Развитие информационных технологий. Организационная структура работ проекта - это такая структура, которая подразделяет и систематизирует выполнение тех или иных работ. Цель исследования - совершенствование деятельности объекта исследования на основе вне

Федеральное агентство образования

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Государственный университет управления

Институт Инноватики и Логистики

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине

«Информационные технологии управления»

на тему:

«Совершенствование информационных технологий»

(на примере финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»)

Выполнила:

студентка 3 курса

Польшкова Е. Н.

Проверил:

старший преподаватель

Филиппов Е.Е.

Москва 2006 год

Введение

В настоящее время главное место в экономике организаций занимает развитие информационных технологий. Успех практически любого предприятия состоит в том, чтобы организация работала как слаженный механизм.

С появлением информационных технологий все большее количество процессов прошло автоматизацию. С появлением информационных технологий все большее количество процессов прошло автоматизацию. С каждым годом сильнее ощущается потребность в них – без хорошей, отлаженной техники, программного обеспечения, обученного к работе с ней персонала невозможно конкурировать на рынке. Одной из наиболее важных характеристик эффективности деятельности организации является наличие хорошей информационной технологии, позволяющей работать всем подразделениям предприятия достаточно быстро, правильно и без сбоев.

В данном курсовом проекте рассматриваются возможности совершенствования существующей информационной технологии на примере финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково» - старейшего авиатранспортного предприятия Москвы.

1. Организационно-экономическая сущность финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

ОАО «Аэропорт Внуково» - старейшее авиатранспортное предприятие Москвы. Это организация со сложной структурой, включающая в себя множество служб, каждая из которых выполняет определенные функции для наиболее эффективной работы всего аэропортного комплекса. К таким службам относятся: сам АВК (аэровокзальный комплекс), аэродромные службы, службы связи, медсанчасть, администрация, которая в свою очередь включает в себя руководство аэропортом, планово-экономический отдел. отдел кадров, отдел бухгалтерского учета, а также финансовый отдел и т.д

1.1 Характеристика основных элементов финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

1.1.1 Цели и задачи финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

Финансовый отдел создается и ликвидируется приказом генерального директора ОАО «Аэропорт Внуково». Отдел подчиняется непосредственно заместителю генерального директора – финансовому директору ОАО «Аэропорт Внуково».

К задачам финансового относятся:

1. Осуществление единой политики предприятия в области финансов.

2. Организация финансовой деятельности предприятия с целью наиболее эффективного использования всех видов ресурсов в процессе производства и реализации продукции (работ, услуг) и получения максимальной прибыли.

3. Контроль за использованием оборотных средств предприятия, кредитов.

4. Разработка учетной и налоговой политики.

5. Выработка кредитной политики предприятия.

6. Обеспечение своевременности налоговых платежей, расчетов с кредиторами и поставщиками.

1.1.2 Организационная структура финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

Начальник отдела

Менеджер

Менеджер

Менеджер

1.1.3 Основные функции финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

В соответствии с основными задачами на финансовый отдел возлагаются следующие функции:

1. Управление движением финансовых ресурсов предприятия и регулирование финансовых отношений, возникающих между хозяйствующими субъектами в целях наиболее эффективного использования всех видов ресурсов.

2. Разработка финансовой стратегии предприятия и базы для его финансовой устойчивости.

3. Подготовка материалов для составления бизнес-плана предприятия.

4. Работа по привлечению заемных средств.

5. Взаимодействие с кредитными учреждениями по вопросам предоставления кредитных ресурсов.

6. Составление и предоставление кредитных заявок и квартальных кассовых планов в банки и кредитные учреждения.

7. Организация работы по заключению договоров о предоставлении кредитов.

8. Финансовое оформление полученных кредитов.

9. Работа по своевременному погашению займов и возврату полученных кредитных средств в установленные сроки.

10. Обеспечение выполнения кредитных планов, включая выплату процентов за кредит.

11. Работа с ценными бумагами (приобретение акций, облигаций, пр.)

12. Оформление финансово-расчетных и банковских операций в установленные сроки, включая предъявление в банки платежных требований, поручений и других расчетных документов.

13. Ведение оперативного учета финансовых, расчетных и кредитных операций, выполняемых предприятием по счетам в банках и кредитных учреждениях.

14. Обеспечение своевременности оплаты счетов поставщиков и подрядчиков за отгруженные материальные ценности (выполненные работы, оказанные услуги) в соответствии с заключенными договорами.

15. Организация работы по перечислению платежей и взносов по налогам и сборам в федеральный бюджет, бюджеты субъектов Российской Федерации, местный бюджет, в государственные внебюджетные социальные фонды.

16. Составление и предоставление в налоговые органы установленной документации по вопросам финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

17. Осуществление мероприятий по укреплению финансовой дисциплины на предприятии.

18. Контроль за правильностью составления и оформления отчетной документации.

19. Обеспечение достоверности финансовой информации.

20. Осуществление контроля за выполнением финансовых планов структурными подразделениями.

21. Составление и предоставление руководству предприятия:

Сведений о поступлении денежных средств;

Отчетов о ходе выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов;

Информации о финансовом состоянии предприятия;

22. Обеспечение выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов.

23. Контроль за:

Выполнением финансовых планов и бюджета, кредитных и кассовых планов, планов по прибыли и по иным финансовым показателям;

Правильным и эффективным расходованием денежных средств;

Соблюдением кассовой дисциплины;

24. Участие в определении финансовых условий в заключаемых хозяйственных договорах, экспертиза проектов договоров, представленных контрагентами.

1.1.4 Основными бизнес-процессы финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

Основными бизнес-процессами являются:

Разработка финансовой стратегии;

Заключение договоров о предоставлении кредитов и выполнение кредитных планов;

Осуществление финансово-расчетных и банковских операций;

Предоставление руководству данных о финансовой деятельности организации.

1.2 Характеристика обеспечивающих элементов финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

1.2.1 Информационное обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

К информационному обеспечению рассматриваемого отдела можно отнести:

распорядительные документы;

приказы;

счета;

договоры;

служебные записки

и другую информацию, поступающую из других отделов, таких как: отдел бухгалтерского учета и финансов, планово-экономический отдел и юридический отдел.

1.2.2 Документационное и методическое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

К документационному обеспечению отдела относятся:

действующее законодательство;

приказы Министерства финансов;

приказы и указания министерства по налогам и сборам;

устав ОАО «Аэропорт Внуково»;

приказы генерального директора;

правила и нормы охраны труда и промышленной безопасности;

требования государственных и межгосударственных нормативных документов;

правила внутреннего трудового распорядка;

приказы Центробанка;

положения по бухгалтерскому учету.

Также рассматриваемый отдел использует в своей работе систему «Банк-клиент».

Система «Банк-клиент» представляет собой программу, позволяющую проводить операции с денежными средствами на собственном банковском счете с помощью модемной связи или выделенной интернет-линии, не выходя из офиса. Такие программы предоставляют почти все банки.

1.2.3 Техническое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств (средства сбора, передачи, хранения, представления, транспортировки, использования информации, оргтехника, средства связи и др.), необходимых для работы объекта. Центральное место среди всех технических средств занимает персональный компьютер.

В рассматриваемом отделе имеется:

4 ПК:

Технические характеристики :

- микропроцессор – intel ( R ) Celeron ( R ) CPU 1,8 GHz ;

- материнская плата – ;

- память – оперативная – 256 МБ, дисковая - ;

- устройство ввода информации – клавиатура Logitech и мышь Genius ;

- видеосистема – тип видеокарты, параметры монитора: SIS 650, монитор BenQ TFT 15" (LCD,TFT, 1280*1024-75Hz);

- сетевая карта – SIS 900 – Based PCI Fast Ethernet Adapter;

1 факсимильный аппарат – Panasonic KX-FL 543;

1 сканер Hewlett Packard 5500;

1 принтер – Hewlett-Packard Laser Jet 1320;

1 кондиционер - Toshiba;

4 телефона - Siemens Euroset 2910.

1.2.4 Программное обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

Программное обеспечение включает в себя совокупность программ, реализующих функции и задачи информационных технологий и обеспечивающих устойчивую работу комплекса технических средств. Структурными элементами ПО являются системные и прикладные программные средства, инструктивно-методические материалы по применению ПО.

К программному обеспечению финансового отдела относятся:

Системные ПО:

операционная система MicrosoftWindows 2000

архиваторы WinZip, WinRar

Прикладные ПО:

Консультант Плюс

1.2.5 Кадровое обеспечение финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково»

В финансовом отделе работают 4 человека: начальник отдела и 3 менеджера.

Состав работников относительно стабилен. Структуру и штатную численность отдела утверждает генеральный директор ОАО «Аэропорт Внуково», исходя из условий и особенностей деятельности предприятия, по представлению начальника финансового отдела и по согласованию с заместителем генерального директора -финансовым директором ОАО «Аэропорт Внуково».

Стоит отметить, что все новые сотрудники проходят обязательное двухнедельное обучение в службе по подготовке персонала компании и стажировку продолжительностью два месяц. Курс подготовки для работы с компьютером уже включен в программу обучения.

1.3 Направление совершенствования процесса управления

Итак, исходя из полученного объема информации о техническом, документационном, программном, информационном и кадровом обеспечениях, можно предложить следующие направления совершенствования ИТ. В данном случае целесообразно поменять техническое обеспечение на более современные модели: установить новые технические средства (в отделе отсутствует копировальный аппарат) и программное обеспечение, ввести систему электронного документооборота (например, Directum), установить профессионально ориентированные программные средства (например, Систему Гарант) и установить антивирусную программу. А также учитывая то, что система SAP была введена совсем недавно и принимая во внимание вышеперечисленные пункты следует отправить персонал на курсы повышения квалификации. Это позволит повысить качество труда работников отдела.

2. Задание на проектирование

2.1 Цель разработки проекта

Целью разработки проекта является совершенствование существующей информационной технологии финансового отдела ОАО «Аэропорт Внуково», внедрение современных технических и программных средств.

В данном случае предлагается ввести систему электронного документооборота Directum, обновить техническое и программное обеспечение, а также отправить сотрудников отдела на курсы повышения квалификации для освоения введенных программ.

2.2. Основание для разработки проекта

Основанием для разработки проекта являются выявленные в ходе анализа недостатки информационной технологии объекта проектирования с точки зрения существующих информационных технологий.

Недостатки действующей ИТ финансового отдела:

отсутствие электронного документооборота;

отсутствие необходимого программного обеспечения;

отсутствие необходимого технического обеспечения.

2.3 Краткая характеристика объекта проектирования

Объект проектирования курсового проекта – финансовый отдел ОАО «Аэропорт Внуково», который является его структурным подразделением. Численность персонала – 4 человека.

Основными функциями рассматриваемого отдела являются: управление движением финансовых ресурсов, регулирование финансовых отношений, разработка финансовой стратегии, привлечение заемных средств и кредитных ресурсов, обеспечение выполнения кредитных планов, работа с ценными бумагами, ведение оперативного учета финансовых, расчетных и кредитных операций; составление и предоставление руководству данных о финансовом состоянии предприятия и др.

