Справочная система Windows. Встроенная справка Windows
Оболочка Windows располагает хорошо структурированной справочной подсистемой с большим объемом справочных текстов. Принцип построения справочной подсистемы позволяет соблюдать единообразие в действиях при получении справки в различных ситуациях. Пункт "Использование Справки" содержит специальную справку о методах работы с ней. Вызвать справку можно различными способами. Наиболее удобным является так называемый контекстный вызов при помощи клавиши F1. Под этим термином кроется удобное свойство справочной подсистемы – ее способность в момент вызова определять, какая именно справка нужна в данной ситуации. Определив это, подсистема находит на диске требуемый файл, загружает его и выдает на экран подобранную справку. Прикладные окна имеют в строке меню обязательный элемент Справка для обращения к справочной подсистеме. В диалоговых окнах существует специальное поле кнопки "Справка". В Главном меню (Пуск) имеется пункт Справка . Справочная система выполнена в форме тематических разделов, каждый из которых содержит информацию на определенную тему.
Получить справку можно по содержанию, с помощью предметного указателя, и используя окно поиска.
Второй способ получение справки с помощью Указателя позволяет получить информацию определенного термина, расположенного в списке по алфавиту.
Третий способ позволяет получить справку по введенному в текстовое поле Поиска ключевому слову.
Кроме перечисленных возможностей получения справки в Windows существует и контекстно-зависимая справка. Ею можно пользоваться, например, при получении справки о назначении кнопок Панели инструментов . Для этого нужно подвести указатель мыши к нужной кнопке на Панели инструментов и рядом всплывёт подсказка о назначении данной кнопки.
1.4. Конфигурирование графического интерфейса пользователя
Настройка панели задач и меню «Пуск». Панель задач можно настраивать по своему усмотрению. Это можно выполнить двумя способами:
Первый способ –
используя Главное меню (Пуск):
ПУСК – НАСТРОЙКА – ПАНЕЛЬ ЗАДАЧ И МЕНЮ «ПУСК».
Второй способ –
используя контекстное меню. Для этого необходимо установить указатель мыши на Панель задач , нажать правую кнопку мыши и выбрать команду Свойства .
После выбора появляется диалоговое окно с двумя вкладышами:Параметры панели задач; Настройка меню (рис.3).
Вкладыш Параметры панели задач вводит следующие опции:
задает расположение Панели задач поверх всех окон, что наиболее удобно при работе в многозадачном режиме;
задает автоматическое «уползание» Панели задач с экрана;
задает вывод названий пунктов в меню Пуск мелкими значками, что полезно при большом количестве пунктов;
задает отображение цифровых часов в конце Панели задач .
Вкладыш Настройка меню обеспечивает настройку меню Пуск ; средства модификации главного меню; средства модификации меню документов. Клавиша "Добавить" обеспечивает добавление в главное меню новых позиций. "Удалить" – обеспечивает удаление из главного меню имеющихся позиций (программ). "Дополнительно" – открывает окно Проводника , который обеспечивает возможность произвольного перемещения приложений из одной позиции меню Пуск и его подменю в другую, а также удаление любого файла, папки или приложения.
Для добавления пунктов в меню Пуск следует последовательно выполнить действия:
1) ПУСК – НАСТРОЙКА – ПАНЕЛЬ ЗАДАЧ – НАСТРОЙКА МЕНЮ;
2) в открывшемся диалоговом окне нажать кнопку Добавить и кнопкуОбзор ;
3) в следующем открывающемся диалоговом окне найти нужную программу, дважды щелкнуть на ее значке и нажать кнопку Далее ;
4) найти и дважды щелкнуть нужную папку в открывшейся структуре меню;
ввести в поле название новой команды, добавляемой в меню, и нажать клавишу Готово .
Аналогично выполняется процедура удаления: в меню ПУСК – НАСТРОЙКА – ПАНЕЛЬ ЗАДАЧ – НАСТРОЙКА МЕНЮ нажимаем кнопку Удалить ; в появившейся структуре находим удаляемую папку или программу, выделяем ее и нажимаем кнопкуУдалить . При этом удаляется только ярлык, созданный в меню. Сама программа остается на диске.
Панель управления . ОС Windows можно настроить под свои привычки и желаемые возможности. Для этого Windows имеет ряд средств – утилиты "Панели управления" и "Мастера" по установке новых периферийных устройств и программ. Панель управления является главным центром управления ресурсами Windows. Она обеспечивает настройку внешнего вида интерфейса, определяет тип шрифтов (фонтов), размеры и цвет надписей, фон рабочего окна, позволяет настраивать различные периферийные устройства. Число включенных в Панель управления утилит зависит от полноты выбора при установке Windows. На рис. 5 представлено окно Панель управления .
