Розгортання програми Access. Умови роботи із програмою

Microsoft Access 2007 - одна з ранніх складання популярної системи управління базами даних від одного з провідних світових виробників ПЗ. На базі двигуна Access 2007 можна побудувати нормалізовану, чітко структуровану БД з доданими до неї ключами, індексами та зв'язками. Також програма має в своєму розпорядженні можливість застосування інтерактивних звітів, які отримують інформацію з таблиць на основі заданої бізнес-логіки та відображають її користувачу без необхідності прописувати будь-які додаткові параметри та відносини. Звіти можуть містити статичний текстовий контент, так і динамічні поля, сформовані на основі обчислень або вилучення вмісту безпосередньо з осередків таблиць. Access 2007 підтримує досить широкий набір типів даних, серед яких текстові, числові, грошові, фіксовані, експоненційні значення, а також дата та час, логічні поля, вкладення та гіперпосилання. Завдяки вбудованому майстру запитів, вся процедура формування SQL-запитів в Access 2007 повністю автоматизована, що відкриває додаткові можливості для отримання вмісту та вибірки даних з БД.

Розширені опції та засоби Microsoft Access 2007

У черговому виданні пропрієтарного офісного інструменту було реалізовано такі вдосконалення та покращення:

• оптимізований інтерфейс Office Fluent, пристосований для полегшення пошуку та досягнення вищої ефективності роботи з мікросередовищем Access 2007
• покращені засоби переходу. Нова область переходів надає інструментарій для отримання повного структурного та візуального представлення таблиць, форм, запитів та звітів
• імпортовані записи контактів із Outlook 2007 . Штатний функціональний набір передбачає як імпорт вмісту з книги контактів Outlook, так і експорт даних користувача до зовнішньої інфраструктури.
• фільтрація та сортування даних. Представлена ​​функція дозволяє отримати достовірну, зрозумілу інформацію щодо ділової активності та бізнес-завдань. Для тексту, чисел та дат застосовуються персоналізовані налаштування фільтрації
• багатозадачний та інтуїтивний WYSIWYG-конструктор форм. У ньому користувач може видозмінювати та конфігурувати макет форми самостійно, в режимі реального часу.

Якщо ви шукаєте стабільну, надійну офіційну збірку програми з повною російською локалізацією, на нашому веб-сайті ви можете завантажити останню версію Access 2007, уникнувши попередньої реєстрації та автентифікації на порталі. Все програмне забезпечення на порталі поширюється на безкоштовній основі, без функціональних обмежень.

Системні вимоги Microsoft Access 2007

Для швидкої та ефективної взаємодії з середовищем СУБД, переконайтеся, що ваш робочий пристрій задовольняє наведені нижче параметри:

• графічний адаптер: відеокарта повинна підтримувати мінімальну роздільну здатність 1024х768 і вище
• накопичувач: 1,5 - 2 ГБ вільного місця на фізичному носії
• операційна оболонка: Windows Vista SP2/XP SP3, Windows Server 2003 SP2, а також наступні версії систем поточного покоління
• ОЗУ: 256 МБ оперативної пам'яті
• процесор: пристрій частотою 500 МГц і від.

Відео огляд Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 – одна з найбільш відомих програм для роботи з базами даних. Свіжий реліз ПО включає можливість роботи як з різними форматами файлів більш ранніх версій, так і підтримку нового типу файлів з розширенням.accdb. Також додаток містить невеликі доопрацювання популярних функцій та налаштувань, які зробили роботу з програмою ще більш комфортною та зручною. Незважаючи на те, що ПЗ включається до складу Microsoft Office, на нашому сайті Ви можете завантажити Access 2007 незалежно від інших програм пакета. Запропонований реліз програми є російською версією.

Що цікавого пропонує Microsoft Access 2007

Новий формат файлів ACCDB включає підтримку багатозначних полів і вкладень, а також цілий ряд нових опцій:

• Поля, які можуть одночасно припускати кілька різних значень
  Цей вид полів використовують у випадках, коли необхідно зберегти кілька різних варіантів, не створюючи БД складнішої структури.
• Тип даних «Вкладення»
  Такий тип даних необхідний для зручнішого зберігання документів різних типів, а також двійкових файлів у Вашій базі даних без додаткового збільшення її обсягу.
• Поліпшене шифрування
  Тепер Ви можете встановити пароль для БД, а також зашифрувати її вміст
• Покращена інтеграція з SharePoint Services та Microsoft Outlook 2007
• Відстеження історії MEMO для зберігання великих обсягів інформації.