В отделе имеется 4 компьютера, которые по своим техническим возможностям несколько уступают требованиям современных программных средств, поэтому нуждаются в апгрейде.

Также в финансовом отделе есть возможность выхода в глобальную сеть Интернет, и имеется локальная вычислительная сеть (ЛВС).

2.4 Перечень проектных мероприятий

Необходимый перечень проектных мероприятий, которые необходимы для решения всех выявленных в ходе исследования недостатков, представлен в таблице:

Таблица 2.1.

Недостатки действующих ИТ

2.5 Краткое экономическое обоснование проектных мероприятий

Предполагаемые затраты на внедрение проектных мероприятий составят

Из них:

на технические средства: 55700 руб

на программные средства: 23800 руб

на курсы повышения квалификации: 6000 руб за 1 человека

Также будем помнить о средствах, полученных от продажи старого оборудования: 5000 руб.

Основным источником окупаемости затрат является повышение прибыли предприятия от более эффективного функционирования финансового отдела.

3. Проектная часть

3.1. Разработка функциональной модели объекта

3.1.1 Формирование перечня функций проектируемого объекта с декомпозицией по операциям и исполнителям

Проектирование состава и содержания функций управления начинается с формирования их перечня в соответствии с нормативными и методическими документами их регламентирующими (положениями об отделе, должностными инструкциями, уставом организации и пр.). Каждая функция состоит из отдельных процедур, которые в свою очередь делятся на операции.

Таблица 3.1.

Состав функций объекта по операциям и исполнителям

Виды функций

3.1.2 Построение оперограмм рационализируемых бизнес-процессов проектируемого объекта

Оперограмма – это матрица, позволяющая выполнить увязку документов с точки зрения последовательности их формирования и определяющая степень и форму участия каждого функционального подразделения организации или отдельного исполнителя в их формировании.

Оперограмма устанавливает последовательность выполнения операций по заданной процедуре с указанием конкретных исполнителей, трудоемкости и используемых технических средств.

Результатом анализа процессов управления с помощью оперограмм является разработка мероприятий по рационализации процессов управления с помощью современных технических средств.

Таблица 3.2. Оперограмма процесса выполнения процедуры "Оформление кредита"

Перечень операций

Оперограмма процедуры «Оформление кредита» позволила выявить, что дублирования операций не происходит, маршруты достаточно просты. Рассматриваемый процесс уже достаточно оптимизирован.

3.1.3 Определение трудоемкости и периодичности выполнения отдельных видов работ

Таблица 3.3

3.2 Разработка информационной модели объекта

3.2.1 Разработка состава информации проектируемого объекта

Цель данного подраздела состоит в рационализации информационного обеспечения отдела закупок компании «Нестле» на базе определения минимального объема информации, достаточного для осуществления эффективных управленческих процессов.

Рабочей документацией этого подраздела является:

логико-информационная схема объекта;

таблица повторяемости показателей в документах;

Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей в рассматриваемом отделе (входной, выходной, нормативно-справочной) с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в проектируемом объекте.

Таблица 3.4.

Логико-информационная схема финансового отдела

Перечень основных процедур

От формы документа часто зависит объем трудозатрат не только тех работников, которые эти документы формируют, но и тех, кто их читает, анализирует, использует в справочных целях. В связи с этим, проектирование состава информационных массивов является важнейшей задачей рационализации информационного обеспечения объекта. Основной задачей исследователя является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.

Данная таблица должна выявить :

дублирование отдельных реквизитов;

соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;

соответствие каждого документа своему целевому назначению;

характер использования документа в месте его назначения

Таблица 3.5.

Таблица повторяемости показателей в документах

Наименование отдельных реквизитов

Из таблицы повторяемости отдельных реквизитов видно, что в большинстве данные повторяются. Но формы оформления документов являются стандартными, поэтому изменение их содержания нецелесообразно.

3.2.2 Разработка движения информации в проектируемом объекте

Целью данного подраздела является рационализация маршрутов движения и обмена информацией в исследуемом объекте.

Рабочей документацией этого раздела является:

маршрутная схема движения документа;

схема информационных потоков.

В каждом прямоугольнике, обозначающим документ, с помощью условных знаков отмечаются операции, выполняемые с документом в данном структурном подразделении данным исполнителем.

Таблица 3.6.

Маршрутная схема движения документа

Менеджер по общим вопросам

Финансовый директор

Начальник финансового отдела

Менеджер финансового отдела

П

Р

С

С

Условные обозначения :

П – получение документа

И – изучение документа

С – визирование документа

Р – наложение резолюции

Движение документа происходит по рациональной схеме, поэтому дальнейшее совершенствование проводить нецелесообразно.

Исследование информационных потоков устанавливает рациональные связи между источниками и приемниками информации и пути ее циркуляции. Источники информации могут находиться как непосредственно в организации, так и вне ее. Схема информационных потоков устанавливает рациональные связи между источником и приемником информации и пути ее циркулирования.

Финансовый отдел

Бухгалте-рия

Юридический отдел

Банки

Финансовый директор

Юридический отдел

Финансовый директор

Бухгалте-рия

Банки

Рисунок 3.1. Схема информационных потоков

Разработанный проект не охватывает деятельность всей организации, а схема взаимодействия сотрудников отдела закупок не меняется, следовательно, проводить организационные изменения не целесообразно.

3.3 Разработка организационных изменений в объекте

3.3.1 Проектирование структуры управления

Организационная структура финансового отдела представляет собой:

Начальник отдела

Менеджер

Менеджер

Менеджер

Рис. 3.2. Организационная структура финансового отдела

В рассматриваемом отделе работает 4 человека, у каждого сотрудника есть свой определенный спектр обязанностей. Поэтому, нет необходимости что-то менять в организационной структуре после усовершенствования технического и программного обеспечения, так как данная структура вполне отвечает всем предъявленным требованиям.

3.3.2 Проектирование функций управления

Здесь разрабатывается состав функций управления, определяется их трудоёмкость, проектируется функциональное разделение труда. Результаты проектирования могут быть представлены в различных табличных формах (в том числе, в виде матрицы функционального разделения труда).

Таблица 3.7.

Матрица функционального разделения труда в финансовом отделе

функции

У – утверждает, В – выполняет, С – собирает информацию.

3.3.3 Проектирование кадрового обеспечения

В предъявлении каких-либо новых требований нет необходимости, так как все новые сотрудники проходят обязательное двухнедельное обучение в службе по подготовке персонала компании и стажировку продолжительностью два месяц. Курс подготовки для работы с компьютером уже включен в программу обучения. Единственное, всем сотрудникам отдела следует пройти курсы повышения квалификации по освоению нового программного обеспечения.

3.4 Разработка способов формирования, обработки и передачи информации в объекте

3.4.1 Проектирование технических возможностей объекта и формирование перечня дополнительных технических средств

Техническое обеспечение представляет собой комплекс технических средств (средства сбора, передачи, хранения, представления, транспортировки, использования информации, оргтехника, средства связи и др.), необходимых для работы объекта по новой технологии. Центральное место среди всех технических средств занимает персональный компьютер.

В состав технического обеспечения входят:

1) электронно-вычислительная техника

2) средства связи (коммуникаций)

3) организационная техника.

Исходя из анализа, проделанного в 1 разделе курсового проекта, можно сказать, что текущие характеристики ПК, имеющихся в финансовом отделе, соответствуют решаемым на них задачам и в замене не нуждаются.

В замене нуждается организационная техника: следует заменить принтер на более мощный и установить в отделе копировальный аппарат.

Таблица 3.8.

Комплекс технических средств, предлагаемых для работы финансового отдела

Составная часть

3.4.2 Проектирование программного обеспечения управленческих процессов

Операционная система Windows 2000 Professional объединяет присущую Windows 98 простоту использования в Интернете, на работе, в пути, с присущими Windows NT управляемостью, надежностью и безопасностью. Возможности операционной системы Windows 2000 Professional позволяют использовать ее как основную операционную систему. Поэтому существующую операционную систему оставляем без изменения.

Необходимо установить антивирусную программу, например NOD 32.

Антивирусная программа, предназначенная для полномасштабной защиты рабочих станций от различных проникновений вирусов, хакеров и различных вредоносных кодов, расширенная возможностью обновления всех программ Nod32 с одной выделенной машины по средствам модуля "зеркало", что позволяет экономить трафик предприятия.

Что касается специализированных программ, то следует установить следующие ПП:

Гарант

Система ГАРАНТ включает все нормативные документы, которые требуются в работе специалиста любой квалификации:

судебную и арбитражную практику;

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

• Введение
• 1.1 Понятие "проект"
• 1.2 Виды и этапы проектов
• 1.3 Управление проектами
• Заключение
• Список используемых источников и литературы

Введение

Актуальность темы . Актуальность темы "Совершенствование использования информационных технологий на предприятии" (на примере Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России) заключается в том, что эта тема является решением проблемы автоматизации деятельности предприятия (таможенной службы Уральского региона) по внедрению автоматизированных систем управления. Использования информационных технологий позволяет обеспечить поступление информации, как из внешней среды, так и из внутренней среды предприятия, поддерживать постоянное и надежное информационное взаимодействие между таможнями Уральского округа и региональными таможенными управлениями Федеральной таможенной службы России.

Цель работы . Совершенствование использования информационных технологий на предприятии, изучение предпосылок их внедрения, разработка темы и определение значения использования информационных технологий для предприятия (на примере Уральского таможенного управления ФТС России).

Задачи работы . Для достижения поставленной цели требуется решить следующие задачи:

изучить понятия “проект”, его виды и этапы, управление проектами;

изучить характеристику, структуру и задачи Уральского таможенного управления Федеральной таможенной службы России;

изучить и описать структуру системы видеоконференцсвязи;

описать входящую в состав системы видеоконференцсвязи конференц-систему;

определить значение разработки темы и предложения по решению проблем.

Объект исследования . Объектом данного исследования является процесс внедрения информационных технологий на предприятии.

Предмет исследования . Способы использования информационных технологий на предприятии.

Степень разработанности темы . Для написания работы использовались следующие источники и литература: теоретические вопросы нашли свое отражения в научных трудах ученых И.И. Мазура, Н.Г. Ольдерогге, В.Д. Шапиро, А.В. Лысаков, Д.А. Новиков.

Структура и объем курсовой работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, а так же списка использованных источников и литературы.

Глава 1. Теоретическая сущность проекта

1.1 Понятие "проект"

Всякая организация в процессе своей деятельности осуществляет повторяющиеся между собой операции.

В учебном пособии дано понятие проекта, о том, что “проект" соединяет между собой разные виды деятельности, которые характеризуются следующими общими признаками:

результаты, направленные на достижения определенных целей;

сплоченное направление координированных действий;

короткая длительность по времени имеющая свое начало и свой конец. Мазур И.И.; Шапиро В.Д.; Ольдероге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред. И.И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - с. 12.

Проект - это действия, которые выполняется с целью создания уникального продукта или услуги, где уникальность означает, что отличаются условия их создания.

Проект - это ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными рамками расхода средств и ресурсов и специфической организацией.

