Текстовые форматы. Форматы файлов, прикрепляемых к почтовым сообщениям

Ввод и редактирование текстовых документов.

Большинство документов, предназначенных для печати на бумаге, являются текстовыми, то есть представляют собой блоки текста, набранные обычными символами. При работе с текстовыми документами компьютер превращается в подобие очень мощной пишущей машинки.

При подготовке текстовых документов на компьютере используются три основные группы операций. Операции ввода позволяют перевести исходный текст из его внешней формы в электронный вид, то есть в файл, хранящийся на компьютере. Под вводом не обязательно понимается машинописный набор с помощью клавиатуры. Существуют аппаратные средства, позволяющие выполнять ввод текста путем сканирования бумажного оригинала, и программы распознавания образов для перевода документа из формата графического изображения в текстовый формат.

Операции редактирования (правки) позволяют изменить уже существующий электронный документ путем добавления или удаления его фрагментов, перестановки частей документов и т.д. ввод и редактирование при работе над текстом часто выполняют параллельно.

При вводе и редактировании формируется содержание текстового документа. Оформление документа задают операциями форматирования . Команды форматирования позволяют точно определить, как будет выглядеть текст на экране монитора или на бумаге после печати на принтере.

Текстовые редакторы и текстовые процессоры.

Форматирование документов не всегда является обязательным, более того, форматирование текстового документа может повредить делу, поскольку информация о форматировании заносится в текст в виде невидимых кодов. Наличие подобных кодов может помешать определенным программам работать с текстами. Таким образом, исторически сложилась ситуация, при которой некоторые документы требуют форматирования. А некоторые – нет. Оказалось удобным иметь различные программы: одни из них используются только для ввода и редактирования текста, а другие позволяют также его форматировать. Первые программы называют текстовыми редакторами , а вторые – текстовыми процессорами .

Все текстовые редакторы сохраняют в файле «чистый» текст и благодаря этому совместимы друг с другом. Различные текстовые процессоры записывают в файл информацию о форматировании по-разному и поэтому несовместимы друг с другом. Однако во многих текстовых процессорах есть возможность преобразования текста из одного формата в другой.

Для подготовки к изданию книг, журналов и газет в процессе макетирования издания используются мощные программы обработки текста – настольные издательские системы (Adobe PageMaker).
Форматы текстовых файлов.

Формат файла определяет способ хранения текста в файле. Существуют универсальные и оригинальные форматы. Для преобразования текстового файла из одного формата в другой используются специальные программы – конверторы. Рассмотрим наиболее распространенные форматы текстовых файлов.

TXT . Наиболее универсальный формат. Сохраняет текст без формати­рования. Применяют для документов, которые должны быть прочитаны в приложениях, работающих в различных операционных системах.

RTF . Универсальный формат, который сохраняет все форматирование. Может быть прочитан многими приложениями, информационный объем файла возрастает в несколько раз.

DOC . Оригинальный формат используемой в настоящее время версии Word. Полностью сохраняет форматирование. Использует 16-битную кодировку, что требует использования шрифтов Unicode.

WPS . Оригинальный формат интегрированной системы Works. При преобразовании из Word форматирование сохраняется не полностью.

HTM , HTML . Формат хранения web-страниц. Содержит управляющие коды языка разметки гипертекста.

Домашнее задание : конспект лекции, §2.1 учебника.

Лекция №2 «Текстовый процессор WORD»

1. Окно программы Word.

2. Методы представления документа.

3. Работа с несколькими документами.

4. Ввод и редактирование текста.

1. 
   Окно программы Word.

Под панелями инструментов располагается линейка, програ­дуированная в сантиметрах или дюймах. Она помогает контролировать размещение элементов страницы и управлять операциями форматирования.

Основную часть окна занимает рабочая область , содержащая окно редактируемого документа.

В нижней части окна располагается строка состояния . Она содержит справочную информацию о документе и индикаторы, указывающие на текущий режим работы.

1. 
   Методы представления документа.

Обычный режим – используется при простом вводе и редактировании текста.

Режим электронного документа – удобен, если речь идет о просмотре готового документа. Слева открывается панель с содержанием документа.

Режим разметки – документ представляется точно так, как будет выглядеть при печати на принтере. Он удобен для операций форматирования.

Режим структуры – применяется для работ над планом документа.

1. 
   Работа с несколькими документами.

Ввод и редактирование текста.

Окно текущего документа всегда содержит мигающую вертикальную черту – курсор. Ввод текста осуществляется путем набора с клавиатуры. Курсор при вводе сдвигается вправо. При достижении правого края страницы текст автоматически переносится на новую строку. Чтобы принудительно завершить строку и начать новый абзац, надо нажать клавишу ENTER.

Установить курсор в нужное место документа проще всего щелчком мыши в нужной точке. То же можно сделать курсорными клавишами.

Для удаления, копирования и перемещения фрагментов текста соответствующий элемент должен быть сначала выделен. Выделение фрагмента производится протягиванием мыши. Выделенный фрагмент удаляют нажатием клавиши DELETE. Перемещение фрагмента можно осуществить с помощью перетаскивания или с использованием буфера обмена.

Домашнее задание: конспект лекции, §2.2 учебника.

Лекция №3 «Редактирование и форматирование текста»

1. Средства поиска и замены.

2. Отмена действия ошибочных команд.