В окне Панель управления каждый значок соответствует утилите, меняющей установки системы. При вызове утилиты появляется диалоговое окно для установки опций. Эти окна получили название Мастеров или Волшебников (Wizards) за простоту и интуитивность большинства установок.
Рис.3. Окно Панель управления
Настройка экрана . Настройку экрана можно выполнить, вызвав утилиту Экран :
ПУСК – НАСТРОЙКА – ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ – ЭКРАН.
Утилита Экран позволяет устанавливать параметры для оформления Windows.
Примечание. Окно Свойства: Экран можно открыть при помощи контекстного меню. Для этого нужно установить указатель мыши на Рабочем столе Свойства .
Диалоговое окно имеет пять вкладок.
На вкладке Темы (рис.3) можно выбрать фон рисунок, набор звуков, значков и других элементов рабочего стола, используемый для настройки вида компьютера по вашему вкусу. Экранная заставка – это динамическое изображение, воспроизведение которого включается автоматически при отсутствии в течение заданного времени событий, вызванных пользователем. На вкладке Заставка можно выбрать тип заставки и интервал времени, спустя которое весь экран покроется летящими эмблемами Windows или иными объектами. Кроме этого Заставка применяется для перехода компьютера в более экономичный режим потребления энергии в том случае, когда на компьютере определенное время не выполняются никакие действия. Здесь же можно ввести пароль, который вводится каждый раз после того, как на экране появилась заставка. Это нужно на случай, если вы не хотите, чтобы вашим компьютером воспользовался кто-нибудь еще в момент вашего отсутствия. Вкладка Заставка представлена на рис. 3.
Рис.3. Диалоговое окно Свойства: Экран вкладки Тема и Заставка
Вкладка Оформление (рис.4). Здесь задаются цвета схемы оформления окон, используя стандартные цветовые наборы, подготовленные дизайнерами фирмы Microsoft, размер шрифта. Можно задавать и свои схемы, определять цвета и прочее.
Рис.4. Вкладки Оформление и Рабочий стол
Вкладка Параметры (рис.5) задает количество цветов и разрешение экрана.
Рис.5. Вкладки Параметры
Настройка мыши . Чтобы выполнить настройку мыши, необходимо вызвать утилитуМышь .
Пуск – Настройка – Панель управления – Мышь.
Вид диалогового окна Свойства: Мышь приведен на рис. 6.
Диалоговое окно имеет три вкладки. Вид вкладок представлен на рис. 6 и 7.
Вкладка Кнопки мыши (рис.6) позволяет выбрать в качестве основной левую или правую кнопку мыши (для левши или правши), а также выбрать скорость двойного нажатия кнопки.
Вкладка Колесико (рис.6) настраивает прокрутку колесика.
Вкладка Указатели (рис.6) позволяет выбрать схему отображения указателя мыши для различных режимов.
Вкладка Параметры указателя (рис.7) позволяет выбрать скорость указателя и отображение шлейфа указателя мыши.
Вкладка Оборудование (рис.6) позволяет подключать разные типы мыши.
Рис.6. Вкладки Кнопки мыши , Указатели и Колесико
Рис.7. Вкладка Параметры указателя и Оборудование
Примечание. Это же окно можно открыть при помощи контекстного меню. Для этого нужно установить указатель мыши на индикаторе языка на Панели задач , нажать правую клавишу мыши и выбрать команду Свойства .
Настройка клавиатуры . Чтобы выполнить настройку клавиатуры, необходимо вызвать утилитуКлавиатура :
ПУСК – НАСТРОЙКА – ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ – КЛАВИАТУРА.
Вид диалогового окна Свойства: Клавиатура приведен на рис. 8.
Диалоговое окно имеет две вкладки: Оборудование и Скорость .
Вкладка Скорость позволяет установить скорость работы на клавиатуре.
Вкладка Оборудование позволяет подключать разные виды клавиатур.
Установка текущей даты и времени . Для установки текущей даты и времени необходимо вызвать утилиту Дата и время :
ПУСК – НАСТРОЙКА – ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ – ДАТА И ВРЕМЯ.
Вид диалогового окна Свойства: Дата и время приведен на рис. 9.
Примечание. Системная дата используется для определения момента создания и изменения файлов.
Рис.8. Вкладки Скорость и Оборудование
Рис.9. Диалоговое окно Свойства: Дата и время
Настройка языка и национальных стандартов . Операционная система Windowsв значительной степени учитывает национальные различия, связанные с форматами записи чисел, дат, времени, денежных сумм, единиц измерения физических и денежных величин.
Обычно при установке локализованной версии операционной системы настройка национальных стандартов и форматов производится автоматически, в соответствии с указанием страны пребывания в устанавливающей программе. Однако эти установки можно менять на вкладках диалогового окна Язык и региональные стандарты, которое вызывается утилитой Язык и стандарты :
ПУСК – НАСТРОЙКА – ПАНЕЛЬ УПРАВЛЕНИЯ – ЯЗЫК И СТАНДАРТЫ.