Многообразие проектов. С которыми приходится сталкиваться в реальной жизни, чрезвычайно велико. Они могут сильно отличаться по сфере приложения, предметной области, масштабам, длительности, составу участников, степени сложности и т.д. Новиков Д.А. Управление проектами: организационные механизмы. - М.: ПМСОФТ,2007. - с. 7

Проект имеет конечный результат, результат является целью проекта.

Окончательное определение проекта можно сформулировать следующим образом: это совокупность действий, направленных на достижение уникального полезного результата необходимого качества, выполняемых для создания продукта или услуги в определенных условиях и временных рамках, действий начинаемых с возникновения идеи и заканчивающихся достижением заданной цели.

Существуют такие понятия как проектный цикл или жизненный цикл проекта - временной промежуток между началом и окончанием проекта.

Каждый проект от возникновения идеи до полного своего завершения проходит ряд ступеней своего развития, образуя жизненный цикл проекта. Новиков Д.А. Управление проектами: организационные механизмы. - М.: ПМСОФТ,2007. - с. 42

Жизненный цикл проекта делится нафазы :

концептуальная фаза, которая включает в себя формулирование цели, платежеспособность и планирование проекта;

фаза выполнения проекта, которая включает работы о внедрении проекта, в том числе обучение персонала, маркетинг;

фаза разработки проекта, в состав которой входит определение структуры работ, их исполнители, общий календарный график работ, бюджет проекта, проектно-сметная документация, обсуждения условий и заключения договоров с подрядчиками и поставщиками;

фаза окончания проекта, включающая испытание, приемку, опытную эксплуатацию, сдачу в эксплуатацию;

фаза эксплуатационная, которая состоит из приемки, запуска проекта, модернизации, а в случае необходимости включает в себя и замену технических средств.

Каждый проект от возникновения идеи до полного своего завершения проходит ряд ступеней своего развития. Полная совокупность ступеней развития образует жизненный цикл проекта. Жизненный цикл принято разделять на фазы, фазы на стадии, стадии на этапы. Новиков Д.А. Управление проектами: организационные механизмы. - М.: ПМСОФТ,2007. - с. 44

Жизненный цикл проекта - временной промежуток от начала проекта до его окончания. Мазур И.И.; Шапиро В.Д.; Ольдероге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред. И.И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - с. 33

Существует системный подход в управлении проектом , который имеет большое значение в том, чтобы представить любую организацию или предприятие как сложную социальную систему, т.е. механизм, элементы которого берутся из внешнего окружения организации или предприятия и подвергаются преобразованиям с целью получения и выхода конечного результата. При этом, чтобы продолжать существовать, организация или предприятие должны поддерживать благоприятные для них взаимоотношения с внешним окружением. Сутью системного подхода является решение конкретной проблемы.

Управление проектом не может существовать без участников проекта , которые являются заинтересованными сторонами проекта. При этом главным участником проекта является заказчик. Для достижения целей проекта должна существовать и действовать отлаженная команда проекта - это специальная группа, которая управляет процессами проекта. Лица, входящие в состав команды проекта, взаимодействуя друг с другом, обладают определенными профессиональными качествами, они должны ясно понимать цели проекта, четко распределить функции и ответственность, быть бесконфликтной командой, активно участвовать в решении всех проблем. Такое эффективное руководство командой обеспечивается проектным менеджером.

Проектный менеджер в целях эффективного руководства сам должен обладать определенными качествами: знать организационную структура команды, подобрать её состав, определить функции и обязанности каждого участника команды, определить руководителей и ответственных лиц за конкретные направления работы, четко всем объяснить цели и задачи проекта, спланировать работу, обеспечить трудовую активность команды своим личным авторитетом, помогать преодолевать препятствия и избегать конфликты, оказывать всем членам команды помощь в решении проблем, привлекать членов команды к решению задач, создать положительный имидж команды.

От перечисленных качеств команды проекта и менеджера зависит достижение результата проекта.

Цель проекта - это конечный результат, который необходимо достичь после окончания проекта. Мазур И.И.; Шапиро В.Д.; Ольдероге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред.И. И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - с. 35 В проекте существует генеральная цель (миссия проекта), цели первого уровня, возможны последующие уровни, а так же подцели (задачи, действия и результаты). Цели формулируются с учетом интересов всех заинтересованных сторон.

Генеральная цель проекта или миссия - это четкая обозначенная причина существования проекта. Миссия проекта ориентирует, в случае необходимости, на определение целей следующих уровней. Миссия - это главная задача проекта с точки зрения его конечного результата. Мазур И.И.; Шапиро В.Д.; Ольдероге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред. И.И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - с. 35

Каждый проект имеет структуру работ, т.е. иерархическую структуру, которая разделяет работы проекта на группы или фазы, и т.д. Структура работ определяет последовательность работ и переход от верхних уровней цели проекта к более низким уровням, в результате чего появляется возможность отслеживать полное выполнение каждого этапа или фазы проекта, определять степень ответственности лиц за выполнение каждого этапа или фазы, оплату работ, достижение результата каждой фазы и последующее календарное планирование очередного этапа проекта.

Чтобы определить стоимость проекта необходимо знать исходные данные о стоимости ресурсов, продолжительности и стоимости работ.

Организационная структура работ проекта - это такая структура, которая подразделяет и систематизирует выполнение тех или иных работ.

Существуют следующие организационные формы работ проекта:

проектная структура, которая включает в себя комплекс работ проекта разработанных независимо от иерархической структуры организации;

функциональная структура, которая предполагает использование иерархической структуры организации;

матричная структура, такая структура, которая объединяет преимущества всех структур управления, при этом назначаются ответственные лица по каждой работе проекта. Создание матрицы распределения ответственности в проекте - способ управления проектом в целях установления обстоятельств вины конкретного исполнителя за задержку выполненных работ или срыв сроков выполнения работ. Задержка и срыв сроков работ - это возможные риски проекта, которые необходимо избегать в процессе управления проектом. Причины рисков скрываются в неопределенности конкретных задач и результатов проекта. Мазур И.И.; Шапиро В.Д.; Ольдероге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред. И.И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - с. 43

Предполагаемые риски могут быть определены и оценены в процессе управления проектом, а не предполагаемые риски - это те, которые не идентифицированы и не могут быть спрогнозированы.

В связи с этим существует необходимость управления рисками.

Управление рисками - это процесс выполнения мероприятий, целью которых является предупреждение и избежание рисков, в этих целях проводится ряд следующих процедур:

идентификация рисков - определение обстоятельств, способных отрицательно повлиять на проект, для чего необходимо задокументировать характеристики таких обстоятельств;

качественная оценка рисков - качественный анализ обстоятельств и условий возникновения возможных обстоятельств с целью выяснения их влияния на результат проекта;

планирование - подбор и планирование деятельности по управлению рисками;

планирование реакции на риски, т.е. выбор конкретных мер с целью ослабления отрицательных последствий для проекта;

контроль рисков и мониторинг рисков, т.е. оценка эффективности принятых мер по исключению рисков и минимизации возможных отрицательных последствий. Балыбин В.М., Лунев В.С., Муромцев Д.Ю., Орлова Л.П. Принятие проектных решений. Учебное пособие Ч. 1 / Тамбов: Изд-во Тамб. гос. техн. ун-та, 2003. - с. 13 - 14.

С целью получения обозначенных миссией проекта результатов выделяется центральное звено в выработке конкретных направлений действий - это центральное звено и является стратегией проекта.

1.2 Виды и этапы проектов

В связи с тем, что проекты классифицируются по масштабам, срокам реализации, качеству исполнения, ограниченности ресурсов, участникам, различают следующие виды проектов:

бездефектные проекты - это такие проекты, которые имеют повышенное качество, стоимость таких проектов огромна и измеряется сотнями миллионов и даже миллиардами долларов;

краткосрочные проекты - это такие проекты, при производстве которых на предприятиях и в организациях реализуются различные новинки, опытные установки, восстановительные работы, при этом заказчик, будучи заинтересованным, в скорейшем завершении проекта, соглашается на увеличение окончательной стоимости проекта;

малые проекты - это такие проекты, которые являются малыми по масштабу, ограниченными и простыми по объему, при этом, в связи с дефицитом времени на устранение допущенных ошибок в таком проекте, требуется тщательное и качественное определение всех характеристик проекта;

мегапроекты - это такие проекты, на выполнение которых требуется выделение больших финансовых и человеческих ресурсов и времени, при этом, они могут быть государственными, региональными, национальными, смешанными и они являются по своей сути целевыми программами, т.к. их управлением занимаются государственные органы власти;

международные проекты - это такие проекты, которые являются сложными, имеют высокую стоимость и играют важную роль в экономике и политике стран-разработчиков проекта, при этом каждый партнер проекта вносит свой конкретный вклад в реализацию проекта и участвует в прибылях от реализации проекта;

сложные проекты - это такие проекты, с помощью которых решаются существующие организационные технические задачи и для этого требуются конкретные подходы и повышенные затраты.

Состояния, через которые проходит каждый проект, называют этапами , стадиями или фазами. Какого-то единообразного подхода к определению этапов не существует, при этом каждый участник проекта руководствуются своей ролью в проекте, опытом, условиями выполнения проекта. Поэтому в практической деятельности деление проекта на этапы может быть самым различным, но при этом деление проекта на этапы имело свои контрольные точки, проходя которые оценивалась бы возможность развития, управления и реализация проекта.

Каждый этап может делиться на фазы более мелкого уровня и т.д. Деление проекта на этапы связанно с опытом знаний специалистов, опытом работы участников проекта и руководителей проекта.

1.3 Управление проектами

Представляет собой методологию организации, планирования, руководства, координации всех ресурсов в жизненном цикле проекта, которая направлена на эффективное достижение целей и результатов проекта по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству путем применения системы современных методов и технологий управления.

В управлении проектами применяются профессиональные методы управления в целях успешного достижения результатов проекта на уровне требуемого качества, в установленные проектом сроки, в рамках заданного финансирования и в целях удовлетворения всех желаний участников проекта.

В целях эффективного управления проектом система проекта хорошо структурируется, т.е. проект разбивается на части, каждой из которых можно управлять.

Функции управления проектом - это планирование, контроль, анализ, принятие решений, составление и оплата проекта, организация осуществления проекта, оценка, отчетность, экспертный анализ, проверка и приемка проекта и т.д.