3. Определение вида и начертания шрифта.

4. Выравнивание абзацев.

5. Форматирование абзацев.

6. Форматирование с помощью линейки.

1. 
   Средства поиска и замены.

Диалоговое окно Найти открывают через пункт меню Правка. В диалоговом окне производится выбор параметров, необходимых для поиска и замены. Поиск начинается после щелчка на кнопке Найти далее.

1. 
   Отмена действия ошибочных команд.

1. 
   Определение вида и начертания шрифта.

1. 
   Выравнивание абзацев.

Книги, журналы и другие печатные документы на русском языке традиционно оформляют с использованием выравнивания по ширине. В англоязычных документах обходятся только выравниванием по левому краю.

В программе Word выравнивание задают щелчком на соответствующей кнопке на панели инструментов Форматирование.

Чаще всего абзац начинается отступом первой строки, отступ может быть различных типов. Весь абзац может иметь отступы справа и слева, которые отмеряются от границ полей страницы.

1. 
   Форматирование абзацев.

1. 
   Форматирование с помощью линейки.

Треугольный маркер (расположенный острием вверх) задает левую границу для всех строк абзаца, кроме первой. Перевернутый треугольный маркер задает линию начала первой строки абзаца и позволяет сформировать абзацный отступ. При перетаскивании квадратного маркера оба маркера левой границы смещаются вместе, с сохранением их относительного положения. Такое специальное оформление абзаца можно использовать при форматировании эпиграфов, цитат и т.д. Треугольный маркер , расположенный справа, задает правую границу абзаца.

Линейку также используют для заданий позиций табуляции, которые применяют, когда строка состоит из нескольких полей, например, в несложной таблице. Символ, обозначающий позицию табуляции, располагается на линейке слева. Он имеет вид «уголка».

Домашнее задание : конспект лекции, §2.3 учебника.

Лекция №4 «Стили и списки».

План лекции.

1. Автоматизация форматирования. Стили.

2. Создание стиля.

3. Маркированные и нумерованные списки.

4. Оформление текста в несколько столбцов.

5. Создание таблиц.

Основные положения лекции.

1. 
   Автоматизация форматирования. Стили.

Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования, и щелкнуть на кнопке Формат по образцу. Далее можно щелкнуть на абзаце, формат которого нужно изменить, и он будет выглядеть так же, как выбранный в качестве образца.

Стиль форматирования - это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца. Доступные стили перечислены в раскрывающемся списке Стиль, расположенном на панели инструментов Форматирование.

1. 
   Создание стиля.

1. 
   Маркированные и нумерованные списки.

Многоуровневый список отображает элементы с различными уровнями, а не с одним уровнем отступа.

Для создания такого списка:

1. 
   В меню Формат выберите команду Список, а затем откройте вкладку Многоуровневый.
2. 
   Выберите формат списка, не содержащий слов «Заголовок», а затем нажмите кнопку OK. В документе будет отображен первый номер списка.
3. 
   Введите текст, нажимая клавишу ENTER после ввода каждого элемента. Соответствующие номера автоматически подставляются в начало каждой строки на одинаковом уровне.
4. 
   Для перемещения элемента списка на соответствующий уровень нумерации выполните на панели инструментов Форматирование одно из следующих действий.
   • 
     Чтобы переместить элемент на более низкий уровень нумерации, щелкните нужный элемент и нажмите кнопку Увеличить отступ.
   • 
     Чтобы переместить элемент на более высокий уровень нумерации, щелкните нужный элемент и нажмите кнопку Уменьшить отступ.

1. 
   Существующий список можно преобразовать в многоуровневый список, изменив уровни иерархии элементов в списке. Выберите в списке номер, отличный от первого, а затем нажмите клавишу TAB или клавиши SHIFT+TAB, либо одну из кнопок Увеличить отступ или Уменьшить отступ.
2. 
   Можно переместить весь список влево или вправо. Выделите первый номер в списке и перетащите его на новое место. При этом будет перемещен весь список без изменения уровней нумерации. Также можно выделить первый номер и нажать клавишу TAB или клавиши SHIFT+TAB, либо кнопку Увеличить отступ или Уменьшить отступ.

1. 
   Оформление текста в несколько столбцов.

Для разбиения текста на столбцы его вводят обычным образом, затем выделяют и щелкают на кнопке Колонки. В открывшемся меню выбирают количество создаваемых столбцов. По умолчанию столбцы имеют одинаковую ширину. На линейке форматирования появляются маркеры столбцов. Перетаскиванием этих маркеров изменяют положение промежутка между столбцами и его ширину. Если стандартный метод формирования столбцов неудовлетворителен, следует использовать диалоговое окно Колонки, которое открывают командой Формат - Колонки.

1. 
   Создание таблиц.

Ввод в таблицу осуществляют по ячейкам, причем в любом порядке. Ячейка может содержать несколько абзацев текста.

Таблицу можно отформатировать стандартным образом. Команда Таблица – Автоформат позволяет применить один из готовых форматов, определяющих шрифты, границы и цвета ячеек таблицы.