Современное программное обеспечение отличается высокой сложностью, поэтому и в операционной системе, и в большинстве ее приложений предусмотрено наличие справочных систем. Справочную систему Windows 98/2000 можно рассматривать как автоматизированное информационно-справочное средство.
Справочная система в диалоговых окнах
В Windows 98/2000 реализовано несколько уровней доступа к справочной информации. Особенно часто потребность в быстрой и конкретной справке возникает при работе с элементами управления диалоговых окон. Эту возможность предоставляет специальная кнопка подсказки, расположенная в правом верхнем углу диалоговых окон рядом с закрывающей кнопкой.
После щелчка на кнопке подсказки указатель мыши принимает форму вопросительного знака
. Если навести его в таком состоянии на один из элементов управления диалогового окна и щелкнуть левой кнопкой, появляется всплывающая подсказка, в которой описано назначение данного элемента управления. Этим приемом пользуются при изучении новых диалоговых окон.
Контекстная подсказка
Прием получения контекстной подсказки действует в большинстве диалоговых окон и в некоторых окнах приложений. Его удобно рассматривать на примере стандартной программы Калькулятор
, входящей в комплект поставки Windows (Пуск —> Программы —> Стандартные —> Калькулятор)
.
Окно Калькулятора
не является диалоговым - это рабочее окно приложения, но оно тоже содержит немало всевозможных элементов управления. Поскольку это не диалоговое окно, в его правом верхнем углу нет кнопки подсказки, однако подсказку по назначению элементов управления получить можно.
Щелкните правой кнопкой мыши на любом элементе управления, и рядом с ним появится кнопка контекстной подсказки с надписью Что это такое?
Если щелкнуть на этой кнопке, откроется всплывающая подсказка с описанием назначения элемента управления.
Справочная система Windows
Классический прием вызова справочной системы Windows состоит в использовании Главного меню (Пуск —> Справка)
, но то же можно сделать из любого окна папки
или Проводника
, если использовать пункт Справка
в строке меню.
На панели навигации окна справочной системы три вкладки: Содержание, Указатель и Поиск
(рис. а, б). Панель навигации служит для отыскания нужного раздела и статьи справочной системы. На панели содержания отображается текст текущей статьи.
На вкладке Содержание
разделы справочной системы представлены в виде иерархической структуры данных, очень похожей на содержание обычных книг. Разделы самого высокого уровня легко охватить беглым взглядом. Раздел раскрывается одним щелчком левой кнопки мыши. Внутри раздела могут содержаться вложенные разделы или отдельные статьи. При щелчке на статье ее содержимое отображается на правой панели.
Статьи справочной системы, представленные на правой панели, могут активно использовать так называемые перекрестные ссылки.
Перекрестные ссылки оформлены в виде выделенных фрагментов текста. При щелчке на таких фрагментах происходит переход к другой статье, содержимое которой дополняет или уточняет первую.
Текст, содержащий ссылки между отдельными статьями, называется гипертекстом.
Для того чтобы не запутаться при движении по гипертекстовому документу и иметь возможность вернуться к исходному пункту, используют кнопки навигационной панели Назад
и Вперед
.
а)
б)
Рис. 1. Окно справочной системы: а) Windows 2000, б) Windows 98
Данные, представленные на вкладке Указатель
, имеют линейную структуру (список). Фактически - это алфавитный указатель, аналогичный тем, которые можно встретить в конце научно-технических изданий. Здесь приведены термины, встречающиеся в справочной системе программы. Если нужно найти конкретные данные и нет желания просматривать все содержание справочной системы, используют указатель.
Отыскав нужный термин или понятие, надо щелкнуть на нем дважды. Если этот термин встречается только в одной статье справочной системы, то на правой панели сразу будет отображен текст статьи. Если данный термин встречается несколько раз, появляется диалоговое окно, в котором можно выбрать нужную статью из предлагаемого списка.
Для таких крупных систем, как Windows, последовательный просмотр и содержания, и указателя может быть неудобным - в этом случае используют вкладку Поиск
. Искомое слово вводят в поле ввода и щелкают на кнопке Список разделов
. Если это слово встречается в статьях справочной системы, на экране отображается список соответствующих статей. Просмотр включают двойным щелчком на названии статьи или выделив статью и щелкнув на кнопке Вывести
.
В справочной системе Windows 98/2000 искомое слово надо вводить полностью, иначе поиск работает некорректно. Справочная система Windows 95 (и ее приложений) имеет другой, более устойчивый механизм, и в ней можно вводить фрагменты искомых слов, например, только первые буквы слов без окончаний.