Управление проектами осуществляется с помощью следующих методов : определение цели, обоснование сроков, структуры проекта, необходимых объемов, источников финансирования, подбор команды и выбор исполнителя проекта, подготовка и заключение договоров, определение графика реализации проекта, ответственных за его выполнение лиц, расчет ресурсов, сметы и бюджета проекта, учет рисков и принятие мер к сведение рисков к минимуму, обеспечение контроля за ходом выполнения проекта, а также сетевое, календарное, стандартное, структурное, ресурсное планирование и т.д. Мазур И.И.; Шапиро В.Д.; Ольдероге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред. И.И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - с. 12

Процессы управления проектами, в свою очередь, делятся на группы, к ним относятся: процессы планирования (разработка различных планов проекта), процессы выполнения (координация материальных и человеческих ресурсов), процессы контроля (отслеживание хода выполнения работ и корректировка действий, направленных на ликвидацию нежелательных отклонений от плана и нежелательных последствий), процессы закрытия (приемка выполненного проекта или его этапа и завершение проекта с помощью составления соответствующих документов). Каждая группа может подразделяться на подгруппы, для каждого отдельно взятого проекта, это могут быть свои специфические подгруппы. Мазур И.И.; Шапиро В.Д.; Ольдероге Н.Г. М12 Управление проектами: Учебное пособие / под общ. ред. И.И. Мазура - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2004. - с. 17

Формирование подсистем управления проектом зависит от структуры предметных областей и управляемых элементов проекта, которые, в свою очередь, тоже формируют подсистемы управления проектом . Данные предметные элементные области и управляемые элементы, кроме этого, включают в себя: стоимость и издержки, доходы, закупку и поставку, распределение запасов технических и человеческих ресурсов, сроки, изменения проекта, его риски, качества работ и услуг и т.д. Этот список не является окончательным для каждого конкретного проекта, т.к. в каждом проекте могут быть добавлены любые специфические подсистемы.

информационная технология проект управление

Глава 2. Характеристика проекта

2.1 Характеристика и структура Уральского таможенного управления

В целях повышения эффективности государственного таможенного контроля, его роли в управлении народным хозяйством и борьбе с правонарушениями в области внешнеэкономической деятельности на территории Уральского региона России, совершенствования управления таможенным делом, укрепления материально-технической базы таможенной системы, развития ее социальной сферы приказом Государственного Таможенного Комитета России № 116 от 1 апреля 1993 г. образовано Уральское таможенное управление Федеральной таможенной службы России (далее - Управление), которое в настоящее времяявляется мощной, современной, отлаженной структурой и является Региональным таможенным управлением, объединяющим 10 таможен, и входит в Федеральную таможенную службу России (далее - ФТС России).

Таблица 3

Структура УТУ ФТС России

Управление включает в себя 10 указанных в таблице 1 таможен, куда входят 59 таможенных постов и 21 пункт пропуска через государственную границу. Управление осуществляет таможенное оформление и контроль в 6 аэропортах, имеющих статус международных, в 7 арктических портах и на границах с близлежащими Республиками, протяженность которых составляет более 1,5 тысячи километров.

Управление состоит из 17 отделов и служб: служба организации таможенного контроля, служба федеральных таможенных доходов, служба таможенной инспекции, информационно-техническая служба, организационно-инспекторская служба, кадровая служба, правовая служба, тыловая служба, финансово-бухгалтерская служба, служба собственной безопасности, служба силового обеспечения, отдел документационного обеспечения, отделение защиты государственной тайны и специальной документальной связи, контрольно-ревизионный отдел, мобилизационное отделение, отделение по связям с общественностью, экспертно-криминалистическая служба.

Основываясь на принципах единства таможенной политики, таможенной территории и таможенного законодательства, Управление в своей деятельности руководствуется законодательными актами России, нормативными документами ГТК России и положением об Управлении.

Основными задачами Управления являются:

обеспечение соблюдения законодательства по таможенному делу и законодательства России,

совершенствование организации таможенного контроля,

организация эффективного и единообразного применения таможенно-тарифного механизма с целью защиты внешнеэкономических интересов России,

организация и осуществление борьбы с контрабандой, иными преступлениями, производство дознания по которым отнесено к компетенции таможенных органов, координация деятельности таможен, взаимодействие с правоохранительными органами региона в этой сфере деятельности,

организация и ведение региональной таможенной статистики,

организация финансирования и контроля за рациональным использованием материальных и денежных средств на содержание и развитие таможенных органов.

Приоритетным направлением является внедрение передовых технологий таможенного оформления, т.е. электронное декларирование.

Благодаря деятельности Управления современная многофункциональная таможенная служба является неотъемлемой частью экономической жизни региона, способствует установлению и развитию торгово-экономических отношений, деловых, промышленных и научных кругов Уральского федерального округа с их зарубежными партнерами.

Географическое положение Уральского региона выгодно прежде всего тем, что регион находится на пересечении железнодорожных, автомобильных и авиационных путей из Сибири в Центральную Россию, Дальнего Востока и Юго-Восточной Азии - в Европу, а так же из богатого нефтью и газом Севера - на Юг, а это значит, что и его геополитическое положение в осуществлении экономических и внешнеторговых связей, перемещении грузопотоков и развитии транспортно-логистических услуг будет увеличиваться.

Дальнейшее совершенствование информационных технологий, работа на основе управления рисками, широкое использование электронных телекоммуникаций - все это позволяет уральским таможенникам работать на уровне международных стандартов, предъявляемых к таможенным службам развитых стран. Деятельность таможенной службы относится к факторам экономической, социальной и политической стабильности. Таможенные органы дают государству те реальные деньги, которые сегодня так необходимы для осуществления государственных социальных программ, выплаты пенсий, пособий, зарплаты бюджетникам. Именно таможенные органы России обеспечивают более 50% доходной части государственного бюджета. Свой достойный вклад в деятельность общероссийской таможенной системы вносит и коллектив Управления.

2.2 Предпосылки внедрения системы видеоконференцсвязи

В сложных условиях существования современных организаций, когда значительную роль для эффективного функционирования играет стратегия ее развития, растет роль информации и ускоряется темп принятия решений. Развитие техники приводит к усложнению процессов производства, ускорению процесса принятия управленческих решений. Прогресс экономики сегодня во многом определяется передовыми информационными технологиями. Совершенствование использования информационных технологий имеет огромное значение для достижения конкретных целей в любой отрасли.

В наиболее развитых странах, переходящих от индустриального к информационному обществу, стремительное развитие информационных технологий проявляется в усилении информационного обеспечения в экономике и управлении.

Среди многих факторов, способных снизить риски и повысить эффективность организации, особенно выделяется информационный фактор. Не случайно его выделяют как новый фактор производства вместе с факторами труда, земли и капитала. В XX1 веке "информация" наряду со "временем", "пространством", "энергией" становится основополагающей характеристикой описания любого явления реально наблюдаемого мира. Знания, данные, экспертные оценки - все это близкие понятия, отражающие разные стороны информации. Управление в современных условиях так же тесно связано с информацией.

Система видеоконференцсвязи является одним из важных источников информационных технологий передачи информации, зрительного и слухового восприятия информации на большие расстояния. В связи с этим применение системы видеоконференцсвязи в управлении и во всех других областях сферы деятельности человека приносит огромную пользу. Системы видеоконференций резко сокращают временные и финансовые затраты любого учреждения, организации, фирмы на проведение различных совещаний, встреч, семинаров, консультаций, на командировки сотрудников.

Видеоконференцсвязь позволяет добиться нового уровня взаимодействия между людьми, разделёнными на большие расстояния, при этом возникает возможность следить за жестикуляцией и мимикой собеседника, за его отношением к рассматриваемому вопросу, поэтому почти полностью достигается восприятие информации и положительные результаты решений любых вопросов.

Видеоконференцсвязь - это огромные технологические возможности, которые позволяют людям общаться друг с другом, слышать и одновременно видеть друг друга, при этом обмениваться информацией и совместно обрабатывать эти данные в интерактивном режиме, используя возможности рабочей станции, максимально приближая общение на расстоянии к реальному живому общению. Видеоконференцсвязь может быть двухсторонней или многосторонней связью для передачи звука и изображения и может быть проведена между двумя или несколькими студиями как внутри страны, так и между разными странами.

В связи с необходимостью обрабатывать все возрастающее количество информации, как локальной, находящейся на одном компьютере, так и сетевой и межсетевой, возросла роль оборудования и программного обеспечения. Дистанционное обучение и управление, виртуальные средства обучения, удаленный доступ, и управление, а также средства проведения видеоконференций переживают период своего бурного развития и предназначены для облегчения и увеличения эффективности взаимодействия как человека с компьютером и данными, так и группы людей с компьютерами, объединенными в сеть.

Взаимодействие в режиме видеоконференций также называют сеансом видеоконференцсвязи.

Предоставление системой видеоконференцсвязи огромных возможностей общения в реальном режиме по интерактивному обмену информацией и предоставление существенного преимущества по сравнению с традиционными решениями рассматривается в настоящее время как частичное решение проблемы автоматизации деятельности организации. И такая проблема в деятельности любой организации, предприятия разрешается, как правило, быстро и качественно с помощью видеоконференцсвязи.

Кроме этого, система видеоконференцсвязи находит применение везде, где существует необходимость в оперативном анализе ситуации и принятии решений, где есть необходимость в консультации специалиста или необходимость в совместной работе в режиме удаленного доступа над проектами и решениями и т.д.

В целях обеспечения эффективной работы таможенных органов страны, в т.ч. таможенных органов Уральского округа, на уровне современных технических данных разработана и функционирует система ВКС в Уральском таможенном управлении.

Проектные работы выполнены с целью создания системы видеоконференцсвязи (далее - СВКС) для Управления. СВКС предназначена для обеспечения проведения сеансов двусторонней и многосторонней видео,-аудио связи между таможенными органами ФТС России и создана как фрагмент СВКС ФТС России.

Технические решения данного проекта соответствуют требованиям экологических, санитарно-гигиенических, противопожарных и других норм, действующих на территории РФ, и обеспечивают безопасность для жизнедеятельности сотрудников таможенных служб, эксплуатацию системы при соблюдении предусмотренных мероприятий и регламентированных правил эксплуатации.

Объектом применения СВКС являются производственные помещения Управления и таможен Уральского округа. В целях внедрения и управления проектом разработана концепция построения системы видеоконференцсвязи для Уральского округа “Cisco” и предполагает выделение четырех основных классов заказанного и используемого оборудования, программного обеспечения, к ним относятся следующие устройства.

Абонентские терминалы - устройства и программное обеспечение (далее - ПО), обеспечивающее доступ конечных пользователей к сервисам сети. Проектом предусмотрено использование различных типов абонентского оборудования: Н.323-терминалов, SCCP-терминалов, а также IP-телефонов и аналоговых телефонов в режиме “только аудио”.

Интеллектуальная сетевая инфраструктура - устройства и ПО, обеспечивающие единую политику подключения абонентских устройств к сети и гарантии качества, предоставляемых сервисом. В рамках корректировки ведомственной интегрированной телекоммуникационной сети (далее - ВИТС) Управления была создана сеть регионального масштаба. Оборудование ВИТС обеспечивает обработку и передачу потоков данных в соответствии с требуемыми параметрами качества обслуживания. Дублирование функций магистральных устройств и наличие резервных маршрутов передачи трафика между узлами обеспечивают высокую степень надежности базовой сети и бесперебойность предоставления наложенных сервисов.

Система управлениями соединениями - устройства и ПО, обеспечивающие организацию взаимодействия между абонентскими устройствами СВКС. В рамках корректировки ВИТС Управления было создано ядро управления мультимедийными сервисами. На начальном этапе функционирования мультисервисной сети CallManager используется для интеграции голосовых сервисов, таких как в IP-телефонии.

