Офисная электронная почта. IP-адрес и маска подсети

Глава 7 Электронная почта 7.1. Outlook Express. Почта Windows. Почта Windows Live. Возможности программ Электронная почта - одна из самых популярных служб Интернета на сегодняшний день. Миллионы людей пишут друг другу электронные письма, которые почти мгновенно доставляются адресату

9.2. Электронная почта 9.2.1. Что нужно знать об электронной почте Электронная почта похожа на обычную почтовую связь. Вы пишите письмо, вкладываете его в конверт, запечатываете, подписываете конверт, наклеиваете марку и опускаете конверт в ближайший почтовый ящик.Потом

Электронная почта Знакомство с Outlook ExpressЕще совсем недавно основными средствами общения людей на расстоянии были только почта и телефон. Для отправки письма по почте требовалось приобрести конверт, написать письмо, вложить его в конверт и отнести на почту или опустить в

Электронная почта Получение E-mailИногда у пользователя возникает ситуация, когда хотелось бы выявить реального автора полученного сообщения. Например, получено сообщение от вашей жены, в котором она пишет, что уходит к другому. Вы можете либо вздохнуть с облегчением,

ОФИСНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА В предыдущих разделах мы рассмотрели различные технологии работы с частной электронной почтой, а теперь давай посмотрим, как это всё должно быть организовано в масштабах офиса.Основные постулаты тут следующие...1. Крайне желательно, чтобы у

Представим себе обычный офис, внутри которого циркулирует множество различных бумаг. В компьютерную эпоху такое положение становится анахронизмом: любому здравомыслящему человеку очевидно, что документы, не требующие подписи и печати (а таких большинство), вполне можно не печатать, а передавать от сотрудника к сотруднику непосредственно в электронном виде - так, как они подготавливаются и хранятся. Для подобной передачи как нельзя лучше подходит внутриофисная электронная почта; она обеспечит также доведение до общего сведения приказов и распоряжений директора, организацию и контроль выполнения текущих работ.

При наличии почтовой системы сотрудникам, которые должны вместе подготовить какой-либо документ, не потребуется ни встречаться, ни бегать друг к другу с дискетами, ни даже звонить, чтобы сообщить, что очередная версия помещена в такой-то общедоступный каталог на сервере, - каждый, выполнив свою часть работы, просто перешлет материал следующему: это и быстрее, и удобнее.

Если фирма подключена к Internet и каждый сотрудник имеет собственный электронный адрес, налаживание внутриофисной почты, конечно, не составит проблемы. Однако такая роскошь есть далеко не у всех, особенно в провинции. Ниже мы опишем одно из возможных решений, доступных даже при отсутствии Internet-соединения.

Электронная почта без Internet

Электронная почта Internet - самая распространенная и известная, но далеко не единственная почтовая система. Такие системы существуют чуть ли не для всех типов компьютерных сетей, да и не только сетей: скажем, команда mail в ОС Unix первоначально предназначалась для обмена сообщениями между пользователями одной и той же машины, работающими за разными терминалами.

В Windows встроенная электронная почта появилась одновременно с поддержкой сети - в версии 3.11 для рабочих групп. Однако в поставку ОС входила только клиентская программа Microsoft Mail, обеспечивающая чтение и отправку писем, а сервер Microsoft Exchange, отвечающий за доставку сообщений адресатам, требовалось приобрести отдельно. В Windows 95 ситуация была аналогичной, но в Windows 98 она переменилась: с внедрением в систему средств для работы в Internet место папки «Входящие» (клиента Microsoft Exchange) занял Outlook Express (клиент почты Internet). В качестве же клиента Exchange осталась программа Microsoft Outlook из пакета Microsoft Office, которая отлично работает и с почтой Internet.