На нашому сайті Ви можете завантажити Microsoft Access 2007 безкоштовно - завантаження та встановлення програми відбувається досить швидко і легко.

Системні вимоги Access 2007:

1. Частота процесора від 500 МГц
2. Понад 256 Мб оперативної пам'яті
3. 1,5-2 Гб вільного місця на жорсткому диску
4. Роздільна здатність екрану більше 1024x768 пікселів
5. Windows XP з SP3, Vista з SP2, Windows Server 2003 з SP2 або нові версії.

У сучасному світі потрібні інструменти, які дозволяли б зберігати, систематизувати та обробляти великі обсяги інформації, з якими складно працювати в Excel або Word.

Подібні сховища використовуються для розробки інформаційних сайтів, інтернет-магазинів та бухгалтерських доповнень. Основними засобами, що реалізують цей підхід, є MS SQL та MySQL.

Продукт від Microsoft Office є спрощеною версією у функціональному плані і більш зрозумілою для недосвідчених користувачів. Розглянемо покроково створення бази даних у Access 2007.

Опис MS Access

Microsoft Access 2007 – це система управління базами даних (СУБД), що реалізує повноцінний графічний інтерфейс користувача, принцип створення сутностей та зв'язків між ними, а також структурну мову запитів SQL. Єдиний мінус цієї СУБД – неможливість працювати у промислових масштабах. Вона не призначена для зберігання великих обсягів даних. Тому MS Access 2007 використовується для невеликих проектів та в особистих некомерційних цілях.

Але як показувати покроково створення БД, необхідно ознайомитися з базовими поняттями з теорії баз даних.

Визначення основних понять

Без базових знань про елементи управління та об'єкти, що використовуються при створенні та конфігурації БД, не можна успішно зрозуміти принцип та особливості налаштування предметної області. Тому зараз я постараюся простою мовою пояснити суть усіх важливих елементів. Тож почнемо:

1. Предметна область – безліч створених таблиць у базі даних, пов'язані між собою з допомогою первинних і вторинних ключів.
2. Сутність - окрема таблиця бази даних.
3. Атрибут – заголовок окремого стовпця у таблиці.
4. Кортеж – це рядок, який приймає значення всіх атрибутів.
5. Первинний ключ – це унікальне значення (id), яке надається кожному кортежу.
6. Вторинний ключ таблиці "Б" - це унікальне значення таблиці "А", що використовується в таблиці "Б".
7. SQL запит - це спеціальний вираз, що виконує певну дію з базою даних: додавання, редагування, видалення полів, створення вибірок.

Тепер, коли загалом є уявлення про те, з чим ми працюватимемо, можна приступити до створення БД.

Створення БД

Для наочності всієї теорії створимо тренувальну базу даних «Студенти-Іспити», яка міститиме 2 таблиці: «Студенти» та «Іспити». Головним ключем буде поле "Номер заліковки", т.к. Цей параметр є унікальним для кожного студента. Інші поля призначені для повнішої інформації про учнів.

Отже, виконайте таке:

Все тепер залишилося тільки створити, заповнити і зв'язати таблиці. Перейдіть до наступного пункту.

Створення та заповнення таблиць

Після створення БД на екрані з'явиться порожня таблиця. Для формування її структури та заповнення виконайте таке:

Порада! Для тонкого налаштування формату даних перейдіть на стрічці у вкладку «Режим таблиці» та зверніть увагу на блок «Форматування та тип даних». Там можна кастомізувати формат даних, що відображаються.

Створення та редагування схем даних

Перед тим, як розпочати зв'язування двох сутностей, за аналогією з попереднім пунктом потрібно створити та заповнити таблицю «Іспити». Вона має такі атрибути: "Номер заліковки", "Іспит1", "Іспит2", "Іспит3".

Для виконання запитів необхідно зв'язати наші таблиці. Іншими словами, це певна залежність, яка реалізується за допомогою ключових полів. Для цього потрібно:

Конструктор повинен автоматично створити зв'язок залежно від контексту. Якщо ж цього не сталося, то:

Виконання запитів

Що ж робити, якщо нам потрібні студенти, які навчаються лише у Москві? Так, у нашій БД лише 6 осіб, але що, якщо їх буде 6000? Без додаткових інструментів дізнатися це буде складно.

Саме в цій ситуації до нас на допомогу приходять запити SQL, які допомагають вилучити лише необхідну інформацію.