Можно создать таблицу с автоматически вычисляемыми значениями ячеек, подобно электронной таблице. При из­менении чисел в таблице, содержимое вычисляемых ячеек автоматически меняется. В такой таблице каждая ячейка имеет свой номер:

1. 
   Создать таблицу.
2. 
   Ввести формулу, для чего нужно:
   1. 
      установить курсор в ячейку, в которой должны производиться подсчеты;
   2. 
      выбрать команду горизонталь­ного меню «Таблица»→«Формула»,появится диалоговое окно «Формула»;
   3. 
      в окне «Формула»набрать нужную фор­мулу, используя список функций окна «Вста­вить функцию»;
   4. 
      в круглых скобках перечислить номера ячеек, с которыми производятся вычисле­ния.

1. 
   =SUMM(А1:С1) – суммирование чисел, содер­жащихся во всех ячейках от А1 до С1.
2. 
   =МАХ(А1;В2) – нахождение максимального среди чисел, содержащихся в ячейках А1 и В2.
3. 
   =МАХ(А1:А4) + М1М(В1:В4)
   1. 
      В окне «Формат числа» выбрать нужный формат, в котором будет представлен результат;
   2. 
      Нажать клавишу {ОК}.

Если в круглых скобках между номерами яче­ек стоит знак «А1:С1», то в формуле участвуют все ячейки в диапазоне от А1 до С1, если же сто­ит знак «;», то только две ячейки А1 и С1.

Режим просмотра формул в таблице.

• 
  Выделить весь документ { Ctrl } + А.
• 
  Нажать комбинацию клавиш {Shift} + {F9}, чтобы посмотреть формулы в ячейках табли­цы.
• 
  Повторное нажатие клавиш {Shift} + {F9}, вернет отображение результатов вычислений в ячейках.

• 
  Выделить всю таблицу.
• 
  Нажать клавишу { F9 }.

Лекция №5 «Работа с документами сложной структуры»

План лекции.

1. Форматирование документа сложной структуры.

2. Проверка правописания.

3. Работа с планом документа.

Основные положения лекции.

1. 
   Форматирование документа сложной структуры.

В любой книге помимо основного текста содержатся верхний и нижний колонтитулы, которые облегчают работу с длинными документами. Программа Word позволяет использовать колонтитулы для оформления книг и повышения их удобочитаемости.

Word рассматривает документ как последовательность разделов. В каждом разделе используется последовательная нумерация страниц и один набор колонтитулов. Если эти данные в рамках документа должны меняться, то следует разбить документ на разделы. Команда Вставка – Разрыв открывает диалоговое окно Разрыв, в котором надо включить один из переключателей Новый раздел, указывающий, с какой страницы начинается новый раздел.

Для настройки нумерации страниц надо дать команду Вставка – Номера страниц. Для введения колонтитулов, содержащих дополнительную информацию, служит команда Вид – Колонтитулы. Кнопки панели инструментов Колонтитулы позволяют: вставить в колонтитул номер страницы, дату и время; просмотреть и скопировать колонтитулы других разделов; переключиться между верхним и нижним колонтитулами. Редактирование колонтитулов завершают щелчком на кнопке Закрыть. Для включения в документ сносок необходимо выбрать команду Вставка – Сноски.

1. 
   Проверка правописания.

Текстовый процессор Word существенно облегчает создание грамотных и литературно правильных документов. Проверка правописания в нем может производиться автоматически или вручную. Контроль опечаток и ошибок происходит уже по ходу ввода текста.

Неверное слово подчеркивается красной линией, а неправильное словосочетание – зеленой линией. Провести проверку правописания после создания документа позволяет командная кнопка Правописание. Получив такую команду, программа проверяет весь документ, останавливаясь при обнаружении ошибки и позволяя ее исправить.

Качество текста можно улучшить, заменяя слово более подходящим по смыслу. Обычно для этой цели используют словарь синонимов. Программа Word содержит команду Сервис – Язык – Тезаурус, выполняющую те же функции.

1. 
   Работа с планом документа.

При работе с длинными документами нередко нужно охватить весь документ в целом и просмотреть или изменить его план. Часто само создание документа начинают с составления плана. В Word для этого используют режим структуры . Структура документа фактически является его планом и представляет собой список заголовков различного уровня, имеющихся в документе. При работе в режиме структуры на экране появляется панель инструментов Структура. Когда план создан, ввод текста выполняют в обычном режиме.

Лекция №6 «Прикладные возможности текстового процессора WORD»

1. Создание форм и бланков.

2. Указатели и оглавления.

   1. Создание указателя терминов.

   2. Создание оглавления.

3. Работа с версиями документа.

4. Предварительный просмотр и печать документов .

Основные положения лекции.

1. 
   Создание форм и бланков.

Анкеты, опросные листы и многие другие документы представляют собой бланки, предназначенные для заполнения и последующей обработки. Часто бланк называют формой . Программа Word позволяет создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполнять на компьютере.

Электронный бланк используется многократно. Поэтому он создается не как обычный документ, а как шаблон. Шаблон является основой для других документов, а сам остается неизменным. Для создания шаблона надо открыть диалоговое окно Создание документа с помощью команды Файл – Создать и установить в нем переключатель Шаблон. Бланк содержит статические данные и поля формы, в которые информация вносится при заполнении бланка. Размещение полей формы удобнее всего осуществлять с помощью таблицы. Поля формы осуществляются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы. Она открывается командой Вид – Панели инструментов – Формы.

Возможны три типа полей: текстовые, раскрывающийся список и флажки. Чтобы при использовании формы данные можно было вносить только в поля формы, выполняют защиту формы. Для использования формы надо дать команду Файл – Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа шаблон, соответствующий данной форме.