Сервисный уровень - устройства и ПО, непосредственно отвечающие за предоставление сервисов. Проектом предусмотрена установка устройств Cisco, выполняющих функции организации многоточечных видеоконференций и сервера планирования видеоконференций Radvision. Данный подход позволяет рассматривать СВКС как часть IP - видеотелефонии Управления.

Существуют требования к организации работ в условиях эксплуатации системы видеоконференцсвязи.

Для обеспечения работ по эксплуатации СВКС необходимо наличие:

службы эксплуатации, включающей технический персонал, технические программные средства контроля или управления оборудованием, а также средства обеспечения эксплуатации;

запасного имущества, принадлежностей и инструментов для обеспечения технического обслуживания и текущего ремонта оборудования.

Планирование технической эксплуатации осуществляется должностными лицами служб в соответствии с их функциональными обязанностями.

Основными принципами организации и эксплуатации является:

рациональное распределение обязанностей между службами и подразделениями организации;

непрерывный контроль функционирования оборудования;

организация процессов сбора, учета, обработки и обобщения информации о состоянии оборудования СВКС, качество его функционирования.

Унификация базовых сервисов:

телефон, подключенный к ведомственной сети телефонии, может использоваться для участия в конференциях в режиме “только аудио”;

видеотерминал может использоваться в качестве обычного телефонного аппарата для звонков по ведомственной сети;

в рамках сети IP-видеотелефонии сохраняется схема организации соединений путем набора телефонного номера вне зависимости от типа устанавливаемых соединений;

абонентские видеотерминалы индивидуального использования (IP-видеотелефоны) могут одновременно выполнять функции видеотерминала, телефона ведомственной связи, городского телефона и устройства селекторной связи;

существующие сервисы телефонной сети могут быть трансформированы в сервисы СВКС, например, селекторные совещания могут быть преобразованы в видеосессии;

аналоговые телефоны на рабочих местах пользователей при этом заменяются видеотелефонами с сохранением используемых номеров.

Описание структуры построения системы видеоконференцсвязи, которая повторяет организационную структуру подразделений и структуру ВИТС Управления. В рамках СВКС абонентские терминалы, размещенные на одном узле, образуют логическую группу - зону. Каждая зона имеет свой идентификатор - префикс (***499), используемый при маршрутизации вызовов между устройствами. Устройство уровня доступа СВКС обслуживают абонентские терминалы - они обеспечивают их логическое подключение к СВКС, доставку вызовов между терминалами в рамках одной зоны и взаимодействия с оборудованием при вызове.

Оборудование СВКС Управления выполняет маршрутизацию сигнальных сообщений, поступающих от оборудования доступа. Оборудование имеет информацию обо всех существующих в СВКС зонах, но не во всех абонентских терминалах. Маршрутизация вызовов производится оборудованием на основании префиксов, передаваемых оборудованием уровня доступа в сигнальных сообщениях, и отвечает за интеграцию СВКС Управления в общую систему СВКС ФТС России.

С целью наиболее эффективного использования ресурсов, с учетом функциональных особенностей, система видеоконференцсвязи Управления включает в себя две взаимоувязанные подсистемы .

Н .3 23 подсистема - оптимизирована для проведения масштабных видеоконференций. Для организации взаимодействия между абонентскими терминалами в рамках данной подсистемы используется протокол H.323, что гарантирует возможность взаимодействия абонентов СВКС Управления с абонентами внешних систем.

В состав данной подсистемы входят следующие устройства:

специализированные видеотерминалы группового использования;

привратники Н.323-зон (привратники уровня доступа);

Н.323 - привратники уровня ядра;

сервера многоточечной видеоконференцсвязи;

сервера коллективной работы с данными;

SCCP подсистема - оптимизирована для проведения локальных видеоконференций, с целью организации взаимодействия между абонентскими терминалами внутренних систем.

К оборудованию SCCP - подсистемы относятся следующие устройства:

видеотерминалы персонального использования (IP-видеотелефоны);

унаследованные голосовые терминалы (IP - телефоны);

унаследованные системы аналоговой телефонии и голосовые шлюзы;

унаследованные серверы;

серверы многоточечной видеоконференцсвязи.

Интеграция подсистем в единую систему обеспечивается за счет использования протокола Н.323 и взаимодействия между терминальным оборудованием, относящимся к различным подсистемам.

В рамках СВКС используется система управления видеоконференциями. Состав системы оптимизирован с учетом выделения двух функциональных подсистем СВКС и состоит из двух компонентов - системы планирования видеоконференций и системы управления абонентскими терминалами.

Система планирования на базе Radvision представляет удобный графический интерфейс для планирования и мониторинга видеоконференций. Управление осуществляется через web-интерфейс, поэтому на месте оператора нет необходимости устанавливать какое-либо дополнительное программное обеспечение.

При этом оператор в любой момент обладает полной информацией о конференциях, проходящих в подконтрольных системах. В любой момент можно подключить или удалить терминал из конференции, изменить расположение картинок участников на экранах, а также включить или отключить звук участникам. Web-интерфейс сервера также позволяет следить за использованием ресурсов сервера и управлять форматом медиапотоков.

Radvision является системой планирования конференций и ресурсов с очень широким функционалом. В частности, система планирования производит оценку объема ресурсов, необходимых для проведения конференций, и выполняет резервирование ресурсов MCU. Кроме того, Radvision позволяет создавать повторяющиеся и сложные расписания видеоконференций с автоматическим оповещением участников о дате, времени, тематике и составе участников.

Наиболее важная сервисная функция системы планирования заключается в сборе участников конференции в момент начала конференции. Данная функция реализуется посредством автоматического вызова терминалов, участвующих в конференции, напрямую с сервера MCU.

Еще одной важной особенностью системы является возможность заблаговременно автоматически проверить доступность вызываемого терминала, что гарантирует работоспособность терминала ко времени начала конференции.

Использование Radvisioni позволяет полностью автоматизировать процесс организации видеоконференции и свести участие администратора системы к мониторингу и оперативному реагированию на внештатные ситуации.

Простота реализации перечисленных функций позволяет чаще и эффективнее использовать систему видеоконференции по сравнению с обычными Н.323 решениями, не обладающими подобным широким функционалом.

Система управления абонентскими терминалами состоит из двух подсистем, соответствующих функциональным подсистемам СВКС Управления, где управление видеотерминалами персонального использования, относящимся к SCCP - подсистеме, осуществляется через web-интерфейс. Данный подход наследует все механизмы и возможности, связанные с управлением голосовыми IP-телефонами, такие как обновление ПО, контроль присутствия абонента в сети, назначение, смена номера и т.д. Следовательно, видеотерминалы персонального использования оптимизированы для участия в конференциях по запросу, управление терминалами при помощи CallManager позволяет обеспечить максимально точную настройку, соответствующую специфике конференций по запросу.

Для управления абонентскими терминалами группового использования, относящимися к Н.323 - подсистеме, используются Network Manager.network Manager позволяет автоматически отслеживать состояние абонентских терминалов, вести журнал и диагностировать ошибки, возникающие в процессе видеоконференцсвязи. Видеотерминалы группового использования оптимизированы для применения в запланированных конференциях, предполагающих использование системы планирования видеоконференций. В связи с этим использование Network Manager, позволяет создать систему планирования и управления многоточечными видеоконференциями, обладающую максимальным набором функций, с единым интерфейсом доступа и без необходимости дублирования служебной информации. Решения по организации взаимодействия должны иметь доступ к сервисам СВКС с использованием зарегистрированных в системе абонентских терминалов на различных устройствах уровня доступа.

SCCP - видеотерминалы регистрируются на сервере. При включении терминал запрашивает с сервера CallManager конфигурационную информацию, в соответствии с которой настраиваются различные параметры терминала. По завершении настройки терминал периодически обменивается с CallManager служебными сообщениями, подтверждающими готовность терминала к работе.

Таким образом, CallManager всегда имеет полный список SCCP-видеотерминалов, подключенных к СВКС. Данная информация может быть затребована администратором системы при устранении неполадок в работе СВКС.

IP-телефоны, в зависимости от размещения, регистрируются либо на серверах кластера CallManager, либо на серверах CallManager Express, установленных в региональных таможнях УТУ. Процедура регистрации и настройки в обоих случаях аналогична процедуре регистрации SCCP - видеотерминалов.

Н.323 - терминалы регистрируются и являются частью программного обеспечения маршрутизаторов. Конфигурирование Н.323 - терминалов не связанно с процедурой регистрации и выполняется независимо. Регистрация терминалов осуществляется с целью обеспечения контроля доступа к сервисам СВКС, для обеспечения единства используемого номерного плана и упрощения администрирования СВКС.

Данным проектом предусматриваются различные сценарии использования системы видеоконференцсвязи, различающиеся количеством участников сеанса видеосвязи, типами абонентских терминалов и процедурами организации конференций.

Двухточечные видеоконференции - это такие видеоконференции, где производится установление видео, - это соединения между двумя абонентскими терминалами. При проведении двухточечных конференций, не используются ресурсы серверов MCU и DCS. Исключения могут составлять случаи, когда видеоконференция проводится между двумя терминалами с полностью несовместимыми наборами аудио - и видео кодеков. Данная двухточечная конференция является частым случаем запланированной многоточечной конференции, к которой по ходу проведения могут подключаться дополнительные участники. Двухточечная конференция является также начальным этапом конференции по запросу, в ходе которой подключение дополнительных абонентов производится по инициативе участников конференции при наличии технических возможностей на абонентских терминалах.

Многоточечные видеоконференции - это такие видеоконференции, где предусматривается одновременное участие в конференции нескольких абонентов, использующих терминальные устройства с потенциально различными характеристиками. Для проведения многоточечных видеоконференций всегда используют вычислительные ресурсы серверного оборудования СВКС.

Запланированные конференции - это такие конференции, где предполагается предварительное согласование времени и состава участников конференции. В соответствии с классификацией, запланированными являются масштабные конференции, проведение которых является одной из основных задач СВКС. В связи с этим запланированные конференции в СВКС УТУ проводятся с использованием Н.323 - сервисов MCU под управлением Н.323 - привратников уровня ядра. Резервирование и контроль использования ресурсов MCU при проведении запланированной конференции выполняет сервер планирования конференций.

Концепции по запросу возникают по запросу в ходе проведения двухточечной конференции по инициативе одной из сторон, желающей подключить к диалогу третью сторону. Большая часть конференций в таком формате проводится с участием трех - четырех персональных систем видеоконференцсвязи (локальные концепции). Концепции по запросу в СВКС Управления проводятся с использованием SCCP - сервисов MCU. Возможность проведения конференции по запросу, количество участников такой конференции, качество обслуживания абонентов определяются наличием свободных (незарезервированных) ресурсов на серверном оборудовании СВКС, параметрами абонентских терминалов и наличием у сторон прав на проведение конференций.

В проекте системы видеоконференцсвязи представлена схема проведения многоточечных видеоконференций, где организовывается взаимодействие между компонентами СВКС при проведении запланированной конференции.

Перед запланированной видеоконференцией на сервере MCU при помощи системы планирования конференций резервируется часть вычислительных ресурсов, соответствующая потребностям запланированной конференции. Ресурсы, зарезервированные для проведения конференции, объединяются в группу, называемую сервисом MCU.

