Автозаполнение пустых ячеек в excel. Списки автозаполнения. Автоматическое заполнение при помощи мыши

Полезнейшим свойством таблиц Excel является автозаполнение ячеек. Т.е. если вам нужно заполнить определенное значение (от 1 до 10), последовательность (к примеру дней) или формулу в большое количество ячеек построчно сделать это можно почти автоматически. Как сделать это быстро и удобно? Читайте далее.

Давайте сначала представим задачу. Нам необходимо сделать нумерацию строк в столбце А. Можно прописать вручную нужные номера в ячейках, но значительно быстрее воспользоваться автозаполнением.

Попробуйте сделать задание из примера. Заполните в ячейки А1 и А2 числа 1 и 2 соответственно, затем наведите курсор мышки на нижний правый угол диапазона (см. рисунок ниже), появиться черный прямой крест, который обозначает готовность к автозаполнению. Потяните его вниз, зажав левую кнопку мыши. Произойдет автозаполнение, при этом будет показываться до какого числа вы можете растянуть данные.

Растягивать можно в любую сторону.Таким способом можно растянуть как числа, так и дни недели (первая картинка) и месяцы, и даже созданные вами последовательности.

2. Создание собственного списка автозаполнения ячеек

Индивидуально можно создать любую последовательность для заполнения. Нажмите круглую кнопку слева вверху (Файл) – Параметры – Дополнительно – Изменить списки. В появившимся окне можно добавить свой список. Здесь можно создавать как текстовые, числовые, так и смешанные последовательности. После добавления последовательность будет доступна для способа в пункте 1.

3. Как быстро растащить автозаполнение

Если вы записали формулу в ячейку В1 и вам надо продлить ее до конца диапазона (в столбце А у вас уже есть значения, например в ячейках А1:А50). Наведите на нижний правый угол ячейки до появления крестика и теперь кликните два раза левой кнопкой — ваша формула автоматически продлилась до ячейки В50, т.е. до конца диапазона в столбце А. Эта функция действует только если заполнен соседний столбец слева или справа, причем в этих диапазонах нет пустых ячеек (разрывов)! Особенно полезна эта возможность если в вашей таблице тысяча и более строк!

4. Как быстро заполнить формулой ячейки в столбе в 10 тыс строк

Моя любимая хитрость. Предположим, что у нас пример из пункта 3, но необходимо заполнить формулу в столбце В для 50 000 ячеек, при этом ни в левом ни в правом диапазоне нет сплошных данных. Пункт 3 не поможет. Что делать? Хватать крестик и тащить вниз как в пункте 1? Неет, это долго. Сперва копируйте формулу из ячейки В2 (ctrl+c). Затем находите конец диапазона в соседнем столбец (для примера ячейка А50000), либо мышью, либо сочетанием клавиш ctrl + стрелка вниз. Выделяем ячейку в столбце, где нужно заполнить формулу т.е. В50000. Нажимаем ctrl + shift + стрелка вверх — таким образом выделяться все данные в столбце В выше ячейки В50000. Теперь вставляем формулу, которую мы скопировали в самом начале.

5. Сохранить форматы при протягивании формул

Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс. Если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, что был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом (рис. 2). Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение (при совпадении первых нескольких букв) .

Рис. 2 - Автозавершение при вводе текста

Механизм автозаполнения удобно применять в тех случаях, когда в ячейки требуется ввести какую-либо последовательность данных. Предположим, необходимо заполнить строку или столбец последовательностью чисел, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, можно выполнить следующие действия :

1. Необходимо набрать в двух соседних ячейках первые два значения из ряда чисел, чтобы Excel мог определить их разность.

2. Выделить обе ячейки.

3. Навести указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения. При этом он примет вид черного плюса.

4. Выполнить щелчок и, удерживая нажатой кнопку мыши, протянуть рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши конечного значения, которое будет помещено в последнюю ячейку ряда. Протаскивать рамку можно в любом направлении.

5. Отпустить кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился.

Функция автозаполнения очень полезна при копировании формулы в ряд ячеек. Благодаря функции автозаполнения ввести формулы в ячейки можно за несколько секунд. Нужно набрать только первую формулу, а затем протаскиванием рамки за нижний маркер скопировать ее на весь ряд .

При этом адреса ячеек в формулах будут автоматически заменены на нужные (по аналогии с первой формулой).

45. Думаю все знают такой прием в Excel, как автозаполнение ячеек путем протягивания мышью крестика? Если еще нет, то расскажу поподробней. Допустим Вы хотите заполнить строку или столбец днями недели(Понедельник, Вторник и т.д.) . Что Вы для этого делаете? Правильно, Вы в каждую ячейку вписываете вручную все эти дни. Но в Excel есть прекрасная возможность упростить этот процесс. Для выполнения подобной операции Вам потребуется заполнить лишь первую ячейку. Пишем в неё - Понедельник. Теперь выделяем эту ячейку и ведем курсор мыши к нижнему правому углу ячейки. Курсор приобретет вид черного крестика(рис.1) .