1. 
   Указатели и оглавления.

Почти все книги содержат оглавление, а многие к тому же и указатель терминов. Создание этих разделов отличается высокой трудоемкостью, но они упрощают просмотр и чтение документов, имеющих сложную структуру.

1. 
   Создание указателя терминов.

Работа выполняется в два этапа. Сначала подготавливают слова и термины, включаемые в указатель, а потом этот указатель создают. Слова, включаемые в указатель, необходимо сначала пометить. Для этого выделяют нужное слово и нажимают комбинацию клавиш ALT+SHIFT+X. При этом открывается диалоговое окно Определение элементов указателя, где производят необходимые манипуляции. Такую операцию необходимо проделать со всеми терминами текста. Для создания указателя терминов надо перевести курсор в конец документа. Затем ввести заголовок указателя и дать команду Вставка – Оглавление и указатели, открывающую диалоговое окно Оглавление и указатели.

1. 
   Создание оглавления.

1. 
   Работа с версиями документа.

1. 
   Предварительный просмотр и печать документов.

Для печати документа преимущественно используют диалоговое окно Печать, позволяющее настроить параметры печати и свойства принтера.

1. 
   Гипертекст.

Гиперссылка состоит из двух частей: указателя ссылки и адресной части ссылки. Указатель – это объект, который визуально выделяется в документе. Адресная часть гиперссылки представляет собой название закладки в документе, на который указывает ссылка. Закладка – это элемент документа, которому присвоено уникальное имя.

В качестве указателей ссылок и закладок могут использоваться не только фрагменты текста, но и графические изображения, поэтому такие структуры иногда называют гипермедиа. Кроме того, гипертекстовые структуры могут распространяться на документы различных типов.

Домашнее задание : конспект лекции, §9.4 учебника, подготовить текст произвольного содержания объемом не менее 4 печатных страниц в электронном варианте.

Лекция №7 «Правила оформления текстового документа на компьютере»

План лекции.

1. Характеристики документа

2. Характеристики страницы

3. Характеристики раздела

4. Характеристики абзаца

5. Характеристики слова

6. Характеристики символа

8. Правила набора текстов

Основные положения лекции.

1. 
   Характеристики документа

Наличие или отсутствие колонтитулов. Колонтитул – надпись, помещаемая на каждой странице над текстом (иногда сбоку или внизу), заключающая в себе фамилию автора, заглавие книги или какой-либо ее части (главы, параграфа, статьи).

Нумерация страниц . Если в документе более трех страниц, целесообразно использовать нумерацию страниц.

1. 
   Характеристики страницы

Как правило, все документы оформляются на бумаге стандартных размеров. Существуют два формата (размеры листа бумаги): ряды А и В. Система форматов строится так, что каждый последующий формат получается делением предыдущего на две равные части параллельно наименьшей стороне листа. Буква указывают ряд формата, а цифра – число делений, произведенных начиная с основного формата, обозначаемого А0 и равного по площади 1 м 2 (формат В0 = 1,414 м2) .

Существует два способа ориентации бумаги: книжная (или портретная) и альбомная (или пейзажная).

Поля

Это расстояние от границы текста до края листа бумаги. Как правило рекомендуется установить следующий размер полей документов: левое поле - 35 мм (3,5 см); правое поле - не менее 10 мм (1 см); верхнее - 15 мм (1,5 см); нижнее для документов формата А4 - не менее 20 мм (2 см). Если в последствии документ будет сшиваться (переплетаться), то также следует установить размер полей с учетом переплета. Здесь следует продумать, как будет печататься документ: с одной стороны бумаги или с двух сторон. Если бумага будет использоваться с двух сторон, то поля следует устанавливать зеркальные. Кроме того, следует отметить, что мелкий шрифт вместе с очень узкими полями приведет к быстрой утомляемости читающего этот документ человека.

Выравнивание текста по высоте

Определяет расположение абзацев по вертикали на страницах, которые заполнены текстом лишь частично. Существует три типа выравнивания текста по высоте:

• 
  по верхнему краю - стандартный тип выравнивания;
• 
  по центру - может пригодиться для оформления титульной страницы какого-либо документа;
• 
  по высоте - может пригодиться при наборе стихов или титульной страницы документа.

1. 
   Характеристики раздела

• 
  Количество колонок.
• 
  Верхние и нижние колонтитулы, включая нумерацию страниц.
• 
  Все характеристики страницы, например, поля и размер бумаги.

1. 
   Характеристики абзаца

1. 
   красная строка – отступ в начальной строке текста;
2. 
   часть текста от одного такого отступа до следующего. Документ состоит из последовательности абзацев. Каждый абзац, кроме самого первого, создается нажатием клавиши Enter.

Расположение текста абзаца относительно полей документа. Как правило, различают три вида отступов:

• 
  отступ слева (левая граница абзаца) – расстояние, на которое левая граница текста абзаца отстоит от левого поля страницы (положительный отступ) или на которое она заходит в левое поле (отрицательный отступ);
• 
  отступ справа (правая граница абзаца);
• 
  абзацный отступ (отступ первой строки, красная строка). В современной, как правило, переводной литературе и Internet-страницах часто встречается абзацный выступ - первая строка абзаца расположена ближе к полю документа, чем левый край всего абзаца.