Види запитів

SQL синтаксис реалізує принцип CRUD (скор. від англ. create, read, update, delete – «створити, прочитати, оновити, видалити»). Тобто. за допомогою запитів ви зможете реалізувати всі ці функції.

На вибірку

І тут у хід вступає принцип «прочитати». Наприклад, нам потрібно знайти всіх студентів, які навчаються у Харкові. Для цього потрібно:

А що робити, якщо нас цікавлять студенти з Харкова, стипендії у яких понад 1000? Тоді наш запит буде виглядати так:

SELECT * FROM Студенти WHERE Адреса = "Харків" AND Стипендія > 1000;

а результуюча таблиця набуде наступного вигляду:

На створення сутності

Крім додавання таблиці за допомогою вбудованого конструктора, іноді може знадобитися виконання цієї операції за допомогою запиту SQL. У більшості випадків це потрібно під час виконання лабораторних чи курсових робіт у рамках університетського курсу, адже у реальному житті потреби в цьому немає. Якщо ви, звичайно, не займаєтеся професійною розробкою програм. Отже, для створення запиту потрібно:

1. Перейти до вкладки «Створення».
2. Натиснути кнопку «Конструктор запитів» у блоці «Інші».
3. У новому вікні натисніть кнопку SQL, після чого введіть в текстове поле команду:

CREATE TABLE Викладачі
(КодВикладача INT PRIMARY KEY,
Прізвище CHAR(20),
Ім'я CHAR (15),
По-батькові CHAR (15),
Підлога CHAR (1),
Дата_народження DATE,
Основний предмет CHAR (200));

де "CREATE TABLE" означає створення таблиці "Викладачі", а "CHAR", "DATE" та "INT" - типи даних для відповідних значень.

Увага! Наприкінці кожного запиту має бути символ «;». Без нього виконання скрипта призведе до помилки.

На додавання, видалення, редагування

Тут все набагато простіше. Знову перейдіть у поле для створення запиту та введіть такі команди:

Створення форми

При величезній кількості полів у таблиці заповнювати базу даних стає складно. Можна випадково пропустити значення, ввести неправильне чи іншого типу. У цій ситуації на допомогу приходять форми, за допомогою яких можна швидко заповнювати сутності, а можливість припуститися помилки мінімізується. Для цього будуть потрібні такі дії:

Усі базові функції MS Access 2007 ми вже розглянули. Залишився останній важливий компонент формування звіту.

Формування звіту

Звіт – це спеціальна функція MS Access, що дозволяє оформити та підготувати для друку дані з бази даних. В основному це використовується для створення товарних накладних, бухгалтерських звітів та іншої офісної документації.

Якщо ви ніколи не стикалися з такою функцією, рекомендується скористатися вбудованим Майстром звітів. Для цього зробіть таке:

1. Перейдіть на вкладку "Створення".
2. Натисніть кнопку «Майстер звітів» у блоці «Звіти».
   
   
3. Виберіть таблицю та поля, що потрібні для друку.
   
   
4. Додайте потрібний рівень угруповання.
   
   
5. Виберіть тип сортування кожного поля.
   
   
6. Налаштуйте вигляд макету для звіту.
   
   

   Висновок

   Отже, з упевненістю можна сказати, що створення бази даних в MS Access 2007 ми розібрали повністю. Тепер вам відомі всі основні функції СУБД: від створення та заповнення таблиць до написання запитів на вибірку та створення звітів. Цих знань вистачить на виконання нескладних лабораторних робіт у рамках університетської програми чи використання у невеликих особистих проектах.

   Для проектування складніших БД необхідно розбиратися в об'єктно-орієнтованому програмуванні та вивчати такі СУБД, як MS SQL та MySQL. А для тих, кому потрібна практика складання запитів, рекомендую відвідати сайт SQL-EX, де ви знайдете безліч практичних цікавих завдань.

   Успіхів у освоєнні нового матеріалу і якщо є якісь питання – милості прошу у коментарі!

Microsoft Office Access 2007- реляційна СУБД корпорації Microsoft. Має широкий спектр функцій, включаючи пов'язані запити, зв'язок із зовнішніми таблицями та базами даних. Завдяки вбудованій мові VBA, в самому Access можна писати програми, що працюють з базами даних.