рис.1

Как только курсор стал крестиком, жмем левую кнопку мыши и удерживая её тянем вниз(если надо заполнить строки) или вправо(если надо заполнить столбцы) на необходимое количество ячеек. Теперь все захваченные нами ячейки заполнены днями недели. И не одним Понедельником, а по порядку(рис.2) .

рис.2

Но это не все. Если вместо левой кнопки мыши, зажать правую и протянуть, то по завершении Excel выдаст меню, в котором будет предложено выбрать метод заполнения: Копировать ячейки , Заполнить , Заполнить только форматы ,Заполнить только значения , Заполнить по дням , Заполнить по рабочим дням ,Заполнить по месяцам , Заполнить по годам , Линейное приближение ,Экспоненциальное приближение , Прогрессия - см.рис.3 . Серым шрифтом выделены неактивные пункты меню - те, которые нельзя применить к выделенным ячейкам. Выбираете необходимый пункт и любуетесь результатом.

рис.3

Но и это еще не все. Наряду со встроенными в Excel списками автозаполнения, можно создать и свои списки. Например, Вы часто заполняете шапку таблицы словами: Дата, Артикул, Цена, Сумма . Можно их вписывать каждый раз или копировать откуда-то, но можно сделать и по-другому. Если Вы используете:

· Excel 2003 , то переходите Сервис -Параметры -Вкладка "Списки " ;

· Excel 2007 - Меню -Параметры Excel -вкладка Основные -кнопочка "Изменить списки " ;

· Excel 2010 - Файл -Параметры -вкладка Дополнительно -кнопочка "Изменить списки… " .

В результате перед Вами что-то вроде этого(рис.4)

рис.4

Выбираете пункт НОВЫЙ СПИСОК - ставите курсор в поле Элементы списка и заносите туда через запятую наименования столбцов, как показано на рис.4 . НажимаемДобавить .

Так же можно воспользоваться полем «Импорт списка из ячеек «. Активируем поле выбора, щелкнув в нем мышкой. Выбираем диапазон ячеек со значениями, из которых хотим создать список. Жмем Импорт. В поле Списки появиться новый список из значений указанных ячеек.

Теперь остается проверить в действии. Пишем в любую ячейку слово Дата и протягиваем, как описано выше. Excel заполнил нам остальные столбцы значениями из того списка, который мы сами только что создали. Вы можете изменять и удалять, созданные Вами списки, добавлять новые.

©2015-2019 сайт
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2016-07-22

Описание:

Выполнив задания этой темы, вы научитесь:

Выполнять операции по автозаполнению отдельных ячеек и диапазонов

Возможно, вы уже обратили внимание, что Excel 2003 автоматически вводит информацию при выделении ячеек, в первой из которых уже что-то введено. Эта функция называется автозаполнением, а работает она следующим образом: при указании ячейки, находящейся непосредственно под столбиком из одной или более заполненных ячеек, Excel 2003 пытается угадать, что нужно ввести, основывая свои домыслы на уже введенных значениях. Например, если уже введено слово Трюфеля, и вы снова нажимаете букву Т, Excel 2003, естественно, предполагает, что снова требуется напечатать Трюфеля, и делает это за вас. Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши непосредственно под столбиком ячеек и из появившегося контекстного меню выбрать команду Выбрать из раскрывающегося списка , после чего выбрать нужное значение из списка. Чтобы отключить функцию автозаполнения, выберите команду Сервис - Параметры . В появившемся диалоговом окне щелкните на кнопке Правка и снимите флажок Автозаполнение значений ячеек .

Задание: Ознакомиться с приемами автозаполнения ячеек.

Внимание! Перед выполнением задания убедитесь, что в меню Сервис – Параметры – Списки присутствуют списки автозаполнения по названиям месяцев и дней недели на русском языке.