Все современные текстовые редакторы и системы верстки предоставляют четыре способа выравнивания абзаца по ширине:

• 
  выравнивание по левому краю – стандартное выравнивание (по умолчанию). Левая граница абзаца выровнена (кроме первой строки), правый край неровный. Степень неровности зависит от средней длины слов в строке и от существования переносов. Так как, по сравнению с английским языком, средняя длина слов в русском больше, то данное выравнивание нужно применять с осторожностью. Большие объемы текста, выровненные по левому краю, выглядят достаточно неопрятно;
• 
  выравнивание по правому краю имеет те же недостатки, что и выравнивание по левому краю. Но к ним добавляется еще один крупный недостаток. Чтение больших объемов текста, выровненных по правому краю, быстро утомляет глаза, так как постоянно приходится искать начало очередной строки в тексте. Лучше всего использовать данное выравнивание для оформления заголовков или подзаголовков;
• 
  выравнивание по центру – между левым отступом первой строки и правым отступом. Самый популярный способ оформления заголовков. Использование этого способа выравнивания не рекомендуется для больших текстов по тем же причинам, что и выравнивание по правому краю. Для получения идеальной симметрии строки, выровненной по центру относительно границ абзаца, нужно следить за тем, чтобы абзацный отступ был равен нулю.
• 
  выравнивание по ширине – по обоим отступам. Этот способ лучше всего подходит для верстки больших объемов текста в колонку достаточной ширины. Последнее необходимо для того, чтобы растягиваемые пробелы не превратились в зияющие дыры.

Вертикальное расстояние между строками текста в абзаце. Для оформления курсовых и дипломных работ в вузах, как правило, требуется использовать двойной межстрочный интервал. Одинарный интервал надо использовать с осторожностью, в сочетании с мелким шрифтом он очень быстро утомляет глаза. Наиболее употребимым считается полуторный интервал. Почти все системы верстки и текстовые редакторы обладают возможностями устанавливать не только эти три размера интервала, но и интервалы, заданные пользователем.

Интервал перед абзацем, интервал после абзаца.

Это дополнительные вертикальные интервалы, помещаемые между абзацами. Сейчас такие интервалы часто используются для отделения абзацев друг от друга. Этот прием облегчает восприятие насыщенного информацией технического или делового текста.

Дополнительные атрибуты размещения абзаца

Запрет висячих строк, обязательное начало с новой страницы, запрет отрыва от предыдущего абзаца.

1. 
   Характеристики слова

1. 
   Характеристики символа

Гарнитура - это набор начертаний одного шрифта, различающихся по общему рисунку и другим параметрам, например, Times New Roman, Arial и т.д.

Основную массу шрифтов можно разделить на две большие группы: шрифты с засечками (serifs) и без засечек (sans serifs), иное название рубленые шрифты. Пример шрифта с засечками - Times New Roman, шрифт без засечек - Arial. Из всех типов шрифтов для оформления документа лучше выбирать пару - рубленый шрифт и шрифт с засечками. Шрифты с засечками удобны для длительного чтения (задача засечек - вести взгляд по строке, не позволяя ему сбиться). Рубленые шрифты лучше подходят для беглого чтения, поэтому их следует применять в заголовках и подзаголовках. Нужно быть осторожным с декоративными (экзотическими) шрифтами. Как правило, они не гармонируют ни с одним из рубленых шрифтов и плохо гармонируют со шрифтами с засечками;

Виды начертаний внутри одной гарнитуры.

Прямое (roman), курсивное (italic), полужирное (bold), подчеркнутое (underline). В основном тексте документа лучше всего использовать прямое начертание символов. Для выделения отдельных слов и фраз можно использовать как курсив, так и полужирное выделение. Но полужирное начертание лучше не использовать в случаях, когда на странице много выделяемых фраз. В этом случае текст будет напоминать «шахматную доску».

Подчеркивание символов

Это дань прошлому: это был единственный способ выделения на печатной машинке. Теперь же этот способ лучше не использовать, так как подчеркивание, примененное к шрифту с засечками, сливаясь с буквами, мешает прочтению, а подчеркивание рубленого шрифта выглядит неестественно;

Еще один способ деления шрифтов: моноширинный, у которого одинакова ширина всех букв и знаков (Courier New), и пропорциональный, у которого каждая буква занимает место пропорционально своей ширине (Times New Roman).

Размер символов (кегль).

По традиции размер символов измеряют в пунктах (один типографский пункт равен 0,35 мм), причем по высоте не самих букв, а так называемого «очка» шрифта. Например, высота заглавной буквы в шрифте кегля 10 равна 7 пунктам. Как правило, размер заголовка должен отличаться от размера основного текста в полтора раза. Для курсовых и дипломных работ рекомендуемый размер шрифта основного текста - 14 пунктов, следовательно, размер заголовков должен быть 20 пунктов. У некоторых шрифтов существует еще одно начертание - капитель или малые прописные, получаемые из основного шрифта заменой всех строчных букв НА ЗАГЛАВНЫЕ УМЕНЬШЕННОГО КЕГЛЯ.