Microsoft Office Access 2007 надає ефективний набір коштів, які дозволяють швидко організувати облік даних, звітність та сумісний доступ до даних. Не володіючи спеціалізованими знаннями баз даних, користувачі можуть швидко створювати зручні програми обліку даних за допомогою налаштування одного з декількох готових шаблонів, перетворення існуючих баз даних або створення нової бази даних. За допомогою Office Access 2007 можна легко адаптувати програми баз даних і звіти до мінливих потреб бізнесу. Розширена підтримка компонента Windows SharePoint Services 3.0 в Office Access2007 забезпечує спільне використання, перевірку та резервне копіювання даних, а також керування ними.

Системні вимоги:

• Комп'ютер та процесор:Частота не нижче 500 МГц
• Пам'ять: ОЗУ щонайменше 256 МБ
• Місце на жорсткому диску: 1,5 ГБ. Частина місця на диску буде звільнена після встановлення при видаленні вихідного завантажувального пакета.
• Пристрій для читання дисків:Дисковод для компакт-дисків або DVD-дисків
• Екран: Роздільна здатність не менше 1024x768 пікселів
• Операційна система: Microsoft Windows XP з пакетом оновлень 2 (SP2), Windows Server 2003 із пакетом оновлень 1 (SP1) або пізніша версія*

Вступ 2

База даних 3

Створення нової бази даних 3

Створення бази даних за допомогою шаблонів 4

Таблиці 5

Створення таблиці за допомогою шаблонів таблиць 5

Створення таблиці за допомогою конструктора таблиць 7

Зв'язок таблиць 9

Список підстановки 13

Запити 16

Майстер запитів 16

3.2. Конструктор запитів 19

Умова відбору 20

Запит дії 22

Запити SQL 24

Форми 26

Майстер форм 26

Конструктор форм 28

Звіти 30

Майстер звітів 30

Конструктор звітів 32

Додаток 34

Типи даних 34

Види запитів дії 34

Види запитів SQL 35

Елементи управління формами 36

Microsoft Access 2007

Microsoft Access 2007 – професійна програма управління базами даних. З її допомогою можна накопичувати та систематизувати різноманітну інформацію, шукати та сортувати об'єкти згідно з обраними критеріями, конструювати зручні форми для введення даних та генерувати на підставі наявних записів чудово оформлені звіти.

Бази даних - це сукупність структур, призначених для зберігання великих обсягів інформації та програмних модулів, що здійснюють управління даними, їх вибірку, сортування та інші подібні дії. Інформація бази даних зберігається у одній чи кількох таблицях. Будь-яка таблиця з даними складається із набору однотипних записів, розташованих один за одним. Вони є рядками таблиці, які можна додавати, видаляти чи змінювати. Кожен запис є набором іменованих полів, або осередків, які можуть зберігати найрізноманітнішу інформацію, починаючи з дати народження і закінчуючи докладним описом кулінарного рецепту. Однотипні поля різних записів утворюють стовпець таблиці.

Записи однієї таблиці можуть містити посилання дані іншої таблиці, наприклад, у таблиці зі списком товарів можуть зберігатися посилання довідник виробників товарів зі своїми адресами та інші реквізитами. При цьому записи, що стосуються різних товарів, можуть вказувати на одного й того самого виробника. Така взаємодія таблиць називається зв'язком.

Інші модулі бази даних призначені для обробки інформації, що зберігається в таблицях. За допомогою запитів здійснюється вибірка даних, що відповідають певним умовам. Форми призначені для форматованого введення та сприйняття інформації. Звіти забезпечують виведення (як правило, на принтер) барвисто оформленого списку записів із заголовками, пунктами та підпунктами.

1. База даних

1.1. Створення нової бази даних.

1.1.1. Запускаємо Microsoft Access, виконавши команду меню Пуск > Програми > Microsoft Office >

Рис.1.1. Вікно Microsoft Access

1.1.2. У вікні (Рис. 1) натискаємо на значку - Нова База Даних

1.1.3. У полі "Ім'я файлу" пишемо назву створюваної бази "Бібліотека".

1.1.4. За замовчуванням база даних створюється в папці Мої документи (My Documents), щоб змінити шлях, клацнувши на іконці ліворуч від поля «Ім'я файлу».

1.1.5. Натискаємо кнопку «Створити»

1.2. Створення бази даних за допомогою шаблонів.

1.2.1. Запускаємо Microsoft Access, виконавши команду меню Пуск > Програми > Microsoft Office > Microsoft Office Access 2007

1.2.2. У вікні (Рис. 1.1.), у полі «Категорії Шаблонів» > Локальні шаблони, вибираємо потрібний шаблон.

