Поиск данных с помощью фильтров. Сортировка, поиск и фильтрация записей базы данных. Сортировка записей по нескольким полям

Используйте автофильтр или встроенные операторы сравнения, такие как "больше чем" и "первые 10", в Excel, чтобы отобразить нужные данные и скрыть остальные. После фильтрации данных в диапазоне ячеек или таблице можно либо повторно применить фильтр, чтобы получить актуальные результаты, либо очистить фильтр, чтобы заново отобразить все данные.

Используйте фильтры, чтобы временно скрывать некоторые данные в таблице и видеть только те, которые вы хотите.

Фильтрация диапазона данных

Фильтрация данных в таблице

В отфильтрованных данных отображаются только те строки, которые соответствуют указанному условия и скрывают строки, которые не нужно отображать. После фильтрации данных вы можете скопировать, найти, изменить, отформатировать, вывести на диаграмму и напечатать подмножество отфильтрованных данных, не перемещая и не изменяя его.

Кроме того, можно выполнить фильтрацию по нескольким столбцам. Фильтры являются аддитивными, что означает, что каждый дополнительный фильтр основывается на текущем фильтре и дополнительно сокращает подмножество данных.

Примечание: При использовании диалогового окна Поиск для поиска отфильтрованных данных выполняется поиск только данных, которые отображаются в списке. Поиск данных, которые не отображаются, не выполняется. Чтобы найти все данные, снимите все фильтры.

Дополнительные сведения о фильтрации

Два типа фильтров

С помощью автофильтра вы можете создать два типа фильтров: по значению списка или по критерию. Каждый из этих типов фильтров является взаимоисключающим для каждого диапазона ячеек или таблицы столбцов. Например, можно выполнить фильтрацию по списку чисел или условию, но не по обоим; Вы можете отфильтровать по значку или настраиваемому фильтру, но не к обоим.

Повторное применение фильтра

Чтобы определить, применен ли фильтр, обратите внимание на значок в заголовке столбца.

При повторном применении фильтра выводятся различные результаты по следующим причинам.

Данные были добавлены, изменены или удалены в диапазон ячеек или столбец таблицы.

значения, возвращаемые формулой, изменились, и лист был пересчитан.

Не используйте смешанные типы данных

Для достижения наилучших результатов не следует смешивать типы данных, такие как текст и число, а также числа и даты в одном столбце, так как для каждого столбца доступно только один тип команды фильтра. Если используется смесь типов данных, отображаемая команда является типом данных, который чаще всего вызывается. Например, если столбец содержит три значения, хранящиеся как число, а четыре - как текст, отображается команда текстовые фильтры .

Фильтрация данных в таблице

При вводе данных в таблицу в заголовки ее столбцов автоматически добавляются элементы управления фильтрацией.

Фильтрация диапазона данных

Если вы не хотите форматировать данные в виде таблицы, вы также можете применить фильтры к диапазону данных.

Выделите данные, которые нужно отфильтровать. Для достижения наилучших результатов столбцы должны содержать заголовки.

На вкладке " данные " нажмите кнопку " Фильтр ".

Параметры фильтрации для таблиц и диапазонов

Можно применить общий фильтр, выбрав пункт Фильтр , или настраиваемый фильтр, зависящий от типа данных. Например, при фильтрации чисел отображается пункт Числовые фильтры , для дат отображается пункт Фильтры по дате , а для текста - Текстовые фильтры . Применяя общий фильтр, вы можете выбрать для отображения нужные данные из списка существующих, как показано на рисунке:

Выбрав параметр Числовые фильтры вы можете применить один из перечисленных ниже настраиваемых фильтров.

