотите добавить кнопки, списки, поля со списком, группы параметров, изображения, маски ввода, диаграммы, гиперссылки и профессионально оформленные стили? В группе элементы управления и Макет на вкладке конструктор на ленте используйте многие мастера и коллекции элементов управления. С помощью Access можно легко создавать простые формы, формы с вкладками, непрерывные формы, всплывающие формы, модальные диалоговые окна и подчиненные формы.

В Access можно легко создать разделенную форму, в которой отображается синхронизированное представление таблицы и формы, чтобы можно было получить наилучшие результаты. После создания формы с возможностью прокрутки можно легко выполнять в ней поиск, фильтровать и даже искать данные, находящихся за пределами формы, используя стандартные кнопки навигации и поле поиска в нижней части формы.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 8: Фильтрация, сортировка и запросы в Access похожи на Excel

В зависимости от того, какой продукт вы используете, вы выполняете фильтрацию данных для работы с подмножеством данных и сортируете данные, чтобы упорядочить их так, как нужно. В Access пользователи Excel могут фильтровать и сортировать данные в режиме таблицы без необходимости повторного знакомства с совершенно новым пользовательским интерфейсом. Значки, меню команд, команды, условия и диалоговые окна очень похожи, независимо от того, работаете ли вы с текстом, числами, датами или пробелами. Вы даже можете сохранять фильтры и выполнять сортировку вместе с представлением таблицы.

Можно создать запрос в Access и даже не знать, что означает SQL. Четыре мастера запросов, с помощью которых можно создавать простые запросы, находить дубликаты, обнаруживать несовпадающие записи и создавать перекрестные запросы. Вам даже не придется создавать запросы; просто отфильтруйте данные и отсортируйте их так, как вы хотите, чтобы они были сохранены вместе с таблицей.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 9: слияние или создание наклеек

Теперь, когда ваша семья увеличилась, ваш список поздравительных открыток оказался больше, и вам необходимо следить за гораздо большим количеством дней рождения и юбилеев. Не проблема. Вы можете использовать таблицу или запрос Access в качестве источника данных для слияния и создавать операции слияния с помощью мастера слияния Word для писем, карточек, сообщений электронной почты и конвертов. Если вам нужно просто создать почтовые наклейки, используйте мастер наклеек в Access для создания и печати наклеек из созданного отчета. Можно также автоматически добавить штрихкод, соответствующий каждому адресу клиента.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Причина 10: объединение Excel и Access с помощью технологий SharePoint

Access и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках SharePoint. Excel предоставляет доступ только для чтения (одностороннее) подключение к связанным спискам SharePoint; в то время как Access позволяет читать и записывать (двусторонние) данные в связанных списках SharePoint. Access и списки SharePoint прекрасно работают вместе. Типы данных Access и SharePoint, такие как форматированный текст, только добавление (для поддержки отслеживания журнала изменений в поле MEMO), вложения, счетчиков, подстановок и многозначные поля - делают их несогласованными, если таковые имеются.

После связывания данных списка SharePoint с базой данных Access вы можете даже перевести их в автономный режим в локальной базе данных Access, работать с данными локально, а затем повторно подключиться к сайту SharePoint для отправки изменений. Все конфликтующие изменения данных, внесенные другими пользователями, будут обработаны мастером разрешения конфликтов. Формы и отчеты, созданные в Access, базируются на одних и тех же данных, но связаны со списками SharePoint.

Excel предоставляет следующие точки интеграции с SharePoint Server.

1. Можно выполнить однократный импорт данных листа Excel в список SharePoint или экспортировать такие данные в список SharePoint для создания постоянного одностороннего подключения к данным.

2. Постоянное одностороннее подключение к данным можно использовать для обновления данных на листе Excel из списка SharePoint.

3. Опубликуйте книги Excel в службы Excel и выведите на экран и работайте с данными с помощью веб-части Excel Web Access на странице веб-частей.

4. Импорт данных в книгу Excel из серверов OLAP, баз данных SQL Server и Access и неструктурированных файлов.

Access предоставляет следующие точки интеграции с SharePoint Server.

1. Можно выполнять однократный импорт или экспорт данных между представлениями Access и списком SharePoint.

2. Связывание данных между таблицами Access и списком SharePoint путем создания постоянного двустороннего подключения. (Обновленные данные списка могут отображаться в таблице Access; обновленные данные таблицы Access можно просмотреть в списке.)

3. Поддерживается автономное обновление данных в Access с последующей синхронизацией обновлений и разрешением конфликтов.

4. Данные списка можно отображать и изменять в таблицах, формах и отчетах Access.

Дополнительные сведения см. в следующих статьях:

Дальнейшие действия: получение доступа к опытному пользователю

Вы можете создавать сложные приложения баз данных для настольных систем, даже не записывая одну строку кода VBA. Каждый объект Access обладает широким набором свойств и событий, доступных на странице свойств, которые помогут вам настроить решение. У каждого объекта есть подробные конструкторы, которые показывают все доступные вам функции. Дополнительные шаблоны баз данных доступны в Office Online. Шаблоны полей и таблиц позволяют быстро создавать и настраивать новые таблицы. Создать новую базу данных можно с нуля с помощью встроенных средств проектирования баз данных.

Макросы Access используют декларативную среду, не требующую написания кода VBA, поэтому не нужно быть разработчиком. Каждое Макрокоманда выполняет задачу, например открытие формы, запуск запроса, Поиск записей или отображение сообщения. Макросы можно внедрять в любое событие отчета, формы или элемента управления. У большинства макросов есть аргументы, и вы можете добавить условную логику для их выполнения. Вы даже можете определять переменные и выполнять проверку ошибок, опять же не записывая код VBA.

Создайте прототип и запустите его в отделе ИТ. Создавайте решение для своей группы, когда оно потребуется КМР, и выполняйте его в Шоестринг с помощью несамостоятельных сотрудников. Следите за билетами, проданными для компаний, следите за сроком хранения производственных материалов или напечатайте Теги приема для деталей. Отслеживание задач, проблем и конечных результатов в командных проектах. Создание базы данных конвейера продаж для отслеживания потенциальных продаж в небольшой группе специалистов по продажам.