Рис.1.2. Локальні шаблони

1.2.3. Натискаємо кнопку «Створити»

2. Таблиці

Після створення нової бази відкривається вікно «база даних» (Рис. 2.1.).

Рис.2.1. Вікно бази даних

2.1. Створення таблиці за допомогою шаблонів таблиць.

2.1.1. Переходимо на закладку "створення".

Рис.2.2. Верхнє меню

2.1.2. Натискаємо "Шаблони таблиць", вибираємо "контакти".

2.1.3. В результаті отримали таблицю з готовими іменами стовпців, при необхідності можна додати свої стовпці (подвійний клік ЛКМ на останньому стовпці «Додати поле» та ввести ім'я нового стовпця), або видалити зайві стовпці (клік ПКМ на зайвому стовпці, пункт контекстного меню – «Видалити стовпець»).

Рис.2.3. Вікно таблиці

2.1.4. Клікнемо в осередок під назвою «Організація» та вводимо назву організації (Школа), значенню «Код» автоматично присвоєно значення.

2.1.5. Заповнимо інші осередки таблиці.

Рис. 2.4. Таблиця даних

2.1.6. Зберігаємо таблицю: ПКМ на закладці "Таблиця2", вводимо ім'я "Контакти", натискаємо OK.

2.2. Створення таблиці з допомогою конструктора таблиць.

2.2.1. Клацніть на закладку «Таблиця 1»

2.2.2. Переходимо в режим конструктора:

Рис.2.5. Вибір режиму відображення

Рис.2.6. Введення імені таблиці

2.2.4. У вікні конструктора таблиць можна вводити імена полів нової таблиці або додавати поля у вже створену таблицю.

Рис.2.7. Вікно конструктора таблиць

2.2.5. Клікнемо в комірку нижче за комірку «Код», введемо ім'я стовпця «Назва», тип даних – текстовий. Заповніть ще кілька осередків.

Рис.2.8. Заповнення полів таблиці

2.2.6. Переходимо в режим таблиці: Перегляд > Режим таблиці.

2.2.7. Заповнюємо таблицю аналогічно до п. 2.1.4. та 2.1.5.

Рис.2.9. Таблиця даних

2.3. Зв'язок таблиць.

Зв'язок дозволяє встановити правила взаємодії між таблицями. Розрізняють два типи зв'язків: один до багатьох і багато до багатьох. У разі, під час створення бази даних бібліотеки, підходить зв'язок – багато хто до багатьох, тобто. в однієї людини може бути кілька книг та екземпляри однієї книги можуть бути у різних людей.

При створенні зв'язку один до багатьох id-код першої таблиці прописується окремим стовпцем у другій таблиці.

При створенні зв'язку багато хто до багатьох, id-коди обох таблиць прописується в третій таблиці (допоміжній).

Розглянемо з прикладу:

2.3.1. Переходимо на закладку «Створення» та створюємо нову таблицю.

2.3.2. Потім переходимо в режим конструктора, зберігаючи при цьому таблицю під ім'ям «Записи».

2.3.3. Вписуємо назви стовпців за прикладом.

Рис.2.10. Заповнення полів таблиці

2.3.4. Переходимо в режим таблиці та заповнюємо її за прикладом.

Рис. 2.11. Таблиця даних

2.3.5. Переходимо на закладку «Робота з базами даних» та натискаємо на кнопку «Схема даних».

2.3.6. У вікні послідовно додаємо всі три таблиці.

Рис.2.12. Вікно схеми даних

2.3.7. Створюємо зв'язок – Поміщаємо покажчик на пункт «Код» із таблиці «Книги», натискаємо ЛКМ і не відпускаючи її, перетягуємо до пункту «Код книги» з таблиці «Записи».

2.3.8. У вікні ставимо прапорець Забезпечення цілісності даних. Цей режим не дозволить Access залишати в таблиці "Записи" записи, для яких не можна підібрати запис таблиці "Книги" з відповідним значенням поля "Код".

Встановлення прапорця Каскадне видалення пов'язаних записів призведе до видалення запису таблиці «Книги» усі відповідні записи таблиці «Записи». Якщо вказаний прапорець скинутий, видалення записів таблиці «Книги», на які посилається хоча б один запис таблиці «Записи», заборонено.