Быстрый поиск данных Основное назначение БД – поиск нужной информации. Access позволяет производить поиск: по части имени, если вы его точно не знаете, как это имя пишется; по начальным буквам слова; по окончанию слова и т.д.; Задавая искомый фрагмент текста, можно использовать подстановочные символы подстановочные символы

Поиск данных с помощью фильтров Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >, =,). Фильтры: простые и сложные , =,). Фильтры: простые и сложные"> , =,). Фильтры: простые и сложные"> , =,). Фильтры: простые и сложные" title="Поиск данных с помощью фильтров Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >, =,). Фильтры: простые и сложные"> title="Поиск данных с помощью фильтров Фильтры позволяют отбирать записи, которые удовлетворяют заданным условиям. Условия отбора записей создаются с использованием операторов сравнения (=, >, =,). Фильтры: простые и сложные">

Поиск данных с помощью запросов Запросы осуществляют поиск данных в БД почти так же, как и фильтры. фильтрзапрос Поиск данных по записям-по полям Поиск данных в одной таблицеобъединяет данные из одной или нескольких таблиц Отображает все поля таблицытолько те, кот. нужны для поиска не сохраняется как отдельный объект можно сохранить как отдельный объект не позволяет создавать вычисляемые поля позволяет создавать вычисляемые поля Отличия

Для поиска данных или записей в списках используются фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям, а записи, не удовлетворяющие заданным требованиям, редактор временно скрывает. Отображенные записи (строки), можно форматировать, редактировать, распечатывать и т.д.

К средствам фильтрации относятся:

Автофильтр (существуют два способа применения команды Автофильтр: с помощью меню "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр" - "раскрывающийся список команд автофильтра" и с помощью кнопки "Автофильтр" на панели инструментов стандартная)

Расширенный фильтр ("Данные" - "Фильтр" - "Расширенный фильтр")Автофильтр предназначен для простых условий отборов строк, а расширенный фильтр для более сложных условий отбора записей. Условие отбора - это ограничения, заданные для отбора записей, которые отбираются редактором для отображения на экране.

Использование автофильтра для поиска записей

Перед применением команды "Автофильтр" выделите ячейку в диапазоне списка. Далее выполните команду "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр", справа от заголовков (подписей) столбцов появятся кнопки со стрелками автофильтра (раскрывающиеся списки команд автофильтра).

Если щелкнуть стрелку автофильтра, отображается список различных вариантов фильтрации и сортировки по возрастанию и убыванию. При выполнении фильтрации стрелка активного автофильтра окрашивается в синий цвет.

Список команд автофильтра и их назначение:

Все - все записи будут отображаться на экране

Первые 10... - откроется окно диалога "Наложение условия по списку" в том случае, если данные в столбце являются числами. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце.

Условие... - откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр". С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям

Уникальные имена - это список неповторяющихся записей в ячейках столбца. Если щелкнуть левой кнопкой мыши на одном из уникальных имен, то редактор скроет строки, которые не содержат выбранных данных Для того чтобы после фильтрации отобразились все записи необходимо нажать активную кнопку и выбрать команду "Все" или выполнить команду "Данные" - "Фильтр" - "Отобразить все", а для удаления автофильтра необходимо снять флажок команды "Автофильтр" в меню "Данные".

Алгоритм поиска записей отвечающих одному условию в одном столбце

Выберите ячейку в списке

Щелкните на одном из уникальных имен, редактор мгновенно скроет строки, которые не содержат выбранных данных На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу "Категории" при выбранном условии отбора "Конд. продукты"

При необходимости отфильтрованный список по одному столбцу можно фильтровать по другим столбцам.

Алгоритм поиска записей отвечающих одному или двум условиям в одном столбце

Для поиска записей по двум условиям применяется "Пользовательский автофильтр":

Выберите ячейку в списке

Выполните команду "Данные" - "Фильтр" - "Автофильтр"

Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных

Щелкните на команде "Условие", откроется окно диалога "Пользовательский автофильтр"

В двух левых раскрывающих списках выберите соответствующие операторы, а в двух правых раскрывающих списках выберите требуемые значения. Затем установите переключатель в одно из двух положений: "и", "или"

Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям.Для примера выберем следующие условия отбора: показать в списке строки, содержащие продукты, цены которых больше или равны 69,80 грн и меньше 99,99 грн.

В окне диалога "Пользовательский фильтр" можно выбрать следующие операторы:

не равно

• больше или равно

• меньше или равноКроме того, можно задавать операторы сравнения, которые, используются при фильтрации текста: «начинается с», «не начинается с», «оканчивается на», «не заканчивается на», «содержит» и «не содержит».

На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу "Цена" при выбранных условиях отбора.