Ну хорошо, скажете вы. А какое все это имеет отношение к моей фирме, если к Internet она не подключена и денег на приобретение Microsoft Exchange Server в ее бюджете тоже нет? А вот какое: для Windows существует масса почтовых серверных программ, и среди них есть достаточно простые и дешевые, которые не имеют расширенных возможностей почты и группового планирования, предоставляемых Exchange, зато допускают установку на самый обычный (иногда даже не выделенный) компьютер, очень легко администрируются и вполне справляются с почтой небольшого офиса.

Разумно выбрать сервер, работающий с теми же почтовыми протоколами, что и используемые в Internet, поскольку тогда не потребуется приобретать и осваивать клиентскую программу к нему - подойдет любой почтовый клиент Internet (упоминавшиеся выше Outlook Express и Outlook, Netscape Messenger, The Bat! и т.д.). А если фирма имеет, например, модемный выход в Internet, такой сервер позволит без труда организовать обмен почтой с внешним миром.

Именно таким сервером является программа SLmail компании Seattle Lab. Она предназначена для обмена сообщениями внутри относительно небольшой организации (хотя недавно появилась версия, где число пользователей не ограничивается), а при наличии постоянного или сеансового доступа к Internet обеспечивает также прием и отправку внешней почты: поддерживаются почтовые протоколы POP3, SMTP и UUCP. SLmail стоит несравненно меньше, чем солидные почтовые серверы: цена в зависимости от числа пользователей колеблется от 199 до 849 долл.; предъявляет минимальные требования к аппаратной базе: если пользователей немного, ей может хватить даже машины с процессором 486 и 16 Мбайт оперативной памяти; исключительно проста в управлении: для настройки и поддержки ее работоспособности не нужно иметь квалификацию системного администратора - это под силу и самому обычному пользователю. На момент написания статьи последней считалась версия SLmail 4.3.

Ниже мы опишем работу с SLmail, но сначала - несколько слов о выборе клиентской программы.

Почему Microsoft Outlook?

Среди всех программ, работающих с почтой Internet, Microsoft Outlook занимает особое место, поскольку это не только почтовый клиент, но и личная информационная система. На Западе Outlook - самое популярное и широко признанное средство организации работы на компьютере.

В числе возможностей Outlook - работа с электронной почтой, списками задач, встреч, событий и собраний, а также с электронной телефонной книжкой. Иными словами, эта программа равно необходима и руководителю, и рядовым сотрудникам. В качестве же почтового клиента она ориентирована именно на электронный документооборот внутри фирмы, организация которого является нашей целью. Другие же почтовые программы предназначены в первую очередь для обмена сообщениями через Internet, хотя, конечно, могут использоваться и для внутренней переписки.

Поэтому на компьютерах, где установлен пакет Microsoft Office, идеальным клиентом будет, конечно же, Outlook. Там, где его нет, подойдет и любая другая почтовая программа. Проще всего использовать Outlook Express, который входит в поставку Windows 98 и имеется также на большинстве машин с Windows 95. Впрочем, сотрудники, имеющие индивидуальные предпочтения, могут установить то, что им больше по душе.

Настройка почтовой системы

Настройка почтовой системы на базе SLmail состоит из трех этапов: установки программы, настройки почтового сервера и настройки локальных станций. Установка требует от пользователя лишь ответов на несколько стандартных вопросов и не нуждается в подробном рассмотрении. Отметим только, что если фирма имеет или планирует вскоре получить доступ к Internet, лучше устанавливать SLmail на тот компьютер, который служит (предположительно будет служить) для связи с провайдером. А поскольку программа должна работать постоянно, разумно поместить ее ярлык в меню «Автозагрузка» сервера, чтобы она загружалась вместе с Windows. После запуска SLmail в системном лотке Панели задач появляется значок:

Настройка почтового сервера включает:

• идентификацию почтового сервера;
• настройку протокола TCP/IP;
• корректировку файла lmhosts.sam;
• настройку конфигурации программы SLmail;
• создание почтовых ящиков пользователей;
• настройку почты.