Межсимвольный интервал

Расстояние между буквами в словах. Чем меньше размер букв, тем дальше друг от друга они должны отстоять и наоборот - чем крупнее буквы, тем теснее они должны располагаться. Часто разреженный шрифт применяют для выделения некоторых слов или фраз наряду с курсивом. Регулировка плотности набора букв называется трекингом. При трекинге некоторые пары букв (например, Г и А) выглядят отстоящими друг от друга на большее расстояние, чем какие-либо другие. В таких случаях применяют регулировку – кернинг. Например, ГА - без кернинга, ГА - с кернингом.

1. 
   Правила набора текстов

• 
  В тексте не может быть более одного пробела подряд. Пробел – это не средство выравнивания текста, а разделитель.
• 
  После любого знака препинания идет пробел. Исключения: открывающаяся скобка, открывающаяся кавычка, дефис.
• 
  Перед любым знаком препинания пробела быть не должно. Исключения: открывающаяся скобка, открывающаяся кавычка, тире.
• 
  Если подряд идут два знака препинания, между ними пробела нет.
• 
  Не может быть более трех переносов в подряд идущих строках.
• 
  Неразрывный (нерастяжимый) пробел не позволяет растягивать и разрывать в этом месте строку, используется для предотвращения затрудняющих чтение межсловных переносов. Он ставится в следующих случаях:

• 
  между инициалами и фамилией (И.И. Иванов);
• 
  между сокращенными обращениями и фамилией (г-н Иванов);
• 
  после географических сокращений (г. Москва);
• 
  между числами и относящимися к ним единицами измерения (2002 г., 100 кг).

1. 
   Специальные непечатаемые символы

Основные непечатаемые знаки, смысл которых необходимо знать:

Литература

1. 
   Иванов В. Microsoft Office System 2003: русская версия. Учебный курс. – СПб.: Питер; Киев: Издательская группа BHV, 2005.
2. 
   Ефимова О.В., Шафрин Ю.А. Практическое руководство по компьютерной технологии. - М.: ABF, 1997.
3. 
   Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 №24-ФЗ.-СЗРФ, 1995. №8. Ст.609.
4. 
   Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в делопроизводстве) / Издание 3-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2000.
5. 
   Угринович Н.Д. Информатика и информационные технологии 10-11 классы. - М.: Бином. Лаборатория знаний, 2005.

Форматы файлов, прикрепляемых к почтовым сообщениям.

Doc, RTF или... в каком формате должны быть файлы, прикрепляемые к почтовым сообщениям?

Мы рассмотрим, в качестве возможных альтернатив, документы в форматах TXT, RTF, DOC, HTML и PDF. Есть еще один способ: комбинация из нескольких файлов, "сжатых" в общий архив, например, ZIP. "Документами" мы будем называть тексты, в которых используются разные шрифты, в разных стилях (курсив, жирный, подчеркивание...) и разных размеров, с иллюстрациями и другими средствами усиления выразительности. В зависимости от особенностей отправляемого документа и возможностей адресата, оптимальным может оказаться любой из перечисленных способов.

1. Кодировки текста

2. TXT

Достоинства простого текстового формата:
- простота
- экономичность
- это открытый стандарт

Недостатки:
- при обмене данными между компьютерами различных платформ возможны конфликты кодировок
- не поддерживаются стили текста и графика

3. RTF

Достоинства RTF:



- это открытый стандарт

Недостатки:
- не поддерживает графику

4. DOC

Достоинства DOC:
- сохраняет всю информацию о форматах и стилях текста
- с большой вероятностью может быть прочитан на компьютере получателя

Недостатки:
- проприетарный формат
- занимает больше места на диске, чем простые текстовые файлы
- с большой вероятностью может не читаться на компьютере получателя

5. HTML

Достоинства HTML:
- сохраняет информацию о выбранных автором шрифтах, кодировках, стилях, цвете текста
- читается на различных компьютерных платформах
- многие программы (в их числе бесплатные) умеют с ним работать
- это открытый стандарт

Недостатки:
- графика хранится отдельно
- часто представляет из себя не отдельный файл, а целую группу файлов
- занимает больше места на диске, чем простые текстовые файлы

6. PDF

Достоинства PDF:
- сохраняет всю информацию о формате документа
- читается на различных компьютерных платформах
- многие программы (в их числе бесплатные) умеют с ним работать
- это открытый стандарт

Недостатки:
- занимает значительно больше места на диске, чем простые текстовые файлы
- сложно редактировать

7. ZIP

При пересылке групп из нескольких файлов следует помнить о том, что...
- имена файлов на разных платформах кодируются в кодировках этих платформ, и на других могут быть трудно читаемы (или нечитаемы вообще), поэтому не стоит использовать в именах файлов оригинальную национальную графику (например, кириллицу или китайские иероглифы)
- содержание графических файлов, особенно файлов "современных" форматов, хранится в сжатом виде. Эффект от повторного сжатия таких файлов, в лучшем случае, незначителен.

8. Некоторые другие форматы...

Формат файлов определяет способ хранения текста в файле. Простейший формат содержит только числовые коды символов, другие форматы содержат дополнительные управляющие числовые коды, которые обеспечивают форматирование текста.

Существуют универсальные форматы и оригинальные форматы, которые используются отдельными текстовыми редакторами. Для преобразования текста из одного формата в другой используются специальные программы ― конвертеры .

Рассмотрим некоторые наиболее распространенные форматы текстовых файлов.