Фильтр по выделенному

Фильтрация по выделенному - это быстрый способ отфильтровать записи по одному условию с помощью кнопки "Автофильтр" на панели инструментов стандартная.

Алгоритм фильтрации по выделенному:

 Выделите требуемую запись в списке

 Нажмите кнопку "Автофильтр", чтобы выполнить фильтрацию по выделенному. Редактор включит "Автофильтр" и скроет строки, которые не содержат выбранных данных

Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра

Команда "Расширенный фильтр" используется для фильтрации по более сложным условиям отбора записей, чем автофильтр, например, по нескольким условиям отбора в одном столбце, по нескольким условиям отбора в нескольких столбцах или для отбора записей по условиям отбора с помощью формулы. Перед применением команды "Расширенный фильтр" необходимо подготовить условия отбора, которые, как правило, надо располагать над списком. В связи с этим требованием на рабочем листе со списком должно быть не менее трех пустых строк, расположенных над списком. Кроме того, между списком и значениями условий отбора должна находиться хотя бы одна пустая строка.

Создание диапазона условий отбора:

Выделите заголовки фильтруемых столбцов списка и выполните команду "Копировать" любым из известных методов

Выделите первую строку для ввода условий отбора и выполните команду "Вставить" любым из известных методов

Введите требуемые критерии отбора записей в строки, расположенные под заголовками условийНа рисунке представлен образец диапазона условий отбора: показать в списке строки содержащие кондитерские продукты типа печенье в первом складе и напитки в четвертом складах.

После создания диапазона условий отбора, можно применить к списку команду "Расширенный фильтр".

Алгоритм фильтрации с помощью команды "Расширенный фильтр"

Выделите ячейку в списке

В меню "Данные" выберите команду "Фильтр" - "Расширенный фильтр"

Установите переключатель "Обработка" в положение "Фильтровать список на месте", если хотите, чтобы редактор выводил результаты фильтрации в списке, скрыв строки, не удовлетворяющие критериям отбора. Чтобы скопировать отфильтрованные записи в другую область рабочего листа, установите переключатель "Обработка" в положение "Скопировать результаты в другое место" и укажите диапазон для размещения результатов.

Проверьте исходный диапазон ячеек фильтруемого списка, диапазон должен содержать все ячейки списка с учетом ячеек заголовков столбцов

Проверьте диапазон условий отбора, он должен содержать все ячейки диапазона условий отбора с учетом ячеек заголовков столбцов

Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям

На рисунке представлен образец "Расширенного фильтра" выбранными параметрами фильтрации.

На рисунке представлен образец отфильтрованного списка, над которым расположен диапазон условий.

Когда в базе данных очень много данных, и трудно, просматривая их, найти какие-то определенные, применяется фильтр.

Фильтр - это набор условий, предназначенных для отбора записей или их сортировки.

При использовании фильтра задается логическое выражение, которое позволит выводить на экран только те записи, для которых это выражение принимает значение “Истина” .

Фильтр набирается в специальном окне фильтра.

Чтобы установить или изменить его, необходимо выбрать в меню “Записи ” команду “Изменить фильтр ”,

затем, после установки всех условий выбрать в меню “Записи ” команду “Применить фильтр ”.

Чтобы восстановить показ всех записей надо выбрать в меню “Записи” команду “Удалить фильтр”.

Также можно воспользоваться соответствующими кнопками панели инструментов –

Есть два вида фильтра – простой и расширенный. В верхней части окна простого фильтра выводится список всех полей таблицы.

Из раскрывающего списка можно выбрать необходимое условие поиска и применить фильтр.

Какие государства находятся в Азии?

У какого государства столица – Джакарта?

Для более сложных условий отбора используются расширенные фильтры.

В нижней части этого окна необходимо указать, по каким полям производится поиск, и условия отбора.

В строке “Поле” необходимо указать название поля, по которому производится поиск нужной информации. Это можно сделать следующими способами:

· набрать его название на клавиатуре;

· перетащить мышью из списка полей;

· выполнить двойной щелчок по названию нужного поля в списке полей;

· щелкнуть мышью в строке “Поле” и выбрать нужное название поля в раскрывающемся списке.

В строке “Условие отбора” необходимо указать набор условий.