Использование системы видеоконференцсвязи предназначается для:

проведения масштабных видеоконференций с участием большого количества абонентов (ФТС России);

проведения рабочих видеоконференций с подразделениями Управления.

Требования СВКС Управления:

возможность интеграции в СВКС ФТС России;

использование системы IP-телефонии с ведомственной телефонной связью;

использование ресурсов оборудования максимально эффективно;

взаимозаменяемость оборудования;

устанавливаемое оборудование должно иметь единую систему управления.

С учетом всех требований в проекте предусматривается использование следующих моделей оборудования и программного обеспечения:

абонентские видеотерминалы;

системы аудиовизуального отображения;

система визуального отображения;

система планирования конференций.

2.3 Описание конференц-системы

До настоящего времени происходит постоянное совершенствование СВКС. Так, с 1 июня 2011 г. по 31 декабря 2011 г. интегрирована конференц-система для существующей СВКС УТУ ФТС России.

Установленная конференц-система интегрирована к существующему оборудованию СВКС.

Микрофоны подключаются последовательной цепочкой к центральному блоку.

Система Realtronix имеет многомодульную систему настройки-управления, что позволяет управлять оборудованием в помещении.

Логическая схема приведена на рис.1.

Рис.1 Логическая схема подключения конференц-системы

Интегрируемая конференц-система Realtronix состоит из центрального блока, 12 пультов делегатов и 1 пульта председателя, которые в дальнейшем будут устанавливаться на рабочих местах участников конференции. Все пульты соединяются общим кабелем, и подключаются к центральному блоку. Управление конференц-системой осуществляется с помощью рабочей станции, а также в автоматическом режиме по заданным параметрам в центральном блоке.

Микрофонный пульт системы - это рабочее место каждого участника совещаний. Конференц-система Realtronix имеет в своем составе микрофонные пульты настольного и врезного исполнения. Настольные микрофонные пульты оборудованы:

микрофоном на гибкой шее с индикатором состояния;

громкоговорителем;

кнопками запроса на выступление и голосование;

гнездами для наушников с регулятором громкости.

Конференц-система Realtronix поддерживает одновременную работу от 1 до 1024 микрофонных пультов, что позволяет устанавливать систему в любых залах.

Центральный блок - является "сердцем" конференц-системы и обеспечивает питание микрофонных пультов, обработку и обмен данными в реальном времени между различными устройствами.

Система не требует предварительных настроек установки адреса для каждого микрофонного пульта, что бывает в других конференц-системах, т.е. адрес задается автоматически при включении центрального блока.

Центральный блок системы Realtronix имеет дополнительные функции:

интерфейс системы эхоподавления;

программируемые порты для управления внешними устройствами (камеры, DVD-ресивер, модули управления проекционными экранами и занавесями), как собственного производства, так и других производителей;

освещенность зала под стиль конкретного совещания.

Центральный блок осуществляет контроль системы и дает возможность управлять ею с помощью рабочей станции. В случае отказа рабочей станции, центральный блок автоматически переходит в автономный режим работы, тем самым, не нарушая сеанс видеоконференции.

Функции автономной работы центрального блока осуществляются:

в режиме ограничения количества - в данном режиме устанавливается максимально разрешенное количество одновременно включаемых микрофонов. Следовательно, каждый делегат может включить свой микрофон в любое время, тем самым, выступающий делегат ставится в очередь на выступление;

в режиме прерывания - каждый делегат во время видеоконференции включает свой микрофон, тем самым, выключает предыдущий;

в режиме председателя - в данном режиме может быть включен только микрофонный пульт председателя;

в свободном режиме - без каких-либо ограничений для делегатов.

Микрофонный пульт делегата дает возможность участнику конференции выступить и слушать выступления других участников через встроенный в корпус громкоговоритель. Для предотвращения возникновения обратной связи в момент включения микрофона громкоговоритель находится в выключенном состоянии. Кроме громкоговорителя, в корпусе микрофонного пульта имеются встроенная кнопка включения или выключения микрофона, кнопки для голосования с подсветкой, индикатор состояния пульта, регулятор громкости для подключения внешних наушников.

Микрофонный пульт председателя имеет те же функции, что и микрофонный пульт делегата, не считая дополнительной кнопки приоритета, которая дает возможность выключить все микрофоны делегатов, которые были активированы во время видеоконференции. При удерживании данной кнопки делегаты не смогут включить свои микрофоны.

Работа СВКС зависит от пуско-наладочных работ на уровне установки и настройки конференц-системы, которая производилась после подтверждения заказчиком готовности существующего оборудования и помещения, а также согласования мест размещения оборудования в помещении. В установку включена распаковка всех компонентов, монтаж центрального элемента в технологическую стойку и подключение к сети питания. Программное обеспечение (ПО) для управления оборудованием установлено на рабочую станцию, которая соединена с центральным блоком конференц-системы посредствам СОМ - порта.

Таким образом, от хорошо отлаженной работы всех частей системы видеоконференцсвязи зависит работа таможенных органов Уральского округа, зависит оперативное восприятие информации и быстрое принятие правильных решений по рассматриваемым вопросам, зависит совершенствование информационных технологий, определение направлений и модернизация развития системы видеоконференцсвязи на дальнейшую перспективу, управление обеспечением проведения двусторонней и многосторонней сеансов аудио - и видеосвязи между таможенными органами Уральского федерального округа и подключения в систему ВКС Федеральной таможенно службы, а также зависит перспектива развития всех таможенных органов страны.

Заключение

Для принятия любого управленческого решения имеет огромное значение информация, сбор и обработка информации, от качества которых зависит конечное решение вопросов. Все это свидетельствует о важности информационного обеспечения управления. На протяжении 20 лет своего развития Главный научно-информационный вычислительный центр Федеральной таможенной службы России обеспечивает информационно-техническую поддержку деятельности таможенных органов. В условиях вступления в силу законов и нормативов Таможенного союза приобретает особую значимость обеспечение четкого взаимодействия между подразделениями таможенных служб, разработки современных компьютерных программ, новых технологических систем и внедрение передовых форм информационных технологий.

Подобные документы

Снижение рисков и повышение эффективности организации. Модернизация информационных технологий. Решения проблемных вопросов возникших при реализации и управлении проектом внедрения. Развитие информационных технологий по системам видеоконференцсвязи.

курсовая работа , добавлен 05.02.2012


Проблемы автоматизации документооборота, бухгалтерского учета и других формализованных процессов управления производством. Современное состояние информационных технологий в России, методы внедрения IT как инструмента управления экономикой предприятия.

курсовая работа , добавлен 02.08.2015


Понятие информационных систем управления предприятием, оценка их роли и значения, проблемы и задачи в процессе внедрения. Анализ и оценка использования информационных технологий на исследуемом предприятии, разработка путей его совершенствования.

дипломная работа , добавлен 16.02.2012


Понятие и классификация информационных технологий управления. Значение использования информационных систем для обеспечения эффективного управления предприятием. Использование информационных технологий в управлении "Росинтер ресторантс холдинг".

курсовая работа , добавлен 22.01.2015


Характеристики информационных систем. Современные системы управления полиграфической организацией. Совершенствование управления предприятием на основе информационных технологий. Анализ системы управления и финансового состояния ООО "ПолиГрафиксПрим".

дипломная работа , добавлен 15.06.2015


Понятие и классификация информационных технологий и систем, их виды. Современные компьютерные технологии в управлении гостиницами и ресторанами. Анализ использования информационных технологий менеджерами гостиниц и ресторанов, их совершенствование.

курсовая работа , добавлен 15.02.2012


Анализ и статистика внедрения функционирования бизнес-процессов на отечественных предприятиях. Оценка экономической эффективности от внедрения процессного подхода управления в организации. Совершенствование информационных систем в современных компаниях.

курсовая работа , добавлен 29.05.2014


Роль информационных технологий в управлении персоналом. Анализ финансовой деятельности предприятия, оценка эффективности системы управления персоналом с применением информационных технологий "Контур - Персонал" и "Контур – Зарплата", их совершенствование.

дипломная работа , добавлен 14.09.2012


Особенности внедрения автоматизированных технологий в документационное обеспечение управления в АО "Тандер". Анализ этапов расчета экономической эффективности при внедрении системы автоматизации. Анализ основ организации информационных технологий.

курсовая работа , добавлен 30.03.2017


Теоретический анализ систем управления персоналом: сущность, виды, механизмы внедрения. Характеристика современных направлений исследований в области управления персоналом. Изучение механизма внедрения современных кадровых технологий на ООО "Инна Тур".

Аннотация: Предпосылки быстрого развития информационных технологий. Этапы развития информационных технологий. Тенденции развития ИТ. Развитие ИТ и организационные изменения. Развитие ИТ и организационные изменения в организации.

Введение

Наиболее характерная черта нынешнего развития мировой экономики - колоссальные успехи и достижения в области техники и технологии, развитие наукоемких производств. Высокие темпы развития науки и технологий, а главное масштабы и темпы их внедрения в производство и общественную жизнь, превратили научно-техническую революцию в естественный процесс, она стала перманентной. Благодаря развитию коммуникаций и росту уровня образования, "ноу-хау" сейчас практически сразу после изобретения становятся общечеловеческим достоянием. В условиях динамичного развития рынка, усложнения его инфраструктуры информация становится таким же стратегическим ресурсом, как и традиционные материальные и энергетические.

Старая истина гласила, что "тот, кто владеет золотом, то владеет миром". Сегодня это не так? миром владеет тот, кто владеет информацией. Но реальную власть дает не сама информация как таковая, а умение её извлекать, собирать, анализировать и с пользой применять. А это означает, что важные для бизнеса данные необходимо использовать с целью получения максимальных выгод. И, если получаемые в результате преимущества велики, то это дает все основания считать такую информацию одним из ключевых бизнес-активов предприятия. Если компания будет пренебрегать этими возможностями, то она рискует быстро оказаться на обочине рынка.

Современные технологии, позволяющие создавать, хранить, перерабатывать данные и информацию, обеспечивать эффективные способы представления информации, стали важным фактором конкурентоспособности и средством повышения эффективности управления всеми сферами общественной жизнедеятельности. Уровень информатизации является сегодня одним из главных факторов успешного развития всякого предприятия.

Менеджер любого уровня при принятии решений основывается лишь на доступной ему информации о предмете управления, поэтому от качественных характеристик этой информации таких, как адекватность , полнота , достоверность , своевременность, непротиворечивость и т. п., непосредственно зависит эффективность его работы. В современных условиях информационные технологии и системы играют и будут играть все большую роль и в достижении стратегических целей компаний. Это влечет за собой новые требования к информационным системам и их функциям. Они не могут оставаться просто инструментом, обеспечивающим обработку информации для отделов и конечных пользователей внутри предприятия. Теперь они должны давать новые изделия и услуги, основанные на информации, которые обеспечат бизнесу конкурентное преимущество на рынке.