Встановлення прапорця Каскадне оновлення пов'язаних полів призведе до того, що при оновленні поля «Код» таблиці «Книги» автоматично оновлюватимуться однойменні поля у відповідних записах таблиці «Записи».

Рис.2.13. Параметри зв'язку

2.3.9. Натискаємо кнопку «Створити»

2.3.10. Повторюємо пункти 2.4.7., 2.4.8., 2.4.9. для таблиці "Контакти"

Рис.2.14. Схема даних

2.4. Список підстановки.

При заповненні таблиці «Записи» новими даними використання цього id-коду дуже незручно, для полегшення заповнення таблиці в Access є список підстановки.

2.4.1. Відкриємо таблицю «Записи» як конструктора.

2.4.2. Для імені поля "Код книги" у полі "Тип даних" вибираємо пункт - Майстер підстановок.

Рис.2.15. Майстер підстановок

2.4.3. У вікні «Створення підстановки» залишаємо перемикач як показано на малюнку і натискаємо «Далі >».

2.4.4. Вибираємо таблицю «Книги» та натискаємо «Далі».

Рис.2.16. Майстер підстановок

Рис.2.17. Майстер підстановок

2.4.6. Можна сортувати записи за зростанням або за спаданням, вибравши назву поля зі списку, натискаючи «Далі >».

Рис.2.18. Майстер підстановок

2.4.7. Для створення підстановки натискаємо "Готово".

Рис.2.19. Майстер підстановок

Тепер у таблиці «Записи» замість коду книги відображатиметься назва книги та її автор. Тепер аналогічно виконайте зі стовпцем «код контакту», додавши з таблиці «Контакти» поля ім'я та прізвище.

Рис.2.20. Таблиця "Записи"

А для додавання нового запису з'явиться список книг або контактів.

Рис.2.21. Заповнення таблиці за допомогою майстра

Запити є інструментом пошуку та структурування даних. Запит, адресований одній або декільком таблицям, ініціює вибірку певної частини даних та їх передачу до таблиці, що формується самим запитом. В результаті ви отримуєте підмножину інформаційної множини вихідних таблиць, сформовану за певним законом. Якщо об'єм інформації, що обробляється, великий, виділення необхідних даних в таке підмножина дозволяє істотно скоротити час їх обробки. У системах типу клієнт-сервер, де основні бази даних зберігаються на файловому сервері, система запитів дозволяє зменшити обсяг інформації, що передається через локальну мережу.

3.1. Майстер запитів

Щоб спростити завдання користувача, до складу Access включений майстер запитів, що дозволяє автоматизувати процес побудови запиту.

3.1.1. Переходимо на закладку «Створення» та натискаємо кнопку

3.1.2. Вибираємо «Простий запит» та натискаємо OK.

3.1.3. У списку «Таблиці та запити», що розкривається, вибираємо таблицю «Контакти», зі списку «Доступні поля» вибираємо: Прізвище, Ім'я та Робочий телефон. Потім із таблиці «Книги» вибираємо: Назва та Автор; а з таблиці "Записи" - Дата видачі. І натискаємо "Далі".

Рис.3.1. Майстер запитів

3.1.4. Вибираємо докладний звіт та натискаємо «Далі».

Рис.3.2. Майстер запитів

3.1.5. Вводимо ім'я запиту, ставимо перемикач на «Відкрити запит для перегляду даних» та натискаємо «Готово».

Рис.3.3. Майстер запитів

3.1.6. В результаті отримуємо таблицю:

Рис.3.4. Таблиця запиту

3.2. Конструктор запитів

Майстер запитів вміє конструювати лише прості умови відбору. Щоб накласти додаткові обмеження, слід користуватися конструктором запитів, що забезпечує повне керування параметрами запиту та створення складних умов відбору даних.

3.2.1. Переходимо на закладку «Створення» та натискаємо кнопку

3.2.2. Додаємо всі три таблиці та закриваємо вікно.

Рис. 3.5. Додавання таблиці

3.2.3. З списку вибираємо таблиці і поля для відображення в запиті.

Рис.3.6. Вікно конструктора запиту

3.3. Умова відбору

Додавання запиту умови відбору дозволяє вибирати з таблиці в повному обсязі записи, лише ті, які задовольняють певним критеріям. Наприклад, нам потрібні записи, які припадають на лютий 2007 року.

3.3.1. У бланку запиту клацаємо на комірці Умову відбору п'ятого стовпця правою кнопкою миші та вибираємо в контекстному меню команду «Побудувати». Відкриється вікно виразника.