Настройка локальной станции представляет собой урезанную настройку сервера: на ней нужно настроить TCP/IP, внести исправления в lmhosts.sam и настроить почту. Разберем теперь подробнее каждую из перечисленных выше операций.

Идентификация почтового сервера

Идентификация почтового сервера - это определение его имени. Какое-то имя у машины, где вы установили SLmail, конечно, есть, поскольку она подключена к локальной сети, однако имеющееся имя желательно поменять на то, которое вы в дальнейшем планируете зарегистрировать в Internet (рис. 1). Для этого щелкните правой кнопкой мыши на значке «Сетевое окружение» и выберите в меню пункт «Свойства». В открывшемся окне «Сеть» перейдите на страницу «Идентификация» и укажите новое имя для машины - предположим, firma.ru. (Рабочую группу, которая присвоена машине в локальной сети, менять не нужно.)

Настройка протокола TCP/IP

Для взаимодействия почтового клиента с почтовым сервером необходимо, чтобы компьютерная сеть фирмы работала по протоколу TCP/IP. Поддержка TCP/IP встроена в Windows, но по умолчанию не устанавливается, так что вам может потребоваться установить ее и настроить. (Если это уже сделано, пропустите данный раздел.)

Чтобы не нарушать работу локальной сети, перед установкой TCP/IP необходимо сделать используемый сейчас сетевой протокол (предположим, NetBEUI) протоколом по умолчанию. Для этого откройте в окне «Сеть» страницу «Конфигурация», выделите NetBEUI в списке установленных компонентов (рис. 2) и нажмите кнопку «Свойства». В новом окне выберите закладку «Дополнительно» и включите режим «Использовать данный протокол по умолчанию».

Следующим шагом добавьте протокол TCP/IP. На той же странице «Конфигурация» нажмите кнопку «Добавить», укажите тип компонента «Протокол» и выберите в списке изготовителей Microsoft, а в списке протоколов - TCP/IP. Нажмите OK. После этого TCP/IP появится в списке установленных компонентов.

Выделите его, нажмите кнопку «Свойства», в новом окне перейдите на страницу «IP-адрес», установите флажок «Указать IP-адрес явным образом», после чего введите нужные значения IP-адреса и маски подсети (см. ). На рис. 3 показана возможная схема сети, в которой почтовому серверу присвоен адрес 222.222.222.10, семи локальным станциям - адреса с 222.222.222.11 по 222.222.222.17, а маска подсети равна 255.255.255.0.

Рис. 3. IP-адреса и маска подсети могут быть, например, такими

Настроив протокол TCP/IP, убедитесь в правильности его работы с помощью команды ping, которая проверяет IP-соединения для заданных адресов. Сначала запустите сеанс MS-DOS («Пуск? Программы?Сеанс MS DOS») на почтовом сервере и введите в приглашении DOS команду:

Ping 222.222.222.10

Программа пошлет по указанному ей адресу 222.222.222.10, т.е. по адресу самого сервера, четыре тестовых пакета. Если протокол настроен правильно, они дойдут и на них будут получены ответы, если же нет, пакеты потеряются (рис. 4).

На локальных станциях аналогичным образом запустите команду:

Ping 222.222.222.11

(для каждой машины указывайте ее собственный адрес), а кроме того, команду:

ping 222.222.222.10

Ее успешное выполнение будет свидетельствовать о наличии связи с сервером.