Используемые на предприятии информационные технологии поддерживают реализацию деловых решений менеджеров. Однако, в свою очередь , новые системы и технологии диктуют свои специфические условия ведения бизнеса, изменяют компании. И каких бы консультантов в этой области руководитель не привлекал, окончательные решения необходимо принимать ему лично. Менеджер должен уметь извлекать максимальную выгоду из потенциальных преимуществ информационных технологий. Он обязан обладать достаточными знаниями для того, чтобы осуществлять общее руководство процессом применения и развития информационных технологий в компании и понимать, когда требуются дополнительные затраты ресурсов в этой области или помощь сторонних специалистов.

Основная цель этого курса - дать общее системное представление об информации, методах ее хранения, обработки и передачи, о современных информационных технологиях и системах, истории их развития, влиянии на общество и бизнес, методологиях их применения в деятельности предприятия. Поскольку каждая из рассматриваемых в курсе тем представляет собой достаточно большую и самостоятельную предметную область применения современных информационных технологий в управлении бизнесом и информационного менеджмента, то разные темы курса можно рассматривать как вводные в соответствующие дисциплины.

1. Развитие информационных технологий

Информационные технологии (ИТ) являются наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов общества. К настоящему времени ИТ прошли несколько эволюционных этапов, смена которых определялась главным образом техническим прогрессом, появлением новых технологических средств поиска и переработки данных. Последний по времени этап, часто называемый новым, характеризуется изменением направленности ИТ с развития технических средств на создания стратегического преимущества в бизнесе.

1.1. Предпосылки быстрого развития информационных технологий

До недавнего времени информация не считалась важнейшим активом для компании. Процесс управления деятельностью организации в большой степени зависел от персонального воздействия первых лиц компаний без обширного процесса координации усилий менеджеров и анализа данных. Деловые решения принимались первыми лицами компаний чаще всего на основе опыта и интуиции, и лишь в небольшом числе случаев - на основе специально подготовленной информации, содержащей варианты решений и оценку вероятности их осуществимости. Лишь мощные компании могли позволить себе иметь аналитические центры, готовившие материал для принятия решений. Развитие вычислительной техники кардинально изменило окружающую среду бизнеса. На рис. 1.1 показаны главные предпосылки развития ИТ, основанные на компьютерных и телекоммуникационных технологиях.

Рис. 1.1.

Глобализация и интегрированное развитие индустриальных экономик значительно расширяет возможности бизнеса. Информационные технологии и информационные системы (ИТ/ИС) обеспечивают мобильный доступ и аналитическую мощь, которые удовлетворяют потребности в проведении торговли и руководстве предприятиями в масштабе стран и континентов. Это создает угрозы национальным и региональным фирмам: глобальная связь и системы управления доставляют потребителю информацию о предложениях, качестве и ценах и позволяют совершать сделки и заказы в течение 24 часов в сутки в любом месте, где есть доступ в сеть.

В результате этого изменились сами составляющие бизнеса (табл. 1.3):

Cовременное состояние ИТ можно охарактеризовать следующими положениями:

• наличие большого количества программно-аппаратных комплексов и платформ для эффективного управления и сопровождения производства, промышленно функционирующих баз данных и хранилищ знаний большого объема, содержащих информацию по всем направлениям деятельности общества;
• наличие технологий, обеспечивающих интерактивный доступ любого пользователя к информации и ресурсам - технической основой для этого служат открытые (Free) и корпоративные системы поиска информации (Information Retrieval Systems - IRS) государственные и коммерческие системы связи, глобальные (Global Network Systems), национальные (NNS) и региональные (RNS) информационно-вычислительные сети; международные соглашения, стандарты и протоколы обмена данными;
• расширение функциональных возможностей ИТ, обеспечивающих распределенную работу баз и хранилищ данных с данными разнообразной структуры и содержания, мультиобъектных документов, гиперсред; создание локальных и интегрированных проблемно-ориентированных ИС различного назначения на основе мощных серверов и локально-вычислительных сетей;
• включение в ИС специализированных интерфейсов пользователя для взаимодействия с экспертными системами (Expert System - ES), систем поддержки принятия решения (Decision Support System - DSS), систем поддержки исполнения (Executive Support System - ESS), систем машинного перевода (Translating Computer System - TCS) и другие технологии и средства.

Также можно выделить пять основных тенденций в развитии ИТ:

1. Глобализация. Компании могут с помощью ИТ вести дела на мировом рынке, где угодно, немедленно получая исчерпывающую информацию. Происходит интернационализация программных средств и рынка информационного продукта. Получение преимуществ за счет постоянного распределения информационных расходов на более широкий географический регион становится необходимым элементом стратегии.
2. Конвергенция. Стираются различия между промышленными изделиями и услугами, информационным продуктом и средствами его получения, их профессиональным и бытовым использованием. Передача и прием цифровых, звуковых и видеосигналов объединяются в одних устройствах и системах.
3. Усложнение информационных продуктов и услуг. Информационный продукт в виде программно-аппаратных средств, баз и хранилищ данных, служб эксплуатации и экспертного обеспечения имеет тенденцию к постоянному развитию и усложнению. В то же время интерфейсная часть ИТ при всей сложности решаемых задач постоянно упрощается, делая все более комфортным интерактивное взаимодействие пользователя и системы.
4. Способность к взаимодействию (Interoperability). Проблемы оптимального обмена данными между компьютерными информационными системами, между системой и пользователями, проблемы обработки и передачи данных и формирование требуемой информации приобрели статус ведущих технологических проблем. Современные программно-аппаратные средства и протоколы обмена данными позволяют решать их во все более полном объёме.
5. Ликвидация промежуточных звеньев (Disintermediation). Развитие способности к взаимодействию однозначно ведет к упрощению доставки информационного продукта к потребителю. Становится ненужной цепочка посредников, если есть возможность размещать заказы и получать требуемое непосредственно с помощью ИТ.

Применительно к бизнесу это означает следующее:

• осуществление распределенной обработки данных, когда на рабочем месте достаточно ресурсов для получения и анализа информации;
• создание развитых систем коммуникации, когда рабочие места объединены для максимально быстрой пересылки сообщений;
• устранение помех в системе интеграции организация - внешняя среда, прямой доступ в мировые информационные потоки;
• создание и развитие систем электронных заказов и торговли;
• поддержка социальных сетей.

Рассмотренные выше изменения требований к группам интересов в сфере ИТ и информационной культуре компании обусловлены динамикой развития предприятий и внешней среды и приводят к функциональным изменениям в системе управления. Основные аспекты этого развития и их влияние на роль ИТ в управлении предприятием указаны ниже.

От обработки данных - к управлению знаниями

Уже давно отпала необходимость рассматривать ИТ только как средство обработки данных. С помощью технологий из данных надо извлекать информацию для нужд пользователя, а возникающая в этой связи проблема "информационных перегрузок" требует современных быстродействующих средств отбора, дальнейшей обработки и обновления информации. При этом следует продумать вопрос о коммерчески выгодных и удобных интерфейсах, а также о взаимодействии совместно используемых знаний между организационными подразделениями и партнерами по кооперации.

Быстрая интеграция сетей локальных систем с региональными и даже интернациональными структурами приводит к отказу от классических рабочих полей информатики и широкому привлечению средств телекоммуникаций. Организационно это ведет к "размыванию" информационных границ предприятия. Все труднее становится определить, где оно начинается и где кончается.

Создание и эксплуатация соответствующей коммуникационной структуры для подобных "виртуальных предприятий" относятся к задачам информационного менеджмента так же, как и классическая функция обеспечения производственного процесса или разработки товаров и услуг на базе ИТ. Дело при этом состоит не только в обработке информации, но и рациональном распределении и использовании знаний. Знания должны приносить прибыль и, если можно, сегодня!

Кроме того, работники и руководители предприятия должны учитывать на профессиональном уровне все новые и важные для ИТ аспекты. Примером может служить вопрос о технологическом и хозяйственном значении технологий Internet/Intranet. Именно на информационно-технологической службе лежит ответственность за создание платформы, на которой станет возможным корпоративный менеджмент, включая квалифицированную подготовку (в том числе и психологическую) персонала.

Децентрализация и рост информационных потребностей

Ориентация на максимальное сближение с клиентом потребовала от предприятий перехода к горизонтальным, децентрализованным структурам. Принятие решений в условиях децентрализации привело к резкому росту потребностей в информации относительно процесса производства товаров и услуг. Возникла необходимость в более подробном ознакомлении третьей стороны с состоянием дел в соответствующих хозяйственных областях и системами реализации качества продукта. В новой обстановке обеспечение информацией по всем направлениям должно функционировать безупречно.

Использование ИТ призвано нивелировать организационную сложность предприятия. Ранее это достигалось благодаря возложению на компьютеры сложных вычислений и обработки документации в очень больших объемах. Сейчас речь идет о том, чтобы непрерывно усложняющиеся горизонтальные и вертикальные модели взаимосвязей (структуры которых в свою очередь постоянно меняются) совершенствовались с помощью новой коммуникационной технологии.

Ранее на предприятиях устанавливались мощные вычислительные центры, готовившие огромное количество цифровых отчетов, на базе которых в последующем осуществлялось управление хозяйственной деятельностью. Сейчас задача ИТ-служб компании состоит в том, чтобы разработать такую технологию, с помощью которой можно было бы постоянно держать в курсе событий менеджеров и их партнеров, принимающих решения в условиях децентрализации. Новые информационно-технологические системы должны обеспечивать не какую-то абстрактную хозяйственную систему, а конкретных партнеров, которые в разнообразных формах участвуют в хозяйственном процессе.

Интеграция децентрализованных систем

Информация на предприятиях обрабатывается в рамках самых разнообразных систем, часто не связанных друг с другом. Обеспечение их широкой доступности для всех сотрудников (а также внешних партнеров) и облегчение тем самым принятия творческих решений может стать критически важным фактором успеха для многих предприятий. Вместе с тем, объединение по вертикали и горизонтали информационно-технологических систем, возникших в условиях децентрализации, кажется почти невозможным. Во всяком случае, в классических областях ИТ опыт на этот счет отсутствует. Тем не менее, интеграция должна произойти.

Постановка подобной цели необходима высшему менеджменту для реального управления изменениями. Организационным рычагом в ее достижении могут стать виртуальные, проектные и рабочие группы, объединенные общими интересами выполнения текущих проектов и решения долгосрочных задач. Возможно, такие группы смогут даже эффективно управлять функциями распределенных отделов компании и сопровождающих их деятельность ИТ. Целью в этом случае мог бы стать интеграционный подход к взаимосвязанным технологическим, социальным, функциональным и хозяйственным процессам компании.

Капиталовложения и риски

Капиталовложения в ИТ сегодня влекут за собой многочисленные последствия. С одной стороны, они открывают определенные перспективы, а с другой - могут лишить предприятие перспективных возможностей в будущем из-за зависимостей, связанных с быстрыми технологическими изменениями и "привязки" к какой-либо одной технологии или определенному поставщику. Поэтому решения о капиталовложениях в ИТ не должны приниматься, пока не будут оценены риски применения тех или иных компьютерных и телекоммуникационных средств и не получена профессиональная консультация, по какому пути пойдет развитие следующего поколения технологии. При планировании капиталовложений в ИТ необходимо в обязательном порядке "держать" в уме конечную цель их приобретения и развёртывания - насколько ИТ будут способствовать реализации бизнес-стратегии предприятия.