Рис.3.7. Вікно будівельника виразів

3.3.2. У лівому списку будівельника клацаємо на папці Оператори.

3.3.3. У середньому списку вибираємо категорію Порівняння.

3.3.4. У правому списку двічі клацаємо на пункті Between.

3.3.5. Клацанням виділяємо у полі формули перший місцезаповнювач «Вираз».

3.3.6. У лівому списку виразника подвійним клацанням відкриваємо папку Функції.

3.3.7. Клацаємо на папці Вбудовані функції, які містять стандартні функції Access.

3.3.8. У середньому списку будівельника виразів клацаємо на пункті Дата/час.

3.3.9. У правому списку двічі клацаємо функції DateValue, щоб замінити нею місцезаповнення «Вираз».

3.3.10. Виділивши місцезаповнювач "stringexpr", вводимо текст "01.02.2007".

3.3.11. Повторюючи кроки 3.3.5 – 3.3.10, замінюємо друге місцезаповнення «Вираз» на вираз DateValue («31.02.2007»).

В результаті у нас вийшла формула Between DateValue(01.02.2007) And DateValue(31.02.2007). Вона перевіряє умову знаходження дати в інтервалі від 1 до 31 лютого 2007 р.

3.3.12. Натискаємо па кнопці ОК.

3.3.13. Для виконання запиту натискаємо

Рис.3.8. Результат виконання запиту

Запити можуть застосовуватися також для додавання, видалення та оновлення групи записів таблиці. Такі запити є потужним інструментом для перетворення даних, вони називаються запитами дії. Наприклад, нам потрібно змінити у таблиці «Книги» номер картотеки. Замінити першу цифру - 4 на 6. Подібну операцію важко провести "вручну", якщо в таблиці більше тисячі записів.

3.4.1. Створюємо новий запит як конструктора.

3.4.2. У вікні конструктора відкриваємо таблицю "Книги".

3.4.3. У значення поле вибираємо «Номер картотеки».

Рис.3.9. Вікно конструктора запиту

3.4.4. У полі Тип запиту вибираємо запит на оновлення, при цьому в бланку запиту з'явиться ще одне поле - оновлення, в яке потрібно ввести нове значення поля.

3.4.5. У полі «Оновлення» викликаємо контекстне меню, клацаємо на пункті «Побудувати»

3.4.6. У вікні будівельника виразів пишемо формулу:

Рис.3.10. Вікно будівельника виразів

3.4.7. У полі «Умова відбору» викликаємо контекстне меню, клацаємо на пункті «Побудувати»

3.4.8. У вікні будівельника виразів пишемо формулу:

Рис.3.11. Вікно будівельника виразів

3.4.9. Закриваємо запит, зберігши під назвою «Оновлення».

3.4.10. Подвійним кліком виконуємо запит «Оновлення», Access проінформує про виявлення одного запису, що відповідає умові відбору, і попросить підтвердити необхідність її зміни.

Мова SQL є найпоширенішою мовою управління баз даних клієнтів – серверів. Це мова реляційних баз даних, а чи не мова систем програмування. У Microsoft Access використовується мова Jet SQL.

3.5.1. Створюємо новий запит як конструктора.

3.5.2. Переходимо у режим SQL.

3.5.3. У вікні пишеться запит на мові SQL.

Рис. 3.12. Вікно запиту SQL.

3.5.4. Напишемо запит на додавання нового запису до таблиці «Книги»:

VALUES ("Му-му", "Тургенєв", "Росдрук", "2007", "845623");

3.5.5. Натискаємо кнопку, з'явиться вікно підтвердження додавання нового запису, натискаємо ОК.

Рис. 3.13. Оновлена ​​таблиця "Книги"

Коли таблиці та запити дозволяють відобразити на екрані довгі списки записів, форми дають можливість зосередитися на конкретному записі. Вони полегшують введення, редагування та сприйняття інформації, можуть містити допоміжні підписи та елементи оформлення.

4.1. Майстер форм

4.1.1. Переходимо на закладку «Створення» та запускаємо «Матер форм»

Рис.4.1. Запуск майстра форм

4.1.2. У списку «Таблиці та запити» виберіть Таблиця: Контакти.

4.1.3. Клацнувши на кнопці « >> », додайте всі поля до списку вибраних полів.

4.1.4. Виділіть поле «Код» та кліком на кнопці «< » уберите из списка выбранных полей, т.к. значение этого поля является кодом, оно неважно для пользователя и поэтому его не следует включать в форму.