Microsoft Word для Windows. Версия 2.x, Microsoft Word 6.0/95. оригинальные форматы предыдущих версий редактора. Можно сохранять документы в этом формате файла. Никаких конвертеров не требуется для открытия документов формата Word 2.x для Windows.

Microsoft Word для Macintosh. Версия 4.x и 5.x. Можно сохранять документы в этом формате файла. Никаких конвертеров не требуется для открытия документа этого формата в программе Word для Windows 95.

Только текст. Сохраняет текст без всякого форматирования. Все концы страниц, концы разделов и символы перевода строки преобразуются в символы абзаца. Используется набор символов ANSI. Этот формат следует выбирать только в том случае, если документ будет использоваться в приложении, не читающем никакого форматирования файла.

Текст DOS. Конвертирует файлы так же, как и формат "Только текст". Используется расширенный набор символов ASCII, являющийся стандартным для приложений MS-DOS. Этот формат следует применять при совместном использовании документов программой Word и приложениями, работающими не под Windows.

Текст с разбиением на строки, Текст DOS с разбиением на строки. Сохраняет текст без форматирования. Все разрывы страниц, разрывы разделов и символы перевода строки преобразуются в символы абзаца. Этот формат применяется, если надо сохранить разбивку документа на строки, например при переводе документов в электронную почтовую систему.

Текст с сохранением макета, Текст DOS с сохранением макета. Сохраняет разбивку на сроки. Вставляет пробелы для выделения отступов, таблиц, межстрочных интервалов, абзацных интервалов и позиций табуляции. Преобразует разрывы разделов и страниц в символы абзаца. Этот формат применяется для преобразования документа в текстовый файл с сохранением разметки страницы.

Текст в формате RTF. Сохраняет форматирование полностью. Преобразует инструкции форматирования таким образом, что их могут читать и интерпретировать другие приложения, включая все совместимые с Microsoft.

HTML документ. Формат хранения Web-страниц. Содержит управляющие коды (тэги) языка разметки гипертекста. Чтобы преобразовать файл текстового документа в редакторе MS Word, можно, например, выполнить команду Файл ― Сохранить как, в окне раскрывающегося списка Тип файла выбрать какой-либо вариант.

Форматирование документа

Выбор параметров страницы

Различают логическую и физическую страницы, физическая страница (в некоторых текстовых редакторах вместо этого термина используется термин «размер бумаги») обычно имеет некоторый стандартный размер, например 210х297 мм (формат А4), а логическая страница «образуется на поле физической за вычетом установленных пользователем границ» . Количество данных на логической странице определяется, с одной стороны, плотностью печати (количеством знаков на строке), а с другой ― разреженностью строк (интервалом между строками). Если вы собираетесь работать с двойными листами, конвертами или наклейками, вам следует установить новые размеры физической страницы.

При разрыве абзаца многие текстовые процессоры обеспечивают контроль за так называемыми висячими строками. Висячей строкой называется первая строка или заголовок нового абзаца, оказавшийся на последней строке страницы (Widow), или последняя строка абзаца, оказавшаяся в начале страницы (Orphan). Размещение абзаца при его разрыве может регулироваться по-разному. Например, не менее двух строк в конце страницы и не менее трех строк в начале.

Для введения нумерации страниц в создаваемом вами документе текстовый процессор предложит специальное меню, в котором вы сможете указать все интересующие вас условия нумерации: месторасположение на листе номера страницы, отказ от нумерации первой страницы, использование колонтитулов и другие. Номера страниц проставляются в колонтитуле.

Колонтитулом называется заголовочное данное, помещаемое в начале или конце каждой страницы документа. Колонтитулы обычно содержат номера страниц, название глав и параграфов, название и адрес фирмы и т. п. Колонтитулы могут различаться для четных и нечетных страниц, а также для первой страницы и последующих. Использование колонтитулов позволяет лучше ориентироваться в документе, а также использовать дополнительные возможности рекламы.

Команда Параметры страницы (Page Setup) из меню файл (File) позволяет задать размер листа, на котором будет напечатан документ, размеры полей, расположение текста на листе и т. д. Заданные размеры могут относиться ко всему документу, к выделенному фрагменту, к оставшейся после курсора части документа или к разделу. Размеры полей при печати задаются с учетом используемого принтера.

Поля определяют общую ширину основного текста и соответственно расстояние между текстом и краем страницы. Чтобы задать размер нижнего поля, введите на вкладке Поля (Margins) в поле Нижнее (Bottom) расстояние между нижним краем страницы и нижним краем последней строки на странице. Размер введите с клавиатуры или установите с помощью кнопок со стрелками в правой стороне поля. Аналогично введите размеры в поля: Верхнее (Тор), Левое (Left), Правое (Right) в пределах от 1 до 3,5 см. Поля документа могут быть пустыми или содержать колонтитулы, примечания, текст, графику. В полях группы От края до колонтитула (From edge) задайте расстояние между верхним краем страницы и верхним краем верхнего колонтитула или расстояние между нижним краем нижнего колонтитула и нижним краем страницы. Флажок Зеркальные поля (Mirror Margins) устанавливают при печати на двух сторонах листа. Все внутренние поля становятся одной ширины, все внешние поля также будут равны друг другу.

В поле Переплет (Gutter) задайте дополнительное расстояние, добавляемое к левому полю страницы, если флажок Зеркальные поля (Mirror margins) снят или к внутреннему полю страницы, если флажок установлен. Обычно для переплета предусматривают не более 1,5 см.