В выражениях для условий отбора допускается использование шаблонов:

· * (звездочка) – заменяет любую группу любых символов;

· ? (знак вопроса) – заменяет один любой символ;

Например:

“ А* ” – все слова, начинающиеся на “А”

“ ????? ” – все слова, состоящие из пяти букв

“ ?и* ” – все слова, у которых вторая буква “и”

Также в условных выражениях можно использовать

· логические операции, >=, =,

· логические функции Or (дизъюнкцию), And (конъюнкцию), Not (отрицание).

Условные выражения, набранные в разных столбцах одной строки “Условия отбора” соединяются функцией AND .

Условные выражения, набранные в разных строках “Условия отбора” соединяются функцией OR.

Например:

Найти все государства, названия которых и названия их столиц состоят из пяти букв

Найти все государства, названия которых или названия их столиц состоят из пяти букв

Найти все государства, в названии которых есть буква «е» или «и»

Найти все государства, площадь которых меньше 100

Найти все государства, площадь которых не меньше 100

Ответьте с помощью фильтров на следующие вопросы:

1) Какие государства находятся в Европе.

2) Какие государства находятся на американском континенте.

3) У каких государств название столицы состоит из пяти или четырех букв.

4) Какие государства, название которых начинается с буквы “М”, находятся в Азии

На этом уроке к изучению предлагается тема «Поиск данных с помощью фильтров». В ходе занятия вы сможете получить представление о фильтрах, их типах. Вы узнаете о том, как осуществлять поиск нужной информации с помощью трех типов фильтров.

Тема: Технологии поиска и хранения информации

Урок: Поиск данных с помощью фильтров. Виды фильтров

Фильтры - средство поиска данных, которое применяют для сужения списка с целью исключения из него (на время) ненужных данных.

Типы фильтров :

Фильтр по выделенному;

обычный фильтр;

расширенный фильтр;

Рассмотрим на примере, как создать и применить фильтр по выделенному: самый простой способ фильтрации - это применение фильтра по выделенному. Допустим нам необходимо отобрать только те музеи-квартиры, которые находятся на набережной реки Фонтанки. Выделим слово Фонтанки . На вкладке Главная , в группе Сортировка и фильтр , щелкнем на фильтре Выделение и выберем Содержит Фонтанки (рис. 1). Как мы видим, в нашей таблице остались только нужные записи. Чтобы восстановить все записи таблицы, достаточно отменить фильтр. Для этого нужно щелкнуть на кнопке Удалить фильтр (рис. 2).

Рис. 1

Рис. 2

Обычный фильтр отличает то, что поиск выполняется по одному признаку в одном поле. Давайте посмотрим, как создать и применить такой фильтр:

Пусть нам необходимы только те музеи-квартиры, которые находятся на набережной Мойки или на набережной Фонтанки. Выделим поле для фильтрации, а дальше мы можем либо щелкнуть на кнопке Фильтр (рис. 3), либо щелкнуть на названии поля, в правой части, и открыть список. В этом списке снимем флажок Выделить все , затем установим флажки против тех адресов, которые нас интересуют, и щелкнем на кнопке ОК (рис. 4). Мы видим, что в таблице остались только нужные нам записи. Для отмены фильтрации можно щелкнуть на кнопке Удалить фильтр (рис. 5), или в нижней части окна (рис. 6). После этого восстановится исходный вид таблицы со всеми записями.

Рис. 3

Рис. 4

Рис. 5

Рис. 6

Расширенный фильтр отличается от предыдущих тем, что поиск осуществляется в нескольких таблицах, по нескольким признакам, в нескольких полях. Расширенный фильтр можно создать вот таким способом:

Создадим и применим расширенный фильтр. На вкладке Главная , в группе Сортировка и фильтр , щелкнем на кнопке Параметры расширенного фильтра и выберем из контекстного меню команду Расширенный фильтр (рис. 7). Откроется окно, в котором мы можем выбрать поля отбора и условия отбора, причем условие может быть одно или несколько. Пусть нам нужны те музеи, стоимость билетов в которых 150 или 100 рублей, и которые начинают работать с 10:30. Остается теперь Применить фильтр (рис. 8).

Мы видим, что условиям отбора удовлетворяет только одна запись, только один музей.

Рис. 7