Корректировка файла lmhosts.sam

Корректировка файла lmhosts.sam на компьютерах сети необходима только при отсутствии автоматического распознавания имен. Чтобы определить, нужна ли она, снова воспользуйтесь программой ping, но в другой форме. Задайте на почтовом сервере команду:

Ping firma.ru

Если программа отреагирует на имя firma.ru так же, как на IP-адрес 222.222.222.10, никаких изменений не требуется. Если нет, это не обязательно означает, что в сети не установлена служба поддержки имен (такая, как WINS): может быть, ей просто неизвестно имя почтового сервера, и тогда администратору сети достаточно зарегистрировать его в данной службе. В противном случае следует на всех компьютерах добавить в конец файла lmhosts.sam, находящегося в каталоге Windows, строку:

222.222.222.10 firma.ru

Она свяжет имя firma.ru с IP-адресом 222.222.222.10 (рис. 5). Для редактирования lmhosts.sam применяйте текстовый редактор, например Блокнот Windows («Пуск?Программы?Стандартные?Блокнот»). Покончив с этой процедурой, проверьте, распознается ли имя сервера, задав ту же команду:

Ping firma.ru

Успешный обмен пакетами будет означать, что все сделано правильно.

Настройка конфигурации SLmail и создание почтовых ящиков пользователей

Эти две операции выполняются только на почтовом сервере. Запустите на нем программу SLmail Configuration («Пуск?Программы?SL Products?SLmail Configuration»). Чтобы сконфигурировать SLmail, перейдите на страницу System (Система) и введите параметры в соответствии с тем, как показано на рис. 6.

Рис. 6. Возможная конфигурация SLmail

Для создания почтового ящика (рис. 7) перейдите на страницу Users (Пользователи), щелкните правой кнопкой мыши в свободной части окна, выберите в появившемся меню пункты New (Создать) и затем User (Пользователя), после чего в поле Full Name (Полное имя) введите имя и фамилию пользователя латинскими буквами (например, Bender Ostap), в поле Password (Пароль) - пароль для него, а в поле MailBox (Почтовый ящик) - его почтовый адрес (например, [email protected]).

Настройка почты

Последовательность действий по настройке почты зависит от избранной клиентской программы. Если это Microsoft Outlook, следует открыть Панель управления («Пуск?Настройка?Панель управления») и запустить утилиту «Почта». В зависимости от версии программы детали несколько различаются, но в конце концов вы попадете в многостраничное окно настройки, где должны будете ввести нужную информацию на страницах «Общие», «Серверы» и «Подключение» аналогично тому, как показано на рис. 8. Разумеется, пароли и адреса пользователей, указываемые при настройке почты, должны соответствовать тем, которые были заданы при создании почтовых ящиков. Заметим, что настройка почтового клиента Outlook позволяет нескольким пользователям работать каждому со своей почтой на одной и той же машине.

Неужели все это действительно работает?

На этом настройка завершена, и наступает ответственный момент проверки почтовой системы. Первым делом попробуйте послать с почтового сервера письмо самому себе. Коль скоро сервер работает и вы последовали рекомендации о включении SLmail в меню «Автозагрузка», программа должна быть активна. Запустите Outlook, создайте в нем новое письмо, указав собственный адрес, и нажмите кнопку «Отправить».

Если все было сделано правильно, письмо немедленно окажется в папке «Входящие». В случае ошибки вы обнаружите его в папке «Исходящие». Это будет означать, что SLmail не нашла на сервере почтового ящика с таким адресом. Перепроверьте адрес в письме и убедитесь в соответствии адреса и пароля в конфигурациях SLmail и почтового клиента - видимо, где-то допущена опечатка.

После того как письмо самому себе найдет адресата, отправьте сообщение другому пользователю. После нажатия кнопки «Отправить» оно сразу же окажется в папке «Отправленные». Но погодите радоваться, выясните сначала, дошло ли оно: откройте на нужном компьютере Outlook и загляните в папку «Входящие». Если ваше письмо там, можете поздравить себя с успехом. Увы, вполне возможно, что никаких признаков нового письма вы не увидите, - тогда придется шаг за шагом перепроверить все этапы настройки почтовой системы на данной машине. И только после того, как почта заработает на всех компьютерах сети, проверку можно считать оконченной. Мобилизуйте свое внимание, наберитесь терпения, и удача будет с вами.

ОБ АВТОРЕ

Светлана Александровна Шляхтина - преподаватель компьютерных технологий, автор серии книг для пользователей.