1. Сделайте активным Лист 3.
2. В ячейку Е9 введите слово «Среда». Выделите ячейку. Укажите мышью на маркер автозаполнения. Нажмите левую клавишу мыши и, удерживая ее нажатой, переместите мышь на 5 строк вниз.
3. Снова выделите ячейку Е9 и протащите ее за маркер на 5 столбцов вправо.
4. Проанализируйте результаты и очистите лист 1-й способ: Выделите всю таблицу целиком, щелкнув по пустой кнопке, и Правка – Очистить. 2-й способ: Выделите всю таблицу целиком и нажмите клавише Delete (Del).
5. В ячейку Е9 введите число 1.
6. В ячейку Е10 введите число 2.
7. В ячейку F9 введите число 3.
8. Выделите блок (диапазон) ячеек: E9:E10 и протащите его за маркер вначале вниз.
9. Снова выделите блок E9:E10 и протащите его за маркер вверх.
10. Выделите блок ячеек E9:F9 и протащите его за маркер вправо.
11. Выделите еще раз блок ячеек E9:F9 и протащите его за маркер влево.
12. Проанализируйте результаты и очистите лист.
13. В ячейку Е5 введите число 25.
14. В ячейку F5 введите число 50 и протащите блок ячеек Е5:F5 за маркер на несколько столбцов вправо.
15. В ячейку Е1 введите «Январь».
16. Выделите ячейку E1 и протащите ее маркером на 5 столбцов вправо.
17. Снова выделите ячейку Е1 и протащите ее маркером до конца листа влево.
18. Выделите всю первую строку и протащите ее маркером, стоящим слева, на 10 строк вниз.
19. Проанализируйте результаты работы.

1. Как выглядит указатель мыши в процессе выделения блока (диапазона) ячеек?
2. Как выглядит указатель мыши в процессе автозаполнения ячеек?
3. Что такое смарт-тег? Найдите ответ в справочной системе к программе MS Excel 2003.

Самостоятельная работа. Задание: Сформируйте таблицы по образцу, используя маркер автозаполнения.

Таблица 1.

Таблиц 2.

Ключ к выполнению задания:
Чтобы поместить заголовок Февраль необходимо ячейки объединить используя кнопку на Стандартной панели инструментов Объединить и поместить в центре.

Автозаполнение вы сможете применять там, где нужно вводить последовательные данные. Предположим, вам нужно заполнить строку или столбец числами, каждое из которых больше (или меньше) предыдущего на определенную величину. Чтобы не заниматься этим вручную, нужно сделать следующее.

Формальный алгоритм выглядит так.

1. Наберите в двух соседних ячейках первые два числа, чтобы Excel мог определить разницу между ними.
2. Выделите обе ячейки. Для этого щелкните на одной из них и, удерживая нажатой кнопку мыши, протащите рамку выделения на соседнюю ячейку, чтобы она захватила ее.
3. Наведите указатель мыши на маркер, который находится в нижнем правом углу рамки выделения (рис. 2.26, а). При этом он примет вид черного плюсика.
4. Щелкните и, удерживая нажатой кнопку мыши, протяните рамку до появления на всплывающей подсказке возле указателя мыши последнего числа, которое будет вставлено в последнюю ячейку. Протаскивать рамку можно в любом направлении (вверх-вниз, влево-вправо) (рис. 2.26, б).
5. Отпустите кнопку мыши, чтобы диапазон охваченных ячеек заполнился (рис. 2.26, в).

Ячейки, которые я выделила, заполнились по образцу. В первом столбце к числу в предыдущей строке прибавляется 1, во втором столбце - 2. Автозаполнение можно применять при вводе времени, дат, дней недели, месяцев, а также комбинаций текста с числом. Посмотрите на рис. 2.27.

В этой таблице мне достаточно было ввести первую строку, дальше выделить ее и за «плюсик» тащить вниз. Excel при этом увеличил каждое значение на единицу. А если бы лабораторные работы шли не каждый день, а через день или через три дня, то нужно было бы ввести две строки, чтобы Excel определил разницу между значениями в ячейках. И дальше программа все заполнит автоматически, только увеличивать значение в ячейках будет не на единицу, а на ту разницу, которую вы ей задали (рис. 2.28).

С помощью автозаполнения вы можете скопировать содержимое ячейки в строку или столбец. Возьмите любую ячейку, найдите «плюсик» и тащите в произвольном направлении. Во всех ячейках, до которых вы дотащите выделение, будет дублироваться первая ячейка. С помощью волшебного «плюсика» вы можете копировать не только значение ячейки, но и формат данных ячейки.

Например, вы ввели в ячейку время (то есть эта ячейка у вас в формате Время) и хотите, чтобы во всем столбце был точно такой же формат. Что делать? Для этого выделяете ячейку и тащите за «плюсик» рамку на весь столбец. После того как вы отпустите кнопку мыши, в правом нижнем углу ряда появится кнопка Параметры автозаполнения. Щелкнув на ней, вы откроете меню, в котором можно выбрать способ заполнения ячеек (рис. 2.29). Выбираем Заполнить только форматы. Весь столбец у вас теперь в формате Время.

Если же вы хотите сделать наоборот, не сохранять формат, а просто заполнить содержимое ячеек, выбираете Заполнить только значения. Если вы ничего не выбираете, то Excel скопирует и содержимое ячеек, и формат.