На вкладке Размер бумаги (Paper Size) в раскрывающемся списке выберите размер, соответствующий используемой странице. Например, в соответствии со стандартом DIN страница А4 имеет в ширину 21 см и в длину 29,7 см. В полях Ширина (Width), Высота (Height) можно задать размеры нестандартного листа. Формат бумаги и поля страницы определяют размер полосы набора ― пространства, на котором будет печататься документ.

Расположение документа на листе при печати задайте в рамке Ориентация (Orientation): книжная (Portrait) или альбомная (Landscape). Альбомная ориентация удобна при печати широких таблиц на узком принтере. В рамке Образец (Preview) отобразится внешний вид документа после применения к нему заданных параметров.

На вкладке Макет (Layout) вы можете выбрать тип вертикального выравнивания, задать разные колонтитулы для четных и нечетных страниц.

Абзац

Абзацем является часть текста, которая заканчивается символом абзаца ¶. Символ конца абзаца появляется после нажатия клавиши Enter. Абзац является одним из главных элементов оформления документа. Абзац может содержать только один символ абзаца (пустой абзац) или состоять из нескольких строк текста. Как правило, после нажатия клавиши Enter создается абзац, атрибуты которого повторяют предыдущий. Если удалить символ абзаца, то все атрибуты последующего абзаца приобретают атрибуты предыдущего.

При редактировании текста можно отображать на экране символы конца абзаца (кнопка Непечатаемые символы панели инструментов Стандартная). Для форматирования нескольких абзацев или всего документа выделите их и задайте параметры форматирования: отступы, выравнивание, интервалы, положение на странице. При форматировании абзаца можно использовать окно диалога Абзац. Кнопки панели инструментов Форматирование, горизонтальную и вертикальную линейки. Для отображения на экране окна диалога Абзац выберите команду Абзац (Paragraph) в меню Формат (Format) или в контекстном меню, появляющемся после щелчка абзаца правой кнопкой мыши. При форматировании абзаца используются также команды Табуляция, Границы и заливка и Список из меню Формат.

Размер интервала в пунктах между абзацами задается в рамке Интервал (Spacing) в списках перед (Before) и после (After). Размеры интервалов до и после абзаца часто задают для заголовков. Междустрочный интервал определяет расстояние по вертикали между строками текста. В большинстве случаев он берется равным 120 % от размера шрифта. Раскрывающийся список междустрочный (Line Spacing) содержит следующие элементы: динарный (Single) ― устанавливает междустрочный интервал для каждой строки в зависимости от размера максимального символа строки; минимум (At Least) ― устанавливает минимальный междустрочный интервал с учетом различных факторов, например, верхнего или нижнего индекса; точно (Exactly) ― задает фиксированный междустрочный интервал между всеми строками; множитель (Multiple) ― позволяет задать в поле значение (At) кратность междустрочного интервала одинарному. Для установки отступов можно использовать горизонтальную линейку и расположенные на ней треугольные маркеры. В редакторе предусмотрено четыре варианта выравнивания строк на странице: по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине .

Списки

Под списком понимают последовательность строк, в которых содержатся данные одного типа. Списки облегчают чтение и понимание текста. Word позволяет придать абзацам форму списка, где каждый абзац будет помечен определенным маркером или номером. В маркированных списках перечисляются пункты, связанные с одной темой. В нумерованных списках перечисляются пункты, следующие друг за другом в определенном порядке. Каждый пункт списка является отдельным абзацем и имеет свой маркер или номер.

Создание маркированного или нумерованного списка выполняют следующим образом:

― курсор устанавливают на то место, откуда будет начинаться список;

― выбирают команду Список (Bullets and Numbering) в меню Формат (Format) или в контекстном меню, появляющемся после нажатия правой кнопки мыши;

― в окне команды открывают вкладку Маркированный (Bulleted) или Нумерованный (Numbered) и выбирают тип маркера или формат номера;

― вводят элементы списка, нажимая после каждого элемента клавишу Enter; на следующей строке появляется новый маркер. В нумерованном списке перед каждым абзацем стоит цифра. Если вы добавите/удалите пункт в списке, то нумерация всех последующих пунктов изменится автоматически.Для быстрого создания маркированного списка можно использовать кнопки Нумерация (Numbering) и Маркеры (Bullets) на панели инструментов Форматирование. Эти же кнопки используются, чтобы закончить ввод текста в виде списка. Чтобы закончить нумерованный или маркированный список и вернуться к обычному формату абзацев, дважды нажмите клавишу Enter. При необходимости вид маркеров в списке или способ нумерации можно изменить с помощью кнопки Изменить диалога Список. Например, в качестве маркера можно взять любой символ из имеющихся наборов символов.

Таблицы

Табличная информация встречается очень часто и позволяет структурировать текстовый материал в удобочитаемом виде. Редактор Word предоставляет широкий набор возможностей для создания и оформления табличной информации. Для выполнения основных операций в меню введен специальный элемент Таблица. Кроме того, можно использовать некоторые новые кнопки на панелях Стандартная и Форматирование или воспользоваться специальной дополнительной инструментальной панелью Таблицы и границы (команда Панели инструментов меню Вид).

http://officeimg.vo.msecnd.net/ru-ru/files/109/429/ZA010153907.gif