SLmail - почтовый сервер для локальных сетей TCP/IP.

Системные требования: ПК с процессором 486 или выше (версия 2.7), Pentium (версия 4.3); ОЗУ от 16 Мбайт и не менее 5 Мбайт на жестком диске (необходимый объем ОЗУ и дискового пространства зависит от числа пользователей); ОС Windows 95 OSR2, 98 либо NT 4.0 с Service Pack 2 (версия 2.7), Windows NT 4.0 с Service Pack 3 (версия 4.3).

Цена: от 199 долл. (12 пользователей) до 849 долл. (неограниченное число пользователей); предоставляется 15-дневная пробная версия.

Seattle Lab

IP-адрес и маска подсети

Для идентификации компьютеров в сетях TCP/IP используются 32-разрядные IP-адреса, обычно записываемые в виде четырех десятичных чисел в интервале от 0 до 255 (каждое число представляет один байт адреса), разделенных точками (например, 109.26.17.100).

Адрес состоит из номера сети и номера локального узла. Различают три формата, или класса, адресов. В адресах класса A самый старший бит нулевой, следующие семь определяют сеть, а последние 24 - локальный узел. В классе B два старших бита адреса равны 1 и 0, сеть определяется 14, а узел - 16 битами. В классе C первые три бита имеют значение 1, 1 и 0, под номер сети отводится 21 бит, а под номер узла - 8.

Естественно, все машины фирмы должны получить адреса с одним и тем же номером сети и с разными номерами узлов. Если сеть не связана с Internet, администратор выбирает ее номер по собственному усмотрению, но во избежание конфликтов при будущем подключении фирмы

к Internet желательно использовать адреса в диапазоне, соответствующем сети класса C. Несложно подсчитать, что в такой сети может быть не более 256 узлов (в действительности их число даже меньше, так как несколько адресов зарезервированы для специальных нужд), но для малого офиса этого вполне хватит.

На каждой машине необходимо, кроме того, задать так называемую маску подсети. Она одна и та же для всех машин и определяет, какие разряды IP-адреса фиксированы в пределах данной сети, а какие могут различаться. Биты, которые во всех адресах данной сети должны совпадать (т. е. относящиеся к номеру сети либо неиспользуемые), в маске устанавливаются в 1, а те, которые могут различаться (т. е. относящиеся к номерам узлов) - в 0. Маска записывается так же, как IP-адрес - в виде четырех десятичных чисел в интервале от 0 до 255, разделенных точками. Например, 255.255.255.0 - это маска сети класса C на 256 узлов, а 255.255.255.192 - маска маленькой сети на 64 узла.

Электронная почта позволяет пересылать не только текстовые сообщения, но и любые документы, двоичные файлы, звуковые и видеофрагменты. Это дает возможность быстро обмениваться письмами и различными деловыми документами. Если воспользоваться электронной почтой, входящей в Windows, то все, что придется сделать – это составить письмо и при необходимости к этому письму добавить рассматриваемый документ и поставить свою подпись. Щелчок мыши - и к услугам пользователя адресная книга, в которой просто выбирается нужный адресат, еще один щелчок - и письмо отправлено.

Получив письмо, корреспондент сможет ознакомиться с мнением коллеги, внести свои коррективы, замечания или предложения и при необходимости переслать письмо другим специалистам для консультации. В это время отправитель письма может заниматься другой работой, и тем самым продуктивность его труда резко повышается. Через некоторое время отправитель получает ответ, в который могут быть включены визы, рецензии и мнения всех принявших участие в его обсуждении. Если дополнительно установить на компьютере Microsoft Forms Designer , то возможности почты становятся практически неограниченными: можно организовывать маршрутизацию документа с визированием, делать рассылку напоминаний, предупреждений, стандартных сообщений и т. п.

Войдя в электронную почту, пользователь сразу заметит ряд сообщений, помеченных как «Телефонный звонок». Открыв такое сообщение, на экране дисплея он увидит типовую форму, содержащую ряд стандартных полей и флажков типа «Кто звонил», «Просил перезвонить», «Перезвонит позже» и т. п., а на отдельных полях записан и номер телефона звонившего. Такая форма проста как для заполнения, так и для чтения, а если к компьютеру пользователя подключен модем или электронный секретарь, то для ответного звонка необходимо нажать только одну кнопку на форме.

Планировщик Microsoft Schedule + поможет организовать деловое совещание с несколькими сотрудниками. Если использовать для этого телефон или просто почту, то на согласование удобного для всех времени может уйти не один час. Применение встроенного группового планирования Schedule +, входящего в Windows , позволяет это сделать в считанные минуты. При этом нужно лишь просмотреть расписания коллег, наложить их одно на другое и выбрать удобное для всех время, после чего отметить его во всех расписаниях и оповестить о начале совещаний по электронной почте.

Встроенное в Windows средство удаленного доступа Remote Access Service позволяет подключаться к сети удаленному компьютеру по. модему, через коммутируемые или выделенные линии. Причем процедура подключения полностью прозрачна для пользователя: нужно просто ввести свое имя и пароль. После соединения у пользователя удаленного компьютера возникает ощущение, что он напрямую подключен к офисной сети. Таким образом, средство удаленного доступа Remote Access Service позволяет сотрудникам, часто выезжающим в служебные командировки, не «отрываться от жизни» и быть постоянно в курсе дел, иметь доступ к необходимой информации, а также сообщать что-то важное. Такое соединение осуществляется не через обычный сетевой кабель, а через канал удаленного доступа, например, через телефонную линию. При этом все ресурсы сети являются доступными для удаленного пользователя. Он способен, даже находясь за тысячи километров от офиса, распечатать на офисном принтере любой документ. Особенно впечатляет удаленная работа систем клиент-сервер, когда пользователь клиентской части может получать информацию с сервера баз данных.

Программа обслуживания факс-модема Microsoft At Work PC Fax позволит обходиться без секретаря при рассылке факс-сообщений. Процесс составления и отправки сообщения аналогичен процессу составления и отправки письма по электронной почте. Отличие заключается в том, что в качестве имени адресата выбирается в адресной книге имя факс-модема, установленного в системе.

Есть и другой способ отправки факс-сообщений. Если пользователь находится в какой-либо прикладной программе (например, в текстовом процессоре Word для Windows ) и ему необходимо отправить редактируемый документ, то нет необходимости предварительно его распечатывать, распечатывать первую страницу факс-сообщения, соединять их вместе, закладывать в факс-аппарат и дозваниваться в нужное место. Достаточно выбрать в меню прикладной программы команду «Печать», а в качестве принтера указать факс-модем. При этом первая страница факс-сообщения будет автоматически добавлена к сообщению. После того как печать закончится, можно не беспокоиться о дальнейших действиях – все сделает система.)

Электронная почта

Как простой почтовый клиент, Outlook имеет ряд преимуществ перед «народным» Outlook Express. Во-первых, как и любое приложение Microsoft Office, Outlook можно усовершенствовать с помощью модулей перевода текстов (Promt), проверки орфографии (ОРФО), а также специальных программ для сортировки почты. Outlook Express же – вещь в себе, программа максимально закрытая, и ничего полезного прицепить к ней нельзя. Далее… Почтовые базы Outlook можно хранить не только на вашей персоналке, но и на карманном компьютере – при этом обе базы автоматически синхронизируются с помощью программы ActiveSync (она есть в комплекте поставки любого «наладонника»). А это значит, что, приняв почту дома, вы можете читать письма и составлять ответы на КПК по дороге в институт и на работу. А если вы умеете пользоваться беспроводным доступом в Интернет – то и отправлять письма с вашей карманной крохи. Есть, правда, и целый ряд минусов – так, Outlook Express умеет работать с «серверами новостей» и читать письма из специализированных конференций. Outlook этих возможностей лишен – впрочем, это не страшно, поскольку место «конференций» сегодня заняли обычные почтовые рассылки. А с ними Outlook работает без всяких проблем.

Окно почтового режима Outlook выглядит так…

В верхней части Панели задач появились ваши почтовые папки – Входящие, Отправленные, Удаленные... Чуть правее вы видите окно заголовков – щелкнув по выбранной папке, вы сможете просмотреть все письма, которые в ней лежат. Текст писем выводится в последнем вертикальном окне. Впрочем, вы легко можете перенести его под окно заголовков, как в Outlook Express – так привычнее. Делается это с помощью меню Вид/Область чтения/Снизу . В самом верху, под кнопочной панелью, находится панель Быстрого поиска – с ее помощью вы легко сможете отыскать нужные сообщения по ключевым словам.

При первом запуске Outlook сразу же попросит вас создать учетную запись электронной почты. Если вы уже используете для работы с почтой Outlook Express и там уже есть настроенная учетная запись, Outlook может просто перенести в свой загашник все необходимое – и почтовые базы, и адресную книгу, и настройки. Если же нет – можно настроить Outlook самостоятельно, с помощью все того же Мастера . Если вы отказались от настройки в первый раз, вы можете запустить ее позднее, в ручном режиме – для этого зайдите в меню Сервис/Учетные записи . Прежде всего Outlook спросит вас, какой тип доступа к почте вы предпочитаете? Поскольку, вероятнее всего, вы будете работать не с корпоративной почтой в локальной сети, а дома, через Интернет, то выберите доступ по протоколу POP. А затем заполните небольшую «анкету» на следующей странице:

Все необходимое – адрес электронной почты, логин и пароль, имя почтового сервера – у вас уже должно быть. Если же еще не удосужились завести почтовый ящик, зайдите на любой бесплатный почтовый сервер (Yandex.Ru, Mail.Ru) и зарегистрируйтесь на нем. Правда, придется повозиться с выбором имени (все короткие и запоминающиеся разобраны уже давно) – но подобрать вариант вроде [email protected] вы сможете. Кстати, даю подсказку: имена и «входящего», и «исходящего» сервера у обоих почтовиков совпадают, только имя сервера «входящей» почты начинается с POP, а имя «исходящего» сервера – с SMTP

Например, для Mail.Ru :

pop.mail.ru

smtp.mail.ru

Закончив настройку, нажмите кнопку Проверка учетной записи . Если все в порядке – вам в ящик упадет тестовое письмо. И вы можете спокойно отправлять и получать письма!

Работа с Outlook практически не отличается от Outlook Express, за одним исключением – сортировки сообщений. Как вы помните, в Outlook Express мы могли автоматически разбрасывать письма по папкам с помощью фильтров. В Outlook это делается иначе. Нет, конечно, никто не мешает вам по-прежнему перемещать письма из папки в папку. Их в Outlook довольно много – к тому же вы всегда сможете добавить новые. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мышки по папке, внутри которой вы захотите поселить «новичка», а затем выбрать меню Создать папку .

Но гораздо удобнее присваивать письму разные «флаги», относя их к той или иной категории. А потом легко отсортировывать нужные с помощью поискового механизма. «Флаги» – это своего рода марки на почтовом конверте. А ставятся они так: щелкните правой кнопкой мышки по любому письму и выберите пункт Категории . Перед вами откроется такое типовое меню, в котором вы можете поставить галочку напротив одной или нескольких выбранных категорий. Если вам не хватает типовых, вы можете легко создать новую. Если вы не будете лениться присваивать категорию каждому письму, то в дальнейшем сможете одним щелчком вывести на экран архив, к примеру, личных или деловых писем – это делается с помощью меню Вид/ Упорядочить по/Категории . Можно указывать категорию писем и при поиске сообщений – это здорово облегчит вам работу! Создавать сообщения вы можете не только во встроенном редакторе программы, как это сделано в Outlook Express: теперь вашим «письменным столом» может стать любой пакет Microsoft Office. Создав таблицу в Excel или текстовый документ в Word, вы можете, не покидая программы, отправить его нужному адресату с помощью меню Файл/Отправить .