Рис. 4.2. Майстер форм

4.1.6. У наступному вікні виберіть зовнішній вигляд форми – вирівняний та клацніть на кнопці «Далі».

4.1.7. У третьому вікні майстра виберіть стиль оформлення форми (яка сподобається) та натисніть кнопку «Далі > ».

4.1.8. У четвертому вікні натисніть кнопку «Готово», ні чого не змінюючи.

Рис.4.3. Форма для таблиці контакти

У вікні форми можна редагувати існуючі записи, а також створювати нові.

4.2. Конструктор форм

Недоліком форм, створюваних майстром, і те, що вони одноманітні і містять пояснювальних написів. Щоб прикрасити форму і розташувати поля зручніше, слід скористатися конструктором форм, який дозволяє пересувати і масштабувати елементи форми, пов'язувати їх з джерелом даних і налаштовувати будь-які інші параметри форми.

4.2.1. Створимо, як показано у розділі 4.1. форму на таблицю "Книги"

Рис. 4.4 Форма для таблиці книги

4.2.2. Натискаємо кнопку "Вид" і переходимо в режим конструктора.

Рис. 4.5. Вікно конструктора форм

У вікні конструктора є розміточна сітка з вертикальною і горизонтальною лінійкою, що допомагає позиціонувати об'єкти.

Після натискання ПКМ у полі «Заголовок форми» або «Область даних», пункт Колір заливки/фону, можна змінити колір поля.

Клікнувши на будь-якому елементі форми, навколо нього з'являється рамка, потягнувши за краї якої можна змінити форму та розмір елемента або перемістити його в інше місце форми.

Кожен елемент форми має властивості, вікно властивостей відкривається натисканням ПКМ на елементі, пункт властивості.

Рис.4.6. Вікно властивостей

Загалом звіти схожі на форми, але вони, як правило, призначаються для виведення інформації з бази даних на принтер. Тому у звітах дані форматують так, щоб їх було зручно розміщувати на окремих сторінках. Звіти підтримують різні способи оформлення і дозволяють групувати дані, розбиваючи їх на логічно цілісні блоки.

5.1. Майстер звітів

Щоб полегшити роботу користувача, в Access є спеціальний майстер, який за браком часу дозволяє швидко створювати досить привабливі звіти.

5.1.1. Переходимо на закладку «Створення» та запускаємо Майстер звітів

5.1.2. У вікні майстра, вибираємо «Таблиця: Контакти», додаємо всі поля крім поля «Код», натискаємо «Далі».

Рис. 5.1. Майстер звітів

5.1.3. У наступному вікні ми залишаємо все без зміни і натискаємо «Далі».

5.1.4. Вибираємо сортування на прізвище і натискаємо «Далі».

Рис. 5.2. Майстер звітів

5.1.5. Ставимо перемикачі, як показано на Рис.5.3. та натискаємо «Далі».

Рис. 5.3. Майстер звітів

5.1.6. Вибираємо стиль оформлення звіту – Access 2007 та натискаємо «Готово».

Рис. 5.4. Звіт на таблицю контакти

5.2. Конструктор звітів

Звіт, поданий на Рис. 5.4. має ряд недоліків, таких як: одні поля займають занадто багато місця, інші поля не вміщаються; звіт займає більше однієї сторінки та ін.

Ці недоліки можна виправити за допомогою конструктора звітів.

5.2.1. Переходимо до режиму конструктора – ПКМ на звіті, пункт – Конструктор.

5.2.2. Конструктор звітів нагадує конструктор форм, у ньому також можна змінювати розміри, форму та положення елементів. Перемістимо елементи так, щоб вони не виходили за межі одного аркуша і займали місце відповідно до вмісту.

Рис. 5.5. Конструктор звітів

5.2.3. Після редагування переходимо у режим попереднього перегляду.

Рис. 5.6. Готовий звіт

6. Додаток

6.1. Типи даних.

Щоб забезпечити можливість зберігання у базі даних різноманітної інформації, Access пропонує великий набір типів даних:

Таблиця 1

6.2. Види запитів дії

Таблиця 2

6.3. Види запитів SQL

Таблиця 3

6.4. Елементи управління форм

Під час відкриття конструктора форм на екрані з'являється панель елементів. За допомогою кнопок панелі елементів до форми можна додавати різні об'єкти, типи яких перераховані в таблиці.

Таблиця 4