2. Приемы работы с текстом в Word 200X. Создание документа, ввод текста
Текстовой редактор – это программа обработки текста, которая используется для создания новых документов (писем, отчетов, бюллетеней) или изменения уже существующих 1 . Современные текстовые редакторы (в том числе и редактор Word) иногда называются текстовыми процессорами, поскольку содержат очень большое количество функций обработки текста.
В мощном текстовом процессоре Microsoft Word для Windows удобно готовить самые разнообразные документы. Вводимый текст отображается на экране именно в том виде, в каком он будет выведен на печать. Мощные средства редактирования текста приближают его по своим возможностям к настольным издательским системам, сохраняя при этом простоту использования.
Пользователю доступны разнообразные средства редактирования: изменение типа и стиля шрифта, выравнивание абзацев, установка межстрочных интервалов, выделение рамками, многоколонный текст, выделение абзацев, висячие отступы, авто нумерация и многое-многое другое. В текст можно вставлять таблицы, ячейки которых могут содержать как текст, так и числа. Встроенное средство построения диаграмм позволяет с легкостью выбирать любой из множества доступных типов графиков. Более того, в ячейки можно вставлять формулы, автоматически пересчитывающие результат при изменении параметров.
Текст может сопровождаться графикой, которую можно вставлять из уже существующих файлов в различных форматах или создавать, используя встроенный графический редактор. Если документ имеет большой размер, то для удобства работы с ним можно автоматически создавать оглавление или алфавитный указатель.
Большое внимание в Word для Windows уделено работе с письмами. Для любого письма можно автоматически создавать конверт, адрес для которого будет выбран из базы данных фактически любого формата. При необходимости отправить одно письмо по нескольким адресам, достаточно просто указать в базе данных соответствующие адреса, и они будут автоматически напечатаны на конвертах.
Новые версия Word для Windows позволяет писать без ошибок. В нем имеется встроенная программа коррекции ошибок. Поддерживается режим динамической проверки орфографии. Каждое написанное вами слово будет проверяться немедленно, и если оно содержит ошибку — вы сразу заметите это по специальной маркировке, которой отмечается слово, написанное неправильно. Для того чтобы произвести коррекцию неверно написанного слова, достаточно будет щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, и Вам будет предложен список возможных замен.
В новой версии Microsoft Word можно воспользоваться новым механизмом проверки орфографии. Пользователи также по достоинству оценят возможность автоматического форматирования текста.
Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов. Наиболее часто используемые функции 1:
количества или доли элементов набора, удовлетворяющих определенных условиям.
Итоговые вычисления в программе Ехсеl выполняются при помощи встроенных функций. Особенность итоговых функций состоит в том, что при их задании программа пытается «угадать», в каких ячейках заключен обрабатываемый набор данных, и задать параметры функции автоматически.
В качестве параметра итоговой функции чаще всего задается прямоугольный диапазон ячеек, размер которого определяется автоматически. Выбранный диапазон рассматривается как отдельный параметр («массив»), и в вычислениях используются все ячейки, составляющие его.
Наиболее типичная из функций, предназначенных для итоговых вычислений, - это функция суммирования (СУММ). Это единственная функция, для применения которой есть отдельная кнопка на стандартной панели инструментов (кнопка Автосумма). Диапазон суммирования, выбираемый автоматически, включает ячейки с данными, расположенные над текущей ячейкой (предпочтительнее) или слева от нее и образующие непрерывный блок. При неоднозначности выбора используется диапазон, непосредственно примыкающий к текущей ячейке.
Автоматический подбор диапазона не исключает возможности редактирования формулы. Можно переопределить диапазон, который был выбран автоматически, а также задать дополнительные параметры функции.
Прочие функции для итоговых вычислений выбираются обычным образом, с помощью раскрывающегося списка в строке формул или с использованием мастера функций. В число таких функций входят, например, функции ДИСП (вычисляет дисперсию), МАКС (максимальное число в диапазоне), СРЗНАЧ (среднее арифметическое значение чисел диапазона), СЧЕТ (подсчет ячеек с числами в диапазоне) и другие. Перечисленные функции относятся к категории Статистические.
Функции, предназначенные для выполнения итоговых вычислений, часто применяют при использовании таблицы Ехсеl в качестве базы данных, а именно на фоне фильтрации записей или при создании сводных таблиц.
4. Подготовить титульный лист для реферата, используя при этом объекты Word Art и декоративную рамку
КИСЛОВОДСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ И ПРАВА
КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ
Программы настройки операционной системы и включения приложений в систему
Для того чтобы операционная система, приложение и, какое - либо программное обеспечение были полностью организованы к работе с пользователем компетентные программисты настраивают операционную систему WINDOWS с помощью панели управления и администрирования.