Электронная почта позволяет пересылать не только текстовые сообщения, но и любые документы, двоичные файлы, звуковые и видеофрагменты. Это дает возможность быстро обмениваться письмами и различными деловыми документами. Если воспользоваться электронной почтой, входящей в Windows, то все, что придется сделать, - это составить письмо и при необходимости к этому письму добавить рассматриваемый документ и поставить свою подпись.

Получив письмо, корреспондент сможет ознакомиться с мнением коллеги, внести свои коррективы, замечания или предложения и при необходимости переслать письмо другим специалистам для консультации. В это время отправитель письма может заниматься другой работой, и тем самым продуктивность ᴇᴦο труда резко повышается. Через некоторое время отправитель получает ответ, в который могут быть включены визы, рецензии и мнения всех принявших участие в ᴇᴦο обсуждении. Если дополнительно установить на компьютере Microsoft Forms Designer, то возможности почты становятся практически неограниченными˸ можно организовывать маршрутизацию документа с визированием, делать рассылку напоминаний, предупреждений, стандартных сообщений и т.п.

Войдя в электронную почту, пользователь сразу заметит ряд сообщений, помеченных как ʼʼТелефонный звонокʼʼ. Открыв такое сообщение, на экране дисплея он увидит типовую форму, содержащую ряд стандартных полей и флажков типа ʼʼКто звонилʼʼ, ʼʼПросил перезвонитьʼʼ, ʼʼПерезвонит позжеʼʼ и т.п., а на отдельных полях записан и номер телефона звонившего. Такая форма проста как для заполнения, так и для чтения, а если к компьютеру пользователя подключен модем или электронный секретарь, то для ответного звонка необходимо нажать только одну кнопку на форме.

Планировщик Microsoft Schedule+ поможет организовать деловое совещание с несколькими сотрудниками. Если использовать для этого телефон или просто почту, то на согласование удобного для всех времени может уйти не один час. Применение встроенного группового планирования Schedule, входящего в Windows, позволяет это сделать в считанные минуты. При этом нужно лишь просмотреть расписания коллег, наложить их одно на другое и выбрать удобное для всех время, после чего отметить ᴇᴦο во всех расписаниях и оповестить о начале совещания по электронной почте.

Встроенное в Windows средство удаленного доступа Remote Access Service позволяет подключаться к сети удаленному компьютеру по модему, через коммутируемые или выделенные линии. Причем процедура подключения полностью прозрачна для пользователя˸ нужно просто ввести свое имя и пароль. После соединения у пользователя удаленного компьютера возникает ощущение, что он напрямую подключен к офисной сети. Таким образом, средство удаленного доступа Remote Access Service позволяет сотрудникам, часто выезжающим в служебные командировки, не ʼʼотрываться от жизниʼʼ и быть постоянно в курсе дел, иметь доступ к необходимой информации, а также сообщать что-то важное. Такое соединение осуществляется не через обычный сетевой кабель, а через канал удаленного доступа, например через телефонную линию. При этом все ресурсы сети являются доступными для удаленного пользователя. Он способен, даже находясь за тысячи километров от офиса, распечатать на офисном принтере любой документ. Особенно впечатляет удаленная работа систем клиент-сервер, когда пользователь клиентской части может получать информацию с сервера баз данных. Программа обслуживания факс-модема Microsoft At Work PC fax позволит обходиться без секретаря при рассылке факс-сообщений. Процесс составления и отправки сообщения аналогичен процессу составления и отправки письма по электронной почте. Отличие состоит в том, что в качестве имени адресата выбирается в адресной книге имя факс-модема, установленного в системе.