Психологический фактор и языковые уровни

Естественно, что новая технология повышает производительность, помогает фирме добиться лучших хозяйственных результатов. Наряду с этим, менеджеры должны знать о том, как мыслят и как работают люди, использующие новую технологию. Фирмам, которым это удается лучше, могут надеяться на большую отдачу от средств, вложенных в ИТ.

Изготовители информационной техники и интеграционные команды должны научиться делать предложения не только в узкоспециальных терминах. На переговорах партнер будет ставить вопросы, имеющие принципиальное значение для высшего менеджмента в его компании. Здесь важно, чтобы обе стороны вышли на новый переговорный уровень, на котором стороны говорили бы на одном языке. Речь в этом случае идет скорее не о качестве техники, а о качестве услуг в сфере ИТ. Техника, разумеется, должна хорошо работать, быть на высоком уровне. Вместе с тем ее изготовитель должен почувствовать себя на месте менеджера, который с помощью ИТ стремится добиться конкурентных преимуществ. Чистый продавец в системе сбыта ИТ уходит в прошлое. Аналогичная ситуация должна складываться и на самом предприятии, особенно когда речь идет о многопрофильном производстве или оказании разнообразных услуг. Умение ИТ-менеджера находить общий язык с менеджерами подразделений должно перестать быть искусством одиночек, а превратиться в повседневную практику.

1.4. Развитие ИТ и организационные изменения на предприятиях

Новые информационные технологии и реализованные на их основе информационные системы являются мощным инструментом для организационных изменений, которые "вынуждают" предприятия перепроектировать свою структуру, область деятельности, коммуникации, ресурсы, т. е. провести полный реинжиниринг бизнес-процессов для достижения новых стратегических целей. В таблице 1.4 показаны некоторые технические и технологические новации, применение которых неизбежно приводит к необходимости изменений в организации.

Факторы, приводящие к необходимости реинжиниринга предприятия

Внедрение информационных технологий может приводить к организационным изменениям различной степени: от минимальных до далеко идущих. Всё зависит от стратегии развития компании, предметной области её деятельности, от развитости сети бизнес-процессов, от степени интегрированности информационных ресурсов и, конечно, от степени решимости и настойчивости высшего руководства предприятия довести начатые преобразования до логического завершения.

На рисунке 1.3 показаны четыре основных класса структурных изменений в компании, которые поддерживаются информационными технологиями. Каждый из них имеет свои последствия и риски.

Наиболее распространенная форма организационных изменений с помощью ИТ - автоматизация бизнес-процессов (Business Process Automation - BPA). Первые приложения, разработанные с помощью ИТ, затронули финансовые операции и документооборот, так как это наиболее формализованная часть деловых процессов компании. Расчеты и исполнение платежей, контроль транзакций и перемещения документов, прямой доступ клиентов к своим депозитам - вот стандартные примеры ранней автоматизации. Риск внедрения этих технологий был минимальным, выигрыш очень большим.

Более серьезный тип изменений - реинжиниринг (перепроектирование) бизнес-процессов (Business Process Reenginee-ring - BPR), в течение которого процессы заново идентифицируются, анализируются, переосмысляются и изменяются с целью оптимизировать производство радикально уменьшить затраты. Использование ИТ помогает реализовать все эти процессы с наибольшей эффективностью. Реинжиниринг бизнеса реорганизует производственные и управленческие процессы, комбинирует и улучшает их, устраняет дублирование однотипных операций. Всё это требует нового, свежего видения проблем предприятия и его места в сложившихся рыночных отношениях и в современном мире.

Процедуры BPA, BPI и BPR, как правило, ограничены отдельными функциями, процессами, подразделениями компании или отдельными частями бизнеса. Риск таких изменений становится ощутимым, если предприятие должным образом не подготовлено к необходимым изменениям как в процедурной или процессной областях, так и в системе управления деятельностью предприятия.

Новые ИТ, в конечном счете, призваны изменить природу всей организации, трансформируя ее цели и стратегические устремления (Paradigm Shift - PS). Например, освоение принципиально новой ниши рынка, открытие филиалов компании в других странах, приобретение другой компании или слияние с компанией партнера и т. д. Такие организационные изменения обладают наибольшим риском, но они несут и наивысшую отдачу. Руководство компании должно осознанно подходить к изменениям такого типа, понимая всю меру ответственности за принимаемые глобальные решения.

В таблице 1.6 показано качественное распределение компаний по признаку отсталости или успешности внедрения и применения новых ИТ-технологий.

В развитии вычислительных и информационных систем предприятий в настоящее время основная тенденция заключается во все большей интеграции ИТ/ИС для максимальной отдачи, повышения эффективности использования и роста "возврата инвестиций".

Информационные технологии и управление предприятием Баронов Владимир Владимирович

Стратегия развития информационных технологий на предприятии

В современных условиях многие проблемы бизнеса могут быть решены с помощью информационных технологий. Вместе с тем на предприятии, как правило, существует ряд проблем, связанных в основном с отсутствием единой корпоративной политики в области информационных технологий (ИТ) и стратегии создания корпоративной информационно-управляющей системы (КИУС) предприятия в целом.

Под ИТ-стратегией следует понимать формализованную систему подходов, принципов и методов, на основе которых будут развиваться все компоненты КИУС. Целью проекта по разработке ИТ-стратегии является организация интегрированного корпоративного процесса по развитию информационных технологий для обеспечения их соответствия основным целям и направлениям развития бизнеса предприятия. Достижение указанной цели позволит обеспечить:

Совершенствование системы управления;

Целенаправленное планирование и внедрение информационных технологий;

Ориентацию информационных технологий для решения проблем бизнеса;

Создание единого информационного пространства предприятия;

Снижение совокупной стоимости владения информационными технологиями (закупка, разработка, внедрение, обучение, сопровождение и т. д.);

Сокращение сроков внедрения новых информационных технологий, получение быстрых и тиражируемых результатов;

Повышение эффективности используемых информационных технологий и отдачи от инвестиций в информатизацию;

Возможность быстро и экономично расширять информационную инфраструктуру в будущем;

Повышение конкурентоспособности и акционерной стоимости.

Процесс разработки стратегии, в который необходимо вовлечь высшее руководство и специалистов, должен быть нацелен на поиск ясных ответов на следующие вопросы:

Как определена стратегия бизнеса?

Каково текущее состояние информационных технологий?

Как должно выглядеть их будущее?

Какие методологии и продукты должны использоваться?

Какая технологическая архитектура должна быть построена?

Каким требованиям должна отвечать квалификация персонала?

Насколько корректны имеющиеся инициативы?

Соответствующий документ предназначен для руководства предприятия и отражает следующие факторы:

Роль информационных технологий в решении проблем развития бизнеса;

Состав основных направлений развития информационных технологий и сформированный портфель инвестиционных проектов, сгруппированных по приоритетам реализации;

Поэтапный план внедрения, использования и развития информационных технологий на 3–5 лет;

Оценку стоимости развития информационных технологий в привязке к портфелю инвестиционных проектов и этапам плана;

Предложения по организации централизованного управления внедрением, использованием и развитием информационных технологий.

Приведем схему документа, содержащего стратегию развития информационных технологий и включающего ее основные компоненты.

Цель и назначение стратегии. Раздел идентифицирует основную цель создания документа, его роль в организации работ по развитию и использованию информационных технологий, квалифицирует основные категории пользователей и их задачи по развитию информатизации.

Роль информационных технологий в деятельности предприятия. В разделе определяется роль информационных технологий в развитии бизнеса и организации управления, формулируются задачи информационных технологий, поддерживающие решение бизнес-проблем.

Краткая характеристика состояния информатизации. В разделе анализируются результаты аудита существующих информационных систем, осуществляется их диагностика на предмет соответствия бизнес-процессам, выявляются функциональные пробелы и недостатки. Дается краткое описание технологической архитектуры и используемых программно-технических средств, квалифицируются пользователи и оценивается степень их удовлетворенности. Оценивается уровень квалификации персонала (сотрудников ИТ-службы и пользователей) в области информационных технологий. Приводятся экономические параметры текущего состояния информатизации.

Анализ имеющихся инициатив и проблемных областей. В разделе проводится анализ существующих планов развития и предлагаемых проектов в аспекте их соответствия информационным потребностям, стратегии развития бизнеса и организации управления. На основании пробелов в покрытии информационными системами наиболее существенных бизнес-процессов оценивается степень соответствия существующей системы управления развитием и использованием информационных технологий основным требованиям развития бизнеса.

Оценка готовности к изменениям. В разделе дается анализ готовности руководства предприятия и структурных подразделений к внедрению новых или модификации существующих информационных систем и связанным с этим организационным изменениям, оценивается необходимость реорганизации системы управления и бизнес-процессов, имеющиеся для проведения перечисленных работ ресурсы.

Основные направления развития информатизации. В разделе определяется общая картина будущего состояния информационных технологий предприятия, осуществляется идентификация и детализация основных направлений развития информатизации с учетом необходимости их согласования с корпоративной стратегией, указывается приоритетность направлений с точки зрения общей стратегии развития бизнеса и организации управления.

Портфель инвестиционных проектов по развитию информатизации. Формируется перечень конкретных проектов по основным направлениям развития информатизации, осуществляется выбор основных системных решений по их реализации. Формируется поэтапный план развития информатизации на требуемый период.

Ожидаемые результаты. Формируется перечень ожидаемых результатов от реализации портфеля выбранных проектов, прогнозируется оценка их влияния на основные показатели деятельности предприятия.

Оценка необходимых ресурсов. В разделе дается оценка сроков и стоимости реализации выбранных проектов в зависимости от организации их разработки и внедрения (внутренними силами, с привлечением внешних исполнителей, путем выбора генерального системного интегратора в качестве стратегического партнера и т. п.).

Требования к организации работ по развитию информатизации. Предлагается организационная модель развития информационных технологий, включающая роли и функции руководства предприятия, его структурных подразделений, вовлекаемых в процесс развития информатизации. Определяются основные принципы управления процессом развития и контроля за соответствием получаемых результатов ожидаемым.

Стратегия переходного периода. В разделе приводится анализ рисков, связанных с реализацией проектов. Определяются основные методы принятия управляющих решений, а также основные вехи переходного периода.

С позиций корпоративной философии создание стратегии позволяет обеспечить:

Понимание того, что информационные технологии должны способствовать совершенствованию управленческого процесса, а не консервировать существующие на предприятии неэффективные схемы управления;

Осознание факта, что развитие информационных технологий требует постоянного внимания со стороны высшего руководства;

Создание культуры управления с использованием информационных технологий;

Преодоление психологических барьеров персонала, выработку новой мотивации труда, необходимого настроя на перемены, понимания и поддержки происходящего;

Воспитание собственной группы специалистов, способной квалифицированно решать организационные, технические и прочие вопросы реформирования предприятия и проведения автоматизации.

Более подробно об ИТ-стратегии рассказывается в главе 4.