Однозначные операционные системы (MS - DOS) передают все ресурсы вычислительной системы одному исполняемому приложению и не допускают ни параллельного выполнения другого приложения (полная многозадачность), ни его приостановки и запуска другого приложения (вытесняющая многозадачность)
Для правильной работы приложений на ПК они должны пройти операцию, называемойустановкой . Необходимость в установке связана с тем, что разработчики программного обеспечения не могут заранее предвидеть особенности аппаратной и программной конфигурации вычислительной системы, на которой предстоит работать их программам. Т.о. установочный пакет программного обеспечения представляет собой незаконченный программный продукт, из которого в процессе установки на ПК формируется полноценное рабочее приложение. При этом осуществляется привязка приложения к существующей аппаратно – программной среде и его настройка на работу именно в этой среде.
Существует также процесс удаления приложений. В операционных системах, реализующих принцип совместного использования ресурсов процесс удаления приложений имеет особенности
WINDOWS - система с большими возможностями и разобраться с «морем» окон, меню, списков, кнопок и т.д., создали программу справки. Данная программа реализует мощную, но удобную справочную систему, которая выдает информацию по всем элементам WINDOWS.
Справочная система в WINDOWS представляет собой хорошо структурированную, с очень удобным интерфейсом службу выдачи пользователю справок по большинству вопросов, связанных с работой операционной системы. Она построена по принципу гипертекста, поэтому всегда можно быстро получить объяснение встретившегося в тексте справки незнакомого термина.
Справка в WINDOWS и в ее приложениях представляет собой гипертекстовое описание операционной системы или соответствующей программы. Она содержит набор статей с описанием основных возможностей программы и приемов работы с ней, подборку полезных советов и рекомендаций, определения специфических терминов, пошаговые инструкции по выполнению конкретных действий, встроенные средства вызова подсистем контроля и настройки и т.д.
Основной справочный материал системы сосредоточен в содержании справки , которое разбито на темы (категории) по иерархическому принципу. Конкретный справочный материал, обзоры, статьи, средства запуска обучающих программ размещаются в тематических разделах справки. Текст справки содержит ключевые слова , которые представляют собой важнейшие термины раздела или справки в целом. Полный перечень ключевых слов образует предметный указатель .
Классический прием вызова справочной системы Windows состоит в использовании Главного меню (Пуск > Справка), но то же можно сделать из любого окна папки или Проводника, если использовать пункт Справка в строке меню.
На панели навигации окна справочной системы три вкладки: Содержание, Указатель и Поиск (рис. 4.9). Панель навигации служит для отыскания нужного раздела и статьи справочной системы. На панели содержания отображается текст текущей статьи.
На вкладке Содержание разделы справочной системы представлены в виде иерархической структуры данных, очень похожей на содержание обычных книг. Разделы самого высокого уровня легко охватить беглым взглядом. Раздел раскрывается одним щелчком левой кнопки мыши. Внутри раздела могут содержаться вложенные разделы или отдельные статьи. При щелчке на статье ее содержимое отображается на правой панели.
Статьи справочной системы, представленные на правой панели, могут активно использовать так называемые перекрестные ссылки. Перекрестные ссылки оформлены в виде выделенных фрагментов текста. При щелчке на таких фрагментах происходит переход к другой статье, содержимое которой дополняет или уточняет первую. Текст, содержащий ссылки между отдельными статьями, называется гипертекстом. Для того чтобы не запутаться при движении по гипертекстовому документу и иметь возможность вернуться к исходному пункту, используют кнопки навигационной панели Назад и Вперед.
Данные, представленные на вкладке Указатель, имеют линейную структуру (список). Фактически это алфавитный указатель, аналогичный тем, которые можно встретить в конце научно-технических изданий. Здесь приведены термины, встречающиеся в справочной системе программы. Если нужно найти конкретные данные и не хочется просматривать все содержание справочной системы, используют указатель.
Отыскав нужный термин или понятие, надо щелкнуть на нем дважды. Если этот термин встречается только в одной статье справочной системы, то на правой панели сразу будет отображен текст статьи. Если данный термин встречается несколько раз, появляется диалоговое окно, в котором можно выбрать нужную статью из предлагаемого списка.
Для таких крупных систем, как Windows 98, последовательный просмотр и содержания, и указателя может быть неудобным - в этом случае используют вкладку Поиск. Искомое слово вводят в поле ввода и щелкают на кнопке Список разделов. Если это слово встречается в статьях справочной системы, на экране отображается список соответствующих статей. Просмотр включают двойным щелчком на названии статьи или выделив статью и щелкнув на кнопке Вывести.
В справочной системе Windows 98 искомое слово надо вводить полностью, иначе поиск работает некорректно. Справочная система Windows 95 (и ее приложений) имеет другой, более устойчивый механизм, и в ней можно вводить фрагменты искомых слов, например, только первые буквы слов без окончаний.
при вводе текста вы упираетесь в конец строки, Word автоматически делает переход на следующую строку;
если при вводе текста делается опечатка, функция автокоррекции автоматически ее исправляет. А функция автоматической проверки орфографии подчеркивает неправильно написанные слова красной волнистой линией, чтобы их было легче увидеть и исправить;
если пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой марки или другие специальные символы, функция автоформатирования будет сама их корректировать;
для представления текста в виде таблицы можно, конечно, пользоваться и табулятором, однако Microsoft Word предлагает гораздо более эффективные средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в диаграмму;
режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет из печати. Кроме того, он дает возможность отобразить сразу все страницы, что удобно для внесения изменений перед распечаткой.
Программа предлагает также ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них 1:
автотекст – для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;
стили – для хранения и задания сразу целых наборов форматов;
слияние – для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;
макросы – для выполнения последовательности часто используемых команд;
«мастера» – для создания профессионально оформленных документов.
Graph, Equation, WordArt – благодаря этой группе программ возможно вставлять в документ различные диаграммы (Graph), математические формулы (Equation – редактор формул) и текстовые эффекты (WordArt). Эти программы устанавливаются в подкаталог MSAPPS в каталоге WINDOWS, т.е. на тот диск, на котором установлена среда Windows. Это особенно важно в том случае, когда основная часть пакета Word устанавливается на другой диск. На обоих дисках должно быть достаточно свободного места.
Средства проверки (Proofing Tools) – эти программы предназначены для проверки орфографии, исправления опечаток и подбора синонимов.
Конверты, фильтры и ODBC (Converters, Filters and Data Access) – у документов, созданных в других текстовых редакторах, форматы файлов отличаются от того формата, который использует редактор Word. Чтобы Word мог работать с такими файлами, нужны специальные программы преобразования форматов, или конвертеры.
Справка и примеры (Online Help, Examples and Demos) – справочная система Word занимает около 5МБ пространства на жестком диске. Она содержит информацию о каждой команде и описывает шаги, которые необходимо выполнить для получения требуемого результата. В частности, она содержит информацию о WordBasic (встроенном языке программирования для создания новых функций обработки текстов), описания которого нет в печатной документации.
Мастера, шаблоны и письма (Wizards, Templates and Letters) – мастера и шаблоны позволяют экономить время при оформлении типовых документов. С помощью шаблонов Word возможно быстро создавать письма, факсы, надписи на конвертах и т.п.
Инструменты (Tools) – в эту группу входят программа установки, позволяющая изменить конфигурацию MS Word,программа Dialog Editor, программа MS Info, предназначенная для получения информации о текущей системной конфигурации Windows, и программа Редактор диалогов, которая используется для создания макрокоманд (макросов).
Форматирование документа. Текстовый редактор Word для Windows – мощное средство для профессиональной подготовки документов с помощью эффективное использование всего многообразия его функций. Редактор Word позволяет создавать огромное количество специальных эффектов.
Форматированием называется изменение внешнего вида текста, при котором не изменяется его содержание 1 . Например, какое либо слово можно изобразить различными шрифтами.
Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист.
Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Рекомендуется создавать следующие виды шаблонов: общий бланк организации, бланк письма, бланки конкретных видов документов (приказы, распоряжения, акты и т. д.).
При первоначальном открытии Word документ по умолчанию создается на основе шаблона Обычный,
который содержит информацию о стилях абзацев и символов, о параметрах страниц, панелях инструментов, которые будут выведены на экран.
После того как выбран шаблон документа и установлены параметры страницы, можно вводить текст документа.
Тексты, набранные на компьютере, отличаются от набранных на машинке. Кроме знаков, доеденных с клавиатуры, если установлен соответствующий реж и м, на экране могут появляться так называемые непечатаемые символы:
¶ — символ конца абзаца;
→ — символ табуляции;
— символ конца строки без окончания абзаца и др.
По умолчанию Word выводит на экран все непечатаемые символы. Эти символы помогают видеть расположение текстовых объектов на странице документа и выводятся на экран, но не на печать. Удалить их можно с помощью клавиш Delete или Backspace.
Для того чтобы скрыть или вновь отобразить эти символы, надо нажать кнопку на панели инструментов Стандартная.
Ввод нового текста
осуществляется в активном окне в позиции, на которой установлен курсор.
При перемещении мыши указатель меняет форму в зависимости от положения на экране. В области текста он имеет вид вертикальной черты с насечками I.
Курсор в тексте имеет вид мигающей вертикальной черты |.
При вводе текста обратите внимание на место указателя мыши и курсора. Их легко спутать.
Ввод текста поверх существующего осуществляется в режиме Замены
.
Для установки режима Замены/Вставки дважды щелкните на кнопку Зам (замена) в строке состояния.
Пропущенную букву можно вставить при вводе в режиме Вставки,
при этом строка автоматически раздвигается вправо.
Удалить текст можно с помощью клавиш Delete
или Backspace.
При вводе текста с помощью встроенного алгоритма переноса обеспечивается автоматический переход на следующую строку.
Нажатие клавиши Enter фиксирует конец текущего абзаца и переход к следующему.
Разбиение на строки
для создания новой строки в рамках одного абзаца осуществляется одновременным нажатием клавиш Shift + Enter.
Разбиение на страницы
при вводе текста осуществляется автоматически, при этом создаются так называемые «мягкие» разделители страниц.
Иногда необходимо начать текст с новой страницы, когда предыдущая еще не заполнена; нажатие клавиш Ctrt+Enter
создает «жесткое» разделение текста в определенном месте документа.
Жесткий разделитель страниц представляется на экране (просмотр в меню Вид, Обычный)
в виде линии из точек со словами Разрыв страницы.
Для удаления жесткого разделителя страниц следует поместить курсор в конец абзаца, предшествующего разделению, и нажать клавишу Delete.
Прежде чем редактировать объект, надо его выделить
Редактирование текста начинается с его выделения. Над выделенным текстом могут быть произведены следующие операции:
форматирование;
копирование;
удаление;
печать.
Для выделения объектов используются мышь, клавиши и так называемая колонка маркировки.
Колонка маркировки — это необозначенная часть экрана в левой части окна документа, которая используется для выделения текста. Когда указатель мыши находится в этой области, то он меняется на стрелку выделения. Колонка маркировки представляет собой простейший способ выделения строки, абзаца или целого документа
.
Таблица 1 – Способы выделения текста
|
Текстовый объект |
Способы выделения |
|
Слово |
Щелкните дважды в границах слова |
|
Предложение |
Удерживая клавишу Ctrl щелкните в границах предложения |
|
Строка |
Щелкните на колонке маркировки слева от нужной строки |
|
Несколько строк |
Протащите указатель мыши в колонке маркировки от первой до последней строки |
|
Абзац |
Щелкните дважды на колонке маркировки слева от нужного абзаца |
|
Весь документ |
Три раза щелкните или, удерживая клавишу Ctrl щелкните на колонке маркировки |
Область выделенного текста может быть расширена. Для этого, удерживая клавишу Shift,
щелкните на последнем объекте выделяемого текста.
Область выделения может быть расширена на один символ, если, удерживая клавишу Shift,
нажать на нужную клавишу перемещения курсора.
При выделенном текстовом блоке нажатие клавиши Enter удаляет текст.
В Word различают форматирование отдельных символов и форматирование целых абзацев. Если форматирование символов сводится к выбору шрифта, размера символов и начертания, то форматирование абзацев заключается в установке отступов между соседними абзацами, а также от краёв листа бумаги, создания красной строки и выбора выравнивания текста: по центру, по левому краю, по правому краю, по левому и правому краю вместе (по ширине) и т.д. Для этого в панели инструментов существуют соответствующие кнопки.
В Word реализованы два принципиально отличных способа форматирования текста — прямое (или непосредственное) форматирование и форматирование с использованием стилей. При прямом форматировании выделенному фрагменту поочередно назначаются необходимые параметры оформления. Преимущество стилевого форматирования заключается в том, сто выбранному объекту (обычно это абзац) назначается целый набор параметров форматирования (стиль форматирования), который формируется заранее и имеет уникальное имя. Стиль форматирования может содержать параметры шрифта, абзаца, табуляции, обрамления и заливки, кадра, нумерации и указание на используемый язык для расстановки переносов и проверки орфографии. Стили форматирования могут быть назначены выделенным абзацам или абзацу, внутри которого находится курсор.
Для придания тексту читабельного вида обычно используют не больше трех шрифтов и для текстовых выделений, подписей, заголовков изменяют начертание или кегль шрифта. Оформление документа должно соответствовать его содержанию. Текст воспринимается лучше, если на странице остается немного свободного места, поля по краям страницы, свободное пространство между колонками текста и перед заголовками. На удобочитаемость текста в большой степени влияет также правильный выбор гарнитуры, начертания и размера шрифта, расстояния между строками текста, отбивок, абзацных отступов и т.д.
3. Алгоритм ввода формул в ячейки программы Excel 200х
Программным продуктом, незаменимым в офисной работе, является электронная таблица Microsoft Excel. При помощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры.
Вычисления в таблицах программы Ехсеl осуществляются при помощи формул.
Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки
и функции
Ехсеl, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается только текущий результат вычисления этой формулы. Чтобы увидеть саму формулу, а не результат ее работы, надо выделить ячейку (сделать ее текущей) и посмотреть на запись, которая отображается в строке формул.
Основное правило использования формул в программе Ехсеl состоит в том, что, если значение ячейки действительно
зависит от других ячеек таблицы, всегда
следует использовать формулу, даже если операцию легко выполнить «в уме». Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности
и правильности производимых в ней вычислений.
Вместо чисел в формуле могут быть использованы имена ячеек - принято говорить, ссылки на ячейки. Ссылки
выполняют роль адресов ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат расчета зависит от того, какие числа находятся в ячейках, участвующих в вычислении. Таким образом, ячейка, содержащая формулу, является зависимой.
Значение в зависимой ячейке подлежит пересчету всякий раз, когда изменяются значения в ячейках, на которые указывают ссылки, входящие в формулу.
Ссылку на ячейку можно задать разными способами: во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную; другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.
Все диалоговые окна программы Ехсеl, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания).
Для редактирования формулы следует дважды щелкнуть на соответствующей ячейке. При этом ячейки (диапазоны), от которых зависит значение формулы, выделяются на рабочем листе цветными рамками, а сами ссылки отображаются в ячейке и, в строке формул тем же цветом. Это облегчает редактирование и проверку правильности формул.
Относительная адресация. От метода адресации ссылок зависит, что будет с ними происходить при копировании формулы из одной ячейки в другую. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные.
Это означает, что адреса в ссылках при копировании формулы из одной ячейки в другую математически изменяются. Они приводятся в соответствие с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.
При абсолютной
адресации адреса ссылок при копировании формулы не изменяются, так что ячейка, на которую указывает ссылка, рассматривается как постоянная (нетабличная). Для изменения способа адресации при редактировании формулы надо выделить ссылку на ячейку и нажать клавишу F4. Элементы номера ячейки, использующие абсолютную адресацию, предваряется символом $.
Стандартные функции используются в программе Ехсеl только в формулах. Вызов функции состоит в указании в формуле имени функции,
после которого в скобках указывается список параметров.
.Отдельные параметры разделяются в списке точкой с запятой. В качестве параметра может использоваться число, адрес ячейки или произвольное выражение, для вычисления которого также могут использоваться функции.
Палитра формул
. Если начать ввод формулы щелчком на кнопке Изменить формулу (в строке формул), то под строкой формул появляется палитра формул,
обладающая свойствами диалогового окна. Она содержит значение, которое получится, если немедленно завершить ввод формулы. В левой части строки формул, где раньше располагался номер текущей ячейки, теперь появляется раскрывающийся список функций. Он содержит десять функций, которые использовались последними, а также пункт Другие функции.
Использование мастера функций.
При выборе пункта Другие функции запускается Мастер функций, облегчающий выбор нужной функции. В списке Категория выбирается категория, к которой относится функция (если определить категорию затруднительно, используют пункт Полный алфавитный перечень), а в списке Функция - конкретная функция данной категории. После щелчка на кнопке ОК имя функции заносится в строку формул вместе со скобками, ограничивающими список параметров. Текстовый курсор устанавливается между этими скобками.
Ввод параметров функции
. В ходе ввода параметров функции палитра формул изменяет вид. На ней отображаются поля, предназначенные для ввода параметров. Если название параметра указано полужирным шрифтом, то этот параметр является обязательным и соответствующее поле должно быть заполнено. Параметры, названия которых приводятся обычным шрифтом, можно опускать. В нижней части палитры приводится краткое описание функции, а также назначение изменяемого параметра. Параметры можно вводить непосредственно в строку формул или в поля палитры формул, а если они являются ссылками - выбирать на рабочем листе. Если параметр задан, в палитре формул указывается его значение, а для опущенных параметров - значения, принятые по умолчанию. Здесь можно также увидеть значение функции, вычисленное при заданных значениях параметров. Правила вычисления формул, содержащих функции, не отличаются от правил вычисления более простых формул. Ссылки на ячейки, используемые в качестве параметров функции, также могут быть относительными или абсолютными, что учитывается при копировании формул методом автозаполнения.
Большая часть функций, доступных с помощью мастера, предназначена для научных вычислении. Отдельную категорию составляют также Финансовые функции, предназначенные для выполнения расчетов, связанных с денежными суммами. Функции этой категории позволяют, например, определить размеры амортизационных отчислений, срок выплаты кредита и подобные величины.
Неэкономических и бухгалтерских расчетах применяют, главным образом, итоговые функции.
Общим свойством этих функций является то, что их список параметров может содержать заранее неизвестное количество параметров (или диапазон неопределенного размера), а в результате вычисления получается одно число, каким-то образом характеризующее весь набор параметров. К сожалению, конкретные функции такого рода разбросаны по различным категориям, хотя большая их часть находятся в категориях Математические и Статистические.
Итак, итоговые вычисления предполагают получение числовых характеристик, описывающих определенный набор данных в целом. Например, возможно вычисление:
суммы значений элементов, входящих в набор;
среднего значения и других статистических характеристик;