И еще я хочу обратить ваше внимание на то, что Excel считает десятичные дроби с точностью до 15-го знака после запятой, однако в ячейках выводится только два десятичных знака. Полностью число можно увидеть в строке формул, выделив ячейку (рис. 2.30).

Изменить видимое количество знаков после запятой можно в окне, показанном на рис. 2.25 . В нем нужно выбрать параметры числового формата. Выбрав любой формат в списке на вкладке Число в окне Формат ячеек, вы прочтете про него краткую справку и сможете изменить некоторые настройки.

Автозаполнение ячеек в программе Excel значительно облегчает работу с таблицами. При их создании и заполнении часто приходится вводить в разные ячейки повторяющиеся слова и предложения. Здесь это делается очень быстро и легко.

Многие из тех, кто уже пользовался Excel наверное заметили, что при заполнении ячеек, введение первых нескольких символов в ячейку вызывает предложение от программы автоматически дописать эти слова. Далее, когда появляется предлагаемый для заполнения текст уже можно не продолжать вводить эти значения, а просто нажать Enter и все что мы хотели написать оказывается в ячейке автоматически.

Автоматическое завершение заполнения предлагается только в том случае, если эти слова уже были использованы в ячейках выше, то есть в этом же столбце. Даже если мы вводим слова в другом регистре, скажем заглавными буквами, то их формат изменится и будет как в ячейках выше. Таким образом копируется не только содержание вышерасположенных ячеек, но и формат.

Если при заполнении всплывет автозаполнение, но оно нам не нужно, требуется нажать на клавиатуре кнопку Backspace. Но, думается, что у большинства пользователей такой проблемы нет. Если содержимое ячеек начинается с одних и тех же символов то подсказка (завершение) появляется начиная с того символа где появляются различия в записях.

Здесь автозаполнение было предложено только с 4-го символа, поскольку «авто» встречается и в других словах

Нужно также обратить внимание на то, что так заполняются не все значения. Автоматическое заполнение ячеек выполняется только для записей, содержащих слова или комбинацию слов и чисел, но не для чисел, включая даты и время.

Как включить автоматическое завершение заполнения

Если по каким-то причинам у вас не работает эта функция, то включить ее можно следующим образом. Нужно кликнуть по кнопке Office и открыть параметры Excel, во вкладке «Дополнительно» найти «Параметры правки» и поставить галочку напротив «Автозавершение значений ячеек». Если захотим отключить автозавершение, галочку убираем.

Автоматическое заполнение при помощи мыши

Еще одна возможность автоматического заполнения ячеек таблицы известна уже несколько более узкому кругу пользователей. Однако, воспользовавшись ей однажды, отказаться от этой возможности, как правило, невозможно.

Это заполнение ячеек при помощи так называемого перетаскивания маркера заполнения. Для этого в ячейке с записью, которую надо распространить на другие ячейки, переносим указатель мыши к ее правому нижнему углу, так, чтобы вместо стрелочки отображался крестик (плюсик). Нажимаем левую клавишу мыши и, удерживая ее, перетаскиваем указатель туда, куда нам нужно. После того, как мы отпустим клавишу, во всех ячейках появится перетаскиваемая запись.

Автозаполнение дней недели, дат, времени

Если это же действие мы сделаем с ячейкой, где вписан день недели, дата или время, например «вторник», то автоматически ячейки заполнятся не этим же значением, а последующими днями недели. Можно составлять календарный план или расписание. Очень удобно, не так ли?

Заполнение числовыми данными

Если выделить ряд ячеек с последовательными числами, например 1 и 2, то в заполняемых путем перетаскивания мышью ячейках будет продолжение числового ряда. А это можно использовать для обозначения столбцов или строк таблицы.

Все о чем говорилось выше можно сделать и правой клавишей мыши, при этом, по завершению перетаскивания откроется список, в котором нужно будет выбрать, что нужно сделать: скопировать, продолжить ряд или скопировать только формат ячеек.

Параметры автозаполнения

При заполнении ячеек перетаскиванием мыши можно заметить, что после того, как отпускается клавиша мыши, появляется значок «Параметры автозаполнения». При клике по которому предлагается несколько вариантов заполнения, среди которых можно выбрать необходимый способ.

Если вам кажется этот значок назойливым, то убрать его можно, опять же, в параметрах Excel. Здесь во вкладке «Дополнительно», в разделе «Вырезание, копирование…» нужно убрать галочку из строки «Отображать параметры вставки»

Как видим, приложение Excel предлагает много удобных функций для автоматического заполнения ячеек. Причем все параметры автоматического заполнения можно легко изменять по своему усмотрению. Хотя, все настройки с обращением к параметрам Excel желательно сделать один раз и больше к ним